În temeiul prevederilor art. 118 şi ale art. 152 alin. (1) şi (5) din Legea nr. 1/2020 privind pensiile ocupaţionale,în baza prevederilor art. 2 alin. (1) lit. c), art. 3 alin. (1) lit. b), art. 5 lit. c), art. 6 alin. (1) şi (2), şi art. 7 alin. (2) din Ordonanţa de urgenţă a Guvernului nr. 93/2012 privind înfiinţarea, organizarea şi funcţionarea Autorităţii de Supraveghere Financiară, aprobată cu modificări şi completări prin Legea nr. 113/2013, cu modificările şi completările ulterioare,în urma deliberărilor Consiliului Autorităţii de Supraveghere Financiară din şedinţa din data de 19 august 2020,Autoritatea de Supraveghere Financiară emite prezenta normă. Capitolul IDispoziţii generale Articolul 1Prezenta normă reglementează obligaţiile de raportare şi transparenţă în sistemul pensiilor ocupaţionale. Articolul 2Prezenta normă se aplică următoarelor categorii de entităţi, denumite în continuare entităţi raportoare: a)administratorilor de fonduri de pensii ocupaţionale; b)depozitarilor fondurilor de pensii ocupaţionale. Articolul 3
(1) Termenii şi expresiile utilizate în prezenta normă au semnificaţia prevăzută la art. 3 din Legea nr. 1/2020 privind pensiile ocupaţionale, denumită în continuare Lege.
(2) De asemenea, în înţelesul prezentei norme, termenii şi expresiile de mai jos au următoarele semnificaţii:a)format XML - format standardizat folosit de sistemul informatic de raportări pentru transferul de date, respectiv standardul formatului de raportare Extensible Markup Language; b)instrucţiuni tehnice de raportare - reguli prin care se stabilesc cerinţele minime de raportare specifice fiecărui raport periodic; c)raport periodic - un set de indicatori primari solicitaţi de Autoritatea de Supraveghere Financiară, care se regăsesc într-un formular de raportare şi au aceeaşi periodicitate de transmitere şi acelaşi termen de raportare; d)SIR - sistem informatic de raportări prin care Autoritatea de Supraveghere Financiară colectează indicatori primari de la entităţile raportoare; e)Regulamentul 2019/2.088 - Regulamentul (UE) 2019/2.088 al Parlamentului European şi al Consiliului din 27 noiembrie 2019 privind informaţiile privind durabilitatea în sectorul serviciilor financiare, publicat în Jurnalul Oficial al Uniunii Europene nr. 317 din 9 decembrie 2019. Capitolul IIObligaţiile entităţilor raportoare Secţiunea 1Dispoziţii generale privind rapoartele periodice Articolul 4
(1) Rapoartele periodice se completează de către entităţile raportoare conform documentelor justificative.
(2) Rapoartele periodice transmise trebuie să fie reale, corecte şi complete.
(3) În cazul în care nu există date, rapoartele periodice sunt completate cu zero.
(4) Rapoartele periodice se completează în limba română.
(5) Rapoartele periodice se completează cu respectarea standardelor prevăzute în anexa nr. 22. Articolul 5
(1) Entităţile raportoare transmit Autorităţii de Supraveghere Financiară, denumită în continuare A.S.F., toate rapoartele periodice în format electronic, cu semnătura electronică calificată a persoanei care asigură conducerea activităţii pentru care se întocmesc raportări sau a persoanei responsabile cu întocmirea şi transmiterea rapoartelor, după caz, sau cu semnătura electronică calificată a reprezentantului legal al entităţii raportoare, în conformitate cu prevederile Regulamentului (UE) nr. 910/2014 al Parlamentului European şi al Consiliului din 23 iulie 2014 privind identificarea electronică şi serviciile de încredere pentru tranzacţiile electronice pe piaţa internă şi de abrogare a Directivei 1999/93/CE.
(2) Entităţile raportoare au obligaţia să întocmească şi să transmită rapoartele periodice conform instrucţiunilor tehnice de raportare, în structura şi la termenele stabilite de A.S.F pentru fiecare raportare periodică în parte.
(3) Entităţile raportoare au obligaţia să întocmească rapoartele periodice în formatul XML, cu excepţia situaţiilor în care se prevede altfel.
(4) Fişierele transmise se denumesc cu respectarea următoarelor convenţii:denumire fişiere pentru activitatea proprie: YYYYMMDD_ COD_SCURT_ COD_TRANSMITERE _EEE. RRR.p7s; denumire fişiere pentru activitatea fondurilor de pensii ocupaţionale: YYYYMMDD_COD_SCURT_COD_TRANSMITERE _FFF_EEE. RRR.p7s; denumire notă explicativă pentru activitatea proprie: YYYYMMDD_ COD_SCURT _5_EEE.rtf.p7s; denumire notă explicativă pentru activitatea fondurilor de pensii ocupaţionale: YYYYMMDD_ COD_SCURT _5_FFF_EEE.rtf.p7s, unde: – YYYYMMDD reprezintă data pentru care se face raportarea; – COD_SCURT reprezintă codul definit în anexa nr. 23 pentru fiecare anexă în parte; – COD_TRANSMITERE este 1 pentru o raportare iniţială sau 5 pentru o raportare rectificativă; – FFF reprezintă codul fondului de pensii ocupaţionale înregistrat în Registrul A.S.F.; – EEE reprezintă codul entităţii raportoare înregistrat în Registrul A.S.F.; – RRR reprezintă formatul de raportare definit în anexa nr. 23 pentru fiecare anexă în parte.
(5) Fişierele se încarcă în SIR în folderul dedicat, prevăzut în anexa nr. 23 pentru fiecare anexă în parte.
(6) SIR transmite automat mesaje persoanelor responsabile, acestea având obligaţia de a analiza aceste mesaje în scopul soluţionării eventualelor erori sau avertismente.
(7) Orice modificare a unei raportări iniţiale sau orice raport transmis după termenul stabilit de depunere se consideră raportare rectificativă.
(8) O raportare rectificativă conţine, în mod obligatoriu, două fişiere, astfel:a)un fişier cu valorile/conţinutul corectate/corectat (rectificate), după caz; b)un fişier care conţine o notă explicativă detaliată cu privire la valorile corectate şi motivele care au generat raportarea eronată, respectiv motivele care au generat transmiterea raportului după expirarea termenului-limită pentru depunere.
(9) Lipsa oricărui fişier menţionat la alin. (8) determină respingerea raportării rectificative.
(10) Pentru transmiterea electronică, entităţile raportoare au obligaţia de a se înregistra ca utilizatori în aplicaţia SIR. Articolul 6La solicitarea A.S.F., entităţile raportoare: a)transmit rapoartele periodice pe suport hârtie, sub semnătura reprezentantului legal, respectiv a persoanei mandatate să le reprezinte în relaţia cu A.S.F., după caz; b)sunt obligate să pună la dispoziţie, în forma şi în termenul stabilite de A.S.F., informaţiile şi documentele care să evidenţieze şi să justifice operaţiunile privind activitatea desfăşurată, sub toate aspectele sale. Secţiunea a 2-aObligaţiile de raportare ale administratorilor pentru activitatea fondurilor de pensii ocupaţionale Articolul 7
(1) Administratorul întocmeşte şi transmite A.S.F. pentru activitatea fiecărui fond de pensii ocupaţionale:a)anual, până la data de 31 ianuarie a fiecărui an, pentru anul precedent, raportul privind investiţiile fiecărui fond, prevăzut la art. 114 din Lege, conform anexei nr. 5; b)anual, situaţiile financiare anuale însoţite de raportul de audit, conform reglementărilor contabile în vigoare, şi de structura portofoliului de investiţii, conform anexei nr. 12, detaliată pentru fiecare instrument financiar şi pentru fiecare emitent, cu date referitoare la valoarea actualizată în lei şi ponderea deţinută în activul total al fondului de pensii ocupaţionale la data de 31 decembrie; c)semestrial, raportările contabile întocmite conform reglementărilor contabile în vigoare, însoţite de structura portofoliului de investiţii, conform anexei nr. 12, detaliată pentru fiecare instrument financiar şi pentru fiecare emitent, cu date referitoare la valoarea actualizată în lei şi ponderea deţinută în activul total al fondului de pensii ocupaţionale la data de 30 iunie; d)trimestrial, în prima zi lucrătoare a fiecărui trimestru, rata de rentabilitate prevăzută la art. 102 din Lege, conform anexei nr. 17; e)lunar, în termen de 7 zile lucrătoare ale lunii următoare celei pentru care se face raportarea, soldurile conturilor individuale ale participanţilor pentru luna anterioară, conform anexei nr. 1A; f)lunar, în termen de 7 zile lucrătoare ale lunii următoare celei pentru care se face raportarea, situaţia transferurilor de tip „IN" pentru luna anterioară, conform anexei nr. 1B; g)lunar, în termen de 7 zile lucrătoare ale lunii următoare celei pentru care se face raportarea, situaţia transferurilor de tip „OUT" şi utilizarea activului personal al participanţilor pentru luna anterioară, conform anexei nr. 1C; h)lunar, în termen de 2 zile lucrătoare ale lunii următoare celei pentru care se face raportarea, structura numărului de participanţi pentru luna anterioară, conform anexei nr. 1D; i)lunar, în termen de 7 zile lucrătoare ale lunii următoare celei pentru care se face raportarea, situaţia contului colector al fondului de pensii pentru luna anterioară, conform anexei nr. 1E; j)lunar, în termen de 7 zile lucrătoare ale lunii următoare celei pentru care se face raportarea, raport privind plăţile eşalonate pentru luna anterioară, conform anexei nr. 1F; k)lunar, în termen de 7 zile lucrătoare ale lunii următoare celei pentru care se face raportarea, situaţia conturilor aflate în perioada de vesting pentru luna anterioară, conform anexei nr. 1G; l)lunar, până la data de 25 a lunii următoare celei pentru care se face raportarea, balanţa contabilă de verificare analitică, conform anexei nr. 8; m)săptămânal, în termen de 2 zile lucrătoare ale săptămânii următoare celei pentru care se face raportarea, detaliat pentru fiecare zi calendaristică a săptămânii anterioare, inclusiv pentru zilele nelucrătoare, situaţia activelor investite şi a obligaţiilor fondului de pensii ocupaţionale, conform anexei nr. 2; n)săptămânal, în termen de 2 zile lucrătoare ale săptămânii următoare celei pentru care se face raportarea, situaţia detaliată a investiţiilor, pentru ultima zi lucrătoare a săptămânii anterioare, conform anexei nr. 4; o)săptămânal, în termen de 2 zile lucrătoare ale săptămânii următoare celei pentru care se face raportarea, situaţia tranzacţiilor OTC, conform anexei nr. 18; p)zilnic, până la ora 15,30 a zilei lucrătoare următoare celei pentru care se face raportarea, raportul privind situaţia valorii activului net, conform anexei nr. 3.
(2) Administratorul întocmeşte şi transmite A.S.F raportarea prevăzută la alin. (1) lit. n) şi pentru ultima zi calendaristică a lunii, în termen de 2 zile lucrătoare următoare celei pentru care se face raportarea. Secţiunea a 3-aObligaţiile de raportare ale administratorilor pentru activitatea proprie Articolul 8Administratorul întocmeşte şi transmite A.S.F. pentru activitatea proprie: a)anual, până la data de 31 mai a fiecărui an, raportul pentru activitatea desfăşurată în anul calendaristic precedent, prevăzut la art. 113 din Lege, conform anexei nr. 6; b)anual, situaţiile financiare anuale însoţite de raportul de audit, conform reglementărilor contabile în vigoare; c)anual, până la data de 31 ianuarie a anului următor celui pentru care se face raportarea, raportul actuarial, doar în cazul în care prospectul prevede acoperirea riscurilor biometrice şi/sau garantează rata de rentabilitate a investiţiilor sau un anumit nivel al garanţiilor, conform anexei nr. 11; d)anual, până la data de 31 ianuarie, planul de audit intern pentru anul în curs, conform anexei nr. 13; e)anual, până la data de 31 ianuarie, planul de administrare a riscurilor pentru anul în curs, conform anexei nr. 20; f)anual, până la data de 31 ianuarie, planul de control intern pentru anul în curs, conform anexei nr. 21; g)semestrial, raportările contabile, întocmite conform reglementărilor contabile în vigoare; h)semestrial, până la finalul lunii august a anului în curs pentru raportarea aferentă semestrului I, respectiv până la finalul lunii februarie a anului următor pentru raportarea aferentă semestrului II, raportul de audit intern, cuprinzând misiunile de audit intern desfăşurate la nivelul administratorului şi la nivelul fiecărui fond de pensii ocupaţionale, conform anexei nr. 14; i)semestrial, până la finalul lunii august a anului în curs pentru raportarea aferentă semestrului I, respectiv până la finalul lunii februarie a anului următor pentru raportarea aferentă semestrului II, raportul de control intern, cuprinzând acţiunile de control intern desfăşurate la nivelul administratorului şi la nivelul fiecărui fond de pensii ocupaţionale, conform anexei nr. 15; j)semestrial, până la finalul lunii august a anului în curs pentru raportarea aferentă semestrului I, respectiv până la finalul lunii februarie a anului următor pentru raportarea aferentă semestrului II, sau fără întârziere după orice modificare importantă a profilului de risc, raportul privind evaluarea internă a riscurilor prevăzut la art. 115 din Lege, cuprinzând activităţile de administrare a riscurilor desfăşurate la nivelul administratorului şi la nivelul fiecărui fond de pensii ocupaţionale, conform anexei nr. 16; k)semestrial, în termen de 7 zile lucrătoare ale semestrului următor celui pentru care se face raportarea, raportul privind situaţia salariaţilor, conform anexei nr. 19; l)pentru lunile iunie şi decembrie, până la data de 25 a lunii următoare celei pentru care se face raportarea, balanţa contabilă de verificare analitică, în formatul prevăzut la anexa nr. 8; m)după orice modificare, până la ora 15,30 a zilei lucrătoare următoare apariţiei unor modificări în conţinutul formularului de nominalizare pentru persoanele responsabile şi pentru cele care deţin funcţii-cheie, conform anexei nr. 7. Secţiunea a 4-a Obligaţiile de raportare ale depozitarilor fondurilor de pensii ocupaţionale Articolul 9Depozitarul întocmeşte şi transmite A.S.F.: a)lunar, în prima zi lucrătoare a fiecărei luni, pentru ultima zi calendaristică a lunii anterioare, situaţia activelor care acoperă provizionul tehnic, conform anexei nr. 9; b)zilnic, până la ora 15,30 a zilei lucrătoare următoare celei pentru care se face raportarea, raportul privind situaţia valorii activului net pentru fiecare fond de pensii ocupaţionale, conform anexei nr. 3. Capitolul IIIObligaţiile de informare şi transparenţă Secţiunea 1Dispoziţii generale privind obligaţiile de informare şi transparenţă Articolul 10Informaţiile şi datele publicate pe pagina proprie de internet a administratorului trebuie să fie: a)structurate, vizibile şi uşor accesibile; b)salvate în format arhivat şi rămân publicate pe o perioadă de 5 ani din momentul publicării pe pagina de internet. Secţiunea a 2-aObligaţiile de transparenţă ale administratorului pentru activitatea fondurilor de pensii ocupaţionale Articolul 11Administratorul publică pe pagina proprie de internet, pentru fiecare fond de pensii ocupaţionale: a)anual, în termen de 5 zile lucrătoare de la transmiterea lor către A.S.F., situaţiile financiare anuale însoţite de raportul de audit; b)anual, în termen de 5 zile lucrătoare de la transmiterea lor către A.S.F., raportările contabile semestriale; c)trimestrial, în prima zi lucrătoare a fiecărui trimestru, rata de rentabilitate prevăzută la art. 102 din Lege; d)lunar, în termen de 10 zile lucrătoare de la încheierea lunii, numărul total de participanţi ai fondului de pensii facultative şi structura acestora pe grupe de sex şi vârste, respectiv: până la 19 ani, între 20 şi 24 de ani, între 25 şi 29 de ani, între 30 şi 34 de ani, între 35 şi 39 de ani, între 40 şi 44 de ani, între 45 şi 49 de ani, între 50 şi 54 de ani, între 55 şi 59 de ani, 60-64 de ani şi peste 65 de ani; e)lunar, în termen de 10 zile lucrătoare de la încheierea lunii, valoarea contribuţiilor încasate de fondul de pensii ocupaţionale; f)lunar, în termen de 10 zile lucrătoare de la încheierea lunii, structura portofoliului de investiţii, conform anexei nr. 12; g)săptămânal, în termen de 2 zile lucrătoare ale săptămânii următoare, pentru ultima zi lucrătoare a săptămânii precedente, valoarea activului total; h)săptămânal, în termen de 2 zile lucrătoare ale săptămânii următoare, pentru ultima zi lucrătoare a săptămânii precedente, valoarea activului net; i)săptămânal, în termen de 2 zile lucrătoare ale săptămânii următoare, pentru ultima zi lucrătoare a săptămânii precedente, numărul total de unităţi de fond; j)săptămânal, în termen de 2 zile lucrătoare ale săptămânii următoare, pentru ultima zi lucrătoare a săptămânii precedente, valoarea unitară a activului net; k)în termen de o zi lucrătoare după orice modificare, declaraţia privind politica de investiţii a fondului; l)în termen de o zi lucrătoare după orice modificare, informaţiile prevăzute la art. 10 din Regulamentul 2019/2.088, după caz. Secţiunea a 3-aObligaţiile de transparenţă ale administratorului pentru activitatea proprie Articolul 12Administratorul publică pe pagina proprie de internet, pentru activitatea proprie: a)anual, până la data de 31 mai, raportul prevăzut la art. 113 din Lege; b)anual, în termen de 5 zile lucrătoare de la transmiterea lor către A.S.F., situaţiile financiare anuale însoţite de raportul de audit; c)anual, în termen de 5 zile lucrătoare de la transmiterea lor către A.S.F., raportările contabile semestriale; d)în termen de o zi lucrătoare după orice modificare, informaţiile prevăzute la art. 3-5 din Regulamentul 2019/2.088. Secţiunea a 4-aObligaţiile de informare Articolul 13
(1) Administratorul transmite anual fiecărui participant un document intitulat „Informare privind drepturile de pensie", gratuit, conform art. 116 din Lege, până la data de 31 mai a fiecărui an, pentru anul calendaristic anterior, conform anexei nr. 10.
(2) Administratorul are obligaţia de a verifica motivele pentru care documentele prevăzute la alin. (1) sunt returnate, de a corecta, după caz, informaţiile eronate din evidenţele proprii şi de a retransmite documentele acolo unde constată că au fost transmise la o adresă eronată. Articolul 14Cuantumul tarifului perceput de administrator pentru informaţiile suplimentare solicitate de participant, prevăzute la art. 116 alin. (2) lit. i) din Lege, nu poate depăşi costul efectiv al punerii la dispoziţie a informaţiilor. Capitolul IVDispoziţii finale Articolul 15
(1) Administratorul asigură reprezentanţilor A.S.F. accesul nelimitat la sistemul informatic de gestiune a operaţiunilor fondului de pensii ocupaţionale la sediul administratorului, precum şi la toate sistemele informatice utilizate în vederea ducerii la îndeplinire a obiectului de activitate.
(2) A.S.F. poate solicita entităţilor raportoare, angajatorului şi auditorului financiar să furnizeze informaţii privind toate aspectele activităţii desfăşurate, inclusiv orice detalii, clarificări şi explicaţii, precum şi să pună la dispoziţie toate documentele aferente acesteia, conform actelor normative aplicabile.
(3) Rapoartele şi informaţiile prevăzute la alin. (1) şi (2) se transmit de către persoanele responsabile conform art. 5 şi se semnează olograf sau cu semnătură electronică calificată. Articolul 16Termenele prevăzute de prezenta normă care expiră într-o zi de sărbătoare legală sau într-o zi nelucrătoare se prelungesc până în următoarea zi lucrătoare. Articolul 17Nerespectarea dispoziţiilor cuprinse în prezenta normă se sancţionează în conformitate cu prevederile cap. XIV din Lege. Articolul 18Anexele nr. 1A-1G, 2-23*) fac parte integrantă din prezenta normă.*) Anexele nr. 1A-1G, 2-23 se publică în Monitorul Oficial al României, Partea I, nr. 805 bis, care se poate achiziţiona de la Centrul pentru relaţii cu publicul al Regiei Autonome „Monitorul Oficial", Bucureşti, şos. Panduri nr. 1. Articolul 19 Prezenta normă se publică în Monitorul Oficial al României, Partea I, şi intră în vigoare la data publicării. Preşedintele Autorităţii de Supraveghere Financiară, Nicu Marcu