Ordinul Nr.290 din 20.01.2014

pentru aprobarea Metodologiei privind mecanismul intern de rambursare a cheltuielilor de transport pentru participarea experţilor/delegaţilor români la reuniunile Consiliului European şi ale formaţiunilor Consiliului Uniunii Europene
ACT EMIS DE: Ministerul Afacerilor Externe
ACT PUBLICAT ÎN MONITORUL OFICIAL NR. 176 din 11 martie 2014

Ţinând seama de dispoziţiile Ordonanţei de urgenţă a Guvernului nr. 96/2012 privind stabilirea unor măsuri de reorganizare în cadrul administraţiei publice centrale şi pentru modificarea unor acte normative, aprobată cu modificări şi completări prin Legea nr. 71/2013, cu modificările şi completările ulterioare,văzând Protocolul de predare-primire nr. A/2471 şi nr. 772/EOT din 5 martie 2013, încheiat între Ministerul Afacerilor Externe şi Ministerul Fondurilor Europene,având în vedere prevederile Deciziei nr. 30/2013 a secretarului general al Consiliului Uniunii Europene cu privire la rambursarea cheltuielilor de transport ale delegaţilor statelor membre,în baza Hotărârii Guvernului nr. 379/2013 privind organizarea şi funcţionarea Sistemului naţional de gestionare a afacerilor europene în vederea participării României la procesul decizional al instituţiilor Uniunii Europene şi pentru completarea art. 2 alin. (1) din Hotărârea Guvernului nr. 8/2013 privind organizarea şi funcţionarea Ministerului Afacerilor Externe,în temeiul Hotărârii Guvernului nr. 8/2013 privind organizarea şi funcţionarea Ministerului Afacerilor Externe, cu modificările şi completările ulterioare,ministrul afacerilor externe emite următorul ordin: Articolul 1(1) Se aprobă Metodologia privind mecanismul intern de rambursare a cheltuielilor de transport pentru participarea experţilor/delegaţilor români la reuniunile Consiliului European şi ale formaţiunilor Consiliului Uniunii Europene, prevăzută în anexa nr. 1 care face parte integrantă din prezentul ordin.(2) Lista privind reuniunile ale căror cheltuieli de transport ocazionate de participarea experţilor/delegaţilor români la reuniunile Consiliului European şi ale formaţiunilor Consiliului Uniunii Europene sunt rambursabile, prevăzută în anexa nr. 2 care face parte integrantă din prezentul ordin, se actualizează periodic în funcţie de anexa I la Decizia nr. 30/2013 a secretarului general al Consiliului Uniunii Europene cu privire la rambursarea cheltuielilor de transport ale delegaţilor statelor membre. Articolul 2Direcţia planificare bugetară, contabilitate şi salarizare va duce la îndeplinire prevederile prezentului ordin. Articolul 3Prezentul ordin se publică în Monitorul Oficial al României, Partea I. Ministrul afacerilor externe, Titus Corlăţean
ANEXA Nr. 1METODOLOGIE privind mecanismul intern de rambursare a cheltuielilor de transport pentru participarea experţilor/delegaţilor români la reuniunile Consiliului European şi ale formaţiunilor Consiliului Uniunii Europene Articolul 1 (1) Experţii/Delegaţii români care călătoresc în interesul serviciului pentru a participa, în condiţiile prevăzute de Decizia nr. 30/2013 a secretarului general al Consiliului Uniunii Europene la reuniunile formaţiunilor Consiliului Uniunii Europene şi participarea activă la reuniunile Consiliului European, au dreptul la rambursarea cheltuielilor de transport.(2) Sunt rambursabile, în sensul prezentei metodologii şi în conformitate cu prevederile Deciziei nr. 30/2013 a secretarului general al Consiliului Uniunii Europene, cheltuielile de transport ocazionate de participarea experţilor/delegaţilor la reuniunile Consiliului prevăzute în anexa nr. 2 la ordin. Articolul 2Rambursarea cheltuielilor de transport ocazionate de participarea experţilor/delegaţilor români la reuniunile Consiliului se face prin Ministerul Afacerilor Externe, din contul deschis exclusiv acestei destinaţii la o unitate bancară din ţară, din linia bugetară fixă alocată României în acest scop de la Consiliul Uniunii Europene. Articolul 3Cheltuielile de cazare, diurnă şi alte cheltuieli ocazionate de participarea experţilor/delegaţilor români la reuniunile Consiliului sunt în responsabilitatea directă a instituţiei care a aprobat deplasarea, conform normelor legale în vigoare. Articolul 4(1) Pentru rambursarea cheltuielilor de transport, fiecare beneficiar întocmeşte un dosar, denumit în continuare dosarul rambursării, prevăzut în anexa care face parte integrantă din prezenta metodologie.(2) Responsabilitatea privind certificarea în privinţa realităţii, regularităţii şi legalităţii documentelor conţinute de dosarul rambursării revine în exclusivitate instituţiei care a aprobat deplasarea.(3) Fiecare instituţie interesată de rambursarea cheltuielilor de transport ocazionate de participarea experţilor/delegaţilor la reuniunile Consiliului, cu respectarea prevederilor prezentei metodologii, deleagă o persoană titulară şi o persoană supleantă pentru a o reprezenta în relaţia cu Ministerul Afacerilor Externe. Informarea Ministerului Afacerilor Externe cu privire la numele persoanelor delegate se va face în termen de 15 zile de la data publicării ordinului în Monitorul Oficial al României.(4) Dosarul rambursării se depune la sediul Ministerului Afacerilor Externe în fiecare zi de marţi, între orele 08:30 şi 16:30, de către persoana delegată, pe baza delegaţiei anexate la dosar, dosarele incomplete fiind restituite în vederea completării. Articolul 5Costurile biletelor de avion achiziţionate se vor rambursa pentru clasele economic şi business, pentru ruta uzuală/normală şi la cel mai favorabil preţ disponibil la momentul efectuării deplasării. Articolul 6Solicitările pentru rambursarea cheltuielilor de transport se fac pentru deplasările efectuate în anul în curs, excepţie făcând cele aferente perioadei noiembrie-decembrie, pentru care data-limită de depunere este 15 februarie a anului următor. Articolul 7Cheltuielile de transport includ, pe lângă costul biletului de avion, şi suma reprezentând asigurarea medicală pe perioada deplasării. Articolul 8În cazul în care deplasarea s-a efectuat şi în altă locaţie decât cea unde are loc întâlnirea, se va rambursa jumătate din costul cheltuielilor de transport. Articolul 9În cazul participării, în aceeaşi locaţie şi în aceeaşi perioadă, şi la alte întâlniri decât cea care face obiectul rambursării, se va achita integral costul transportului, în baza unei declaraţii pe propria răspundere a instituţiei solicitante, conform căreia nu a fost rambursat costul deplasării de către altă instituţie/entitate, iar prin prelungirea duratei de deplasare nu a fost majorat costul transportului. În lipsa declaraţiei se va achita jumătate din costul transportului. Articolul 10În cazul în care deplasarea s-a efectuat cu aeronave speciale (aeronave militare, zboruri charter, taxi aerian etc.), se va ataşa la factura ce cuprinde costurile totale pentru zbor lista pasagerilor cu nume şi funcţie, urmând ca rambursarea costului transportului să se facă proporţional doar pentru membrii delegaţiei care au participat efectiv la întâlnire. ANEXĂla metodologie DOSARUL RAMBURSĂRII privind documentele în baza cărora se rambursează cheltuielile de transport ocazionate de participarea experţilor/delegaţilor români la reuniunile Consiliului European şi ale formaţiunilor Consiliului Uniunii Europene 1. Cererea de rambursare 2. Împuternicirea, în original, a ordonatorului de credite pentru persoana care certifică conformitatea cu originalul a fiecărei pagini din dosarului rambursării 3. Documentele de participare:

– anunţul de convocare a reuniunii/communication/agenda provizorie;

– aprobarea internă a deplasării;

– lista cu participanţii în sală/formularul galben/legitimaţie.4. Documentele de transport:

– bilet de avion însoţit de:

– boarding pass dus şi boarding pass întors; sau, după caz,

– declaraţie pe propria răspundere pentru pierdere;

– bilet de tren;

– asigurare medicală;

– factura în lei; şi, după caz,

– declaraţia în cazul participării la mai multe întâlniri în aceeaşi locaţie şi în aceeaşi perioadă.5. Documentele de plată:

– ordin de plată;

– extrasul de cont al unităţii de trezorerie privind certificarea efectuării plăţii.6. Datele de identificare:

– unitatea de trezorerie; şi

– contul unde se va face rambursarea. ANEXA Nr. 2LISTA privind reuniunile ale căror cheltuieli de transport ocazionate de participarea experţilor/delegaţilor români la reuniunile Consiliului European şi ale formaţiunilor Consiliului Uniunii Europene sunt rambursabile 1. Reuniuni ale Consiliului European (participarea activă) şi reuniuni de pregătire a Consiliului European (tip Sherpa) 2. Reuniuni ale Consiliului Uniunii Europene 3. Reuniuni comune ale Consiliului Uniunii Europene 4. Grupuri de lucru şi comitete de lucru, inclusiv cele mixte care sunt incluse în Lista grupurilor de pregătire ale Consiliului, aşa cum sunt stabilite de Comitetul Reprezentanţilor Permanenţi (COREPER). Lista este actualizată permanent de Secretariatul General al Consiliului UE. Sunt excluse de la rambursare reuniunile comitetelor instituite de tratate (Comitetul economic şi financiar, Comitetul pentru politică economică, Comitetul pentru ocuparea forţei de muncă şi Comitetul pentru protecţie socială şi, dacă reuniunile au loc la Strasbourg, Grupul de lucru pentru afaceri generale). Pentru cele patru comitete instituite de tratate cheltuielile sunt rambursate de Comisia Europeană. 5. Reuniuni ministeriale bianuale ale Organizaţiei Mondiale a Comerţului. 6. Summit-uri sau reuniuni ministeriale (bilaterale sau multilaterale) între UE şi ţări terţe, oriunde au loc. Rambursarea este strict limitată la reuniunea principală. 7. Conferinţe interguvernamentale şi organismele acestora 8. Reuniuni de „task-force“ sau grupuri de lucru asemănătoare, stabilite la cererea Consiliului European, cu reprezentanţi ai statelor membre 9. Reuniuni organizate în ţara care deţine preşedinţia UE (Sub nicio formă nu vor depăşi numărul de 15 reuniuni pentru fiecare preşedinţie, şi anume 6 luni.) 10. În cazul COST (Cooperarea europeană în domeniul ştiinţei şi tehnologiei) vor fi rambursate doar cheltuielile de transport pentru reuniunile Comitetului oficialilor de rang înalt (CSO) şi ale Grupului de lucru privind chestiunile juridice, administrative şi financiare (JAF) 11. Acorduri bilaterale şi regionale privind pescuitul (reuniuni externe în domeniul politicii de pescuit). Lista face obiectul modificărilor; a se vedea Decizia nr. 30/2013 a secretarului general al Consiliului Uniunii Europene.