DECRET   Nr. 472 din 20 decembrie 1971

privind Fondul Arhivistic National al Republicii Socialiste Romania

ACT EMIS DE: CONSILIUL DE STAT AL REPUBLICII SOCIALISTE ROMANIA

ACT PUBLICAT IN: BULETINUL OFICIAL  NR. 164 din 30 decembrie 1971

    CAP. 1

    Art. 1
    Documentele create in decursul vremii de organele de stat, de alte organizatii socialiste, de celelalte organizatii sau de persoanele fizice care au indeplinit functii sau  misiuni de raspundere in stat sau au avut un rol deosebit in viata politica, sociala, economica, stiintifica, culturala sau artistica a tarii, constituie izvor de cunoastere a istoriei patriei, a dezvoltarii politice, economice, sociale si culturale a tarii, a luptei poporului roman pentru cucerirea si apararea libertatii nationale si sociale, a eforturilor depuse pentru edificarea societatii socialiste. Aceste documente, oricare ar fi detinatorul lor, sunt bunuri de interes national carora statul le acorda, in conditiile prezentului decret, protectie speciala si alcatuiesc Fondul Arhivistic National al Republicii Socialiste Romania.
    Art. 2
    Prin documente care fac  parte din Fondul Arhivistic National, in sensul prezentului decret, se inteleg: acte, corespondenta oficiala si particulara, memorii, manuscrise ale lucrarilor stiintifice, literare si artistice, planuri, harti, filme, diapozitive, placi fotografice, fotografii, inregistrari fonice si video, jurnale, chemari, proclamatii, afise, schite, desene, tot felul de proiecte, stampe, sigilii, stampile si alte asemenea documente cu caracter istoric sau documentar.
    Art. 3
    Organizatiile socialiste si celelalte organizatii raspund de evidenta, selectionarea, pastrarea si folosirea documentelor proprii si ale  unitatilor subordonate.
    Persoanele fizice care detin, cu orice titlu, documente ce fac parte din Fondul Arhivistic National sunt obligate sa le pastreze in bune conditii.
    Art. 4
    Ministerul Afacerilor Interne indruma, coordoneaza si controleaza activitatea privind evidenta, selectionarea, pastrarea  si folosirea documentelor din Fondul Arhivistic National detinute si create de organizatiile socialiste si celelalte organizatii.

    CAP. 2

    Art. 5
    Indeplinesc atributii speciale  cu privire la  documentele ce alcatuiesc Fondul Arhivistic National, in raport de natura acestora, urmatoarele organe:
    a) Directia generala a Arhivelor Statului din Ministerul Afacerilor Interne, pentru: documentele scrise, tiparite, fotografice, precum si pentru sigilii si stampile;
    b) Arhiva nationala de filme din subordinea Consiliului Culturii si Educatiei Socialiste, pentru documentele cinematografice;
    c) Comitetul de Stat al Radioteleviziunii Romane, pentru documentele fonice si video si filmele de televiziune.
    Art. 6
    Organele prevazute la art. 5 indeplinesc urmatoarele atributii principale:
    a) elaboreaza norme tehnice  pentru  desfasurarea activitatii arhivistice in conformitate cu prevederile prezentului decret; indruma si controleaza aplicarea acestora;
    b) preiau de la organizatiile socialiste si celelalte organizatii documentele care se pastreaza permanent, in conditiile si termenele prevazute in prezentul decret, si asigura conditiile necesare conservarii lor.
    Pentru documentele de importanta deosebita, organizeaza un fond de asigurare pe baza de microfilme si alte forme de reproducere adecvate;
    c) informeaza activitatile stiintifice si cultural-educative din tara asupra documentelor  pe  care le detin si care contin date privind domeniul lor de activitate;
    d) editeaza publicatii de specialitate;
    e) intretin si dezvolta  relatii  cu organizatii  din strainatate, in vederea schimbului de informatii in domeniul arhivistic si al schimbului de documente si reproduceri de pe acestea; asigura aplicarea conventiilor si acordurilor internationale privind domeniul  arhivistic si iau parte la congrese si conferinte arhivistice internationale din sfera lor de activitate.
    Art. 7
    Pentru desfasurarea si dezvoltarea activitatii arhivistice la nivelul cerintelor activitatii de cercetare stiintifica si al muncii cultural-educative, in cadrul Ministerului Afacerilor Interne functioneaza Comisia stiintifica pentru probleme arhivistice, formata din specialisti din Ministerul Afacerilor Interne, Ministerul Educatiei si Invatamantului, Ministerul Fortelor Armate, Ministerul Minelor, Petrolului si Geologiei, Ministerul Afacerilor Externe, Consiliul Culturii si Educatiei Socialiste, Consiliul National pentru Stiinta si Tehnologie, Comitetul de Stat al Radioteleviziunii Romane, Academia Republicii Socialiste Romania, Academia de Stiinte Sociale si Politice a Republicii Socialiste Romania, Academia de Stiinte Medicale, Academia de Stiinte Agricole si Silvice si Departamentul Cultelor. Comisia stiintifica pentru probleme arhivistice are caracter consultativ.
    Modul de organizare si functionare, precum si componenta Comisiei stiintifice pentru probleme arhivistice, se stabilesc de Colegiul Ministerului Afacerilor Interne; angajatii celorlalte organe centrale vor fi desemnati cu acordul conducerii acestor organe.

    CAP. 3

    Art. 8
    Organizatiile socialiste si celelalte organizatii sunt obligate sa inregistreze toate documentele primite, expediate sau intocmite pentru uz intern, folosind in acest scop registrul de intrare-iesire, conform modelului prevazut in anexa nr. 1.
    Art. 9
    Organizatiile socialiste si celelalte organizatii, dupa ce inregistreaza si rezolva documentele, le grupeaza in dosare.
    Organele centrale intocmesc indicatorul termenelor de pastrare pentru documentele proprii si ale unitatilor pe care le indruma si controleaza, potrivit modelului prevazut in anexa nr. 2, care se confirma de Directia generala a Arhivelor Statului.
    Fiecare organizatie intocmeste nomenclatorul dosarelor potrivit modelului prevazut in anexa nr. 3.
    Gruparea documentelor in dosare se face in raport cu problemele la care se refera si cu termenele de pastrare, stabilite prin nomenclatorul dosarelor si indicatorul termenelor de pastrare.
    Coperta dosarului si a materialelor preconstituite, cum sunt: registrele, condicile si alte asemenea documente, se completeaza potrivit modelului prevazut in anexa nr. 4.
    Art. 10
    Dosarele si materialele preconstituite se incheie  anual si se  depun la arhiva unitatii in al doilea an de la crearea lor, pe baza de inventare intocmite potrivit modelului prevazut in anexa nr. 5; inventarele se intocmesc separat in raport cu termenele de pastrare ale documentelor, prevazute in indicator.
    Art. 11
    Evidenta documentelor de  arhiva se tine in "Registrul de evidenta curenta" intocmit potrivit modelului prevazut in anexa nr. 6. In registru se trec toate inventarele documentelor primite de la unitatile din componenta organizatiei socialiste, precum si miscarea documentelor in decursul timpului.
    Art. 12
    Scoaterea documentelor din  evidenta arhivei se face  numai daca au fost selectionate si inlaturate ca nefolositoare, au fost gasite deteriorate total fara putinta de reconditionare, s-a constatat ca lipsesc sau au fost depuse definitiv la alta arhiva.
    Pentru fiecare din  cazurile  mentionate la alineatul precedent se va intocmi de catre seful arhivei un proces-verbal care se supune aprobarii conducerii organizatiei si confirmarii Directiei generale a Arhivelor Statului sau filialelor sale.
    Art. 13
    Sigiliile si stampilele se iau in evidenta intr-un registru separat intocmit potrivit modelului prevazut in anexa nr. 7.
    Inregistrarea lor se face in ordinea darii in uz.
    Art. 14
    Organizatiile socialiste si celelalte organizatii selectioneaza periodic documentele, in vederea stabilirii celor care se pastreaza permanent si a celor care urmeaza a fi eliminate, avand termenul de pastrare expirat si reprezentand importanta pentru cercetarea stiintifica ori activitatea practica.
    Selectionarea se efectueaza de catre comisii de selectionare, desemnate de conducerile organizatiilor socialiste si ale celorlalte organizatii.
    Art. 15
    Inventarele documentelor stabilite de comisia de selectionare a fi eliminate, insotite de un proces-verbal intocmit potrivit modelului prevazut in anexa nr. 8, se inainteaza pentru confirmare la Directia generala a Arhivelor Statului sau filialelor sale.
    Dupa primirea confirmarii, documentele se predau, potrivit dispozitiilor legale, unitatilor de colectare a deseurilor.
    Art. 16
    Organizatiile  socialiste  si celelalte organizatii sunt obligate sa pastreze documentele, asigurandu-le impotriva degradarii, distrugerii sau sustragerii.
    Art. 17
    Documentele se pastreaza in depozite construite special pentru arhiva sau in incaperi amenajate in acest scop.
    Depozitele de arhiva trebuie  sa fie dotate cu mijloace adecvate  de pastrare si prevenire a incendiilor.
    Art. 18
    Organizatiile socialiste si celelalte organizatii vor depune, dupa caz, la Directia generala a Arhivelor Statului sau la  filialele  sale  documentele scrise, tiparite, fotografice, sigiliile si stampilele prevazute la art. 2 al prezentului decret, ramase dupa selectionare, dupa cum urmeaza:
    - documentele scrise, tiparite, sigiliile si stampilele, dupa 30 de ani de la crearea lor, in cazul organizatiilor socialiste si celorlalte  organizatii centrale si dupa 20 de ani in cazul celorlalte organizatii;
    - documentele fotografice, dupa 15 ani de la crearea lor;
    - actele de stare civila, dupa 100 de ani de la intocmirea lor.
    Art. 19
    Filmele cinematografice, precum si celelalte documente care se refera la activitatea cinematografica, se depun la Arhiva nationala de filme din subordinea Consiliului Culturii  si Educatiei Socialiste in conditiile prevazute la art. 40.
    Art. 20
    Filmele de televiziune, inregistrarile fonice si video, precum si celelalte documente care se refera la activitatea de radiodifuziune si televiziune, se depun la Comitetul de Stat al Radioteleviziunii Romane in conditiile prevazute la art. 46.
    Art. 21
    Ministerul Afacerilor Interne, Consiliul Culturii si Comitetul de Stat al Radioteleviziunii Romane, dupa caz, pot aproba ca documentele care se pastreaza permanent sa fie detinute de organizatiile socialiste si dupa expirarea termenului de depunere, in cazul cand documentele sunt necesare in desfasurarea activitatii acestora sau nu pot fi preluate din cauza lipsei spatiului de depozitare necesar.
    Organele supreme ale puterii si administratiei de stat vor putea pastra, fara aprobarile prevazute la alineatul precedent, documentele pe care le detin si le creeaza.
    Ministerul Afacerilor Externe va putea pastra, fara aprobarile prevazute la alineatul 1, documentele diplomatice si consulare atat timp cat acestea sunt necesare activitatii practice de documentare si informare.
    Art. 22
    Cultele, organizatiile si partile componente ale acestora sunt exceptate de la obligatia depunerii documentelor care provin din activitatea proprie.
    Ele au obligatia sa respecte dispozitiile prezentului decret in ce priveste evidenta, selectionarea, pastrarea si folosirea documentelor.
    Cultele, organizatiile si partile componente ale acestora pot depune la Directia generala a Arhivelor Statului sau la filialele sale si documentele care provin din activitatea proprie.
    Art. 23
    Cultele, organizatiile si partile componente ale acestora, care detin documente de alta provenienta decat cele din activitatea proprie, sunt obligate sa le declare la Directia generala a Arhivelor Statului sau la filialele sale, in vederea stabilirii si preluarii celor de valoare istorica si documentara. Documentele stabilite a fi preluate trebuie  depuse de cei care le detin la Directia generala a Arhivelor Statului in termenele precizate de aceasta.
    Art. 24
    Biblioteca  Republicii Socialiste Romania, Biblioteca Centrala de Stat a Republicii Socialiste Romania, bibliotecile centrale universitare, Muzeul de istorie a Republicii Socialiste Romania, Muzeul literaturii romane, precum si alte muzee istorice si memoriale stabilite de Consiliul Culturii si Educatiei Socialiste si Ministerul Afacerilor Interne, care le pastreaza permanent, necesare desfasurarii activitatii lor.
    Organizatiile socialiste si celelalte organizatii care  detin  documente dobandite prin donatii pana la data emiterii prezentului decret, le pot pastra.
    Organizatiile prevazute in prezentul articol sunt obligate sa  depuna la Directia generala a Arhivelor Statului inventarul documentelor din Fondul Arhivistic National care se pastreaza permanent si pe care le detin potrivit alineatelor 1 si 2.
    Art. 25
    Organizatiile socialiste si celelalte organizatii care detin documente ce se pastreaza permanent vor constitui pentru acestea un fond de asigurare, pe baza de microfilmare sau alte forme de reproducere.
    Art. 26
    Persoanele fizice care detin documente din Fondul Arhivistic National le pot depune la Directia generala a Arhivelor Statului spre pastrare si folosire.
    Documentele din Fondul Arhivistic National apartinand persoanelor fizice pot fi donate sau vandute numai organizatiilor prevazute la art. 5 si art. 24 alineatul 1.
    Art. 27
    Sigiliile si stampilele scoase din uz, confectionate din metal, care au stema si denumirea completa a organizatiei, se depun la Directia generala a Arhivelor Statului sau, dupa caz, la filialele sale, intr-un singur exemplar.
    Celelalte exemplare, precum si alte sigilii si stampile din metal scoase din uz, se depun la Monetaria Statului; sigiliile si stampilele din cauciuc scoase din uz se depun la organul ierarhic superior.
    Art. 28
    Organizatiile socialiste si celelalte organizatii, precum si persoanele trimise de acestea pentru a face studii si cercetari in strainatate, in cazul in care obtin copii de pe documente cu caracter istoric, aflate in arhivele din alte tari, sunt obligate sa le puna la dispozitia Directiei generale a Arhivelor Statului pentru recopiere sau sa depuna spre pastrare copiile aduse.

    CAP. 4

    Art. 29
    Documentele din arhiva organizatiilor socialiste si celorlalte organizatii pot fi folosite pentru rezolvarea unor lucrari administrative, cercetari stiintifice, documentare, informare, activitate cultural-educativa, intocmirea de publicatii, eliberarea de copii, extrase si certificate, precum si in alte scopuri asemanatoare.
    Art. 30
    Documentele pot fi consultate de persoane de cetatenie romana, din afara organizatiilor socialiste sau celorlalte organizatii detinatoare, numai dupa trecerea a 30 de ani de la crearea lor si cu aprobarea conducerii acestora.
    In cazuri justificate, documentele pot fi date spre consultare si inainte de expirarea acestui termen, insa numai cu aprobarea conducerii organizatiei detinatoare.
    Strainilor li se pot  da spre consultare  documentele numai cu aprobarea organului central in subordinea caruia se gaseste  organizatia  care detine documentele sau, dupa caz, a presedintelui comitetului executiv al consiliului popular judetean sau al municipiului Bucuresti, in conditiile prevazute de conventiile internationale la care Romania este parte, precum si de alte dispozitii legale.
    In aceleasi conditii se pot elibera copii, fotocopii, microfilme si xerografii de pe documente.
    Consultarea documentelor si eliberarea de copii de orice fel de pe acestea se fac cu respectarea dispozitiilor legale care reglementeaza secretul de stat.
    Art. 31
    Imprumuturi de  documente  intre organizatiile socialiste ori intre alte organizatii, sau intre organizatiile socialiste si celelalte organizatii se pot face, in cazuri motivate, cu aprobarea conducerii organizatiei care detine documentele si pe baza de proces-verbal de predare-primire.
    Art. 32
    Organizatiile socialiste si celelalte organizatii sunt obligate sa elibereze certificate, copii si extrase de pe documentele pe care le detin, chiar daca nu au trecut 30 de ani de la intocmirea acestora, in cazul cand documentele se refera la situatii si drepturi privind pe solicitant, cum sunt vechimea in munca, studii, drepturi patrimoniale si altele asemenea.
    Certificatul trebuie sa cuprinda, in mod obligatoriu, denumirile documentelor pe baza carora a fost intocmit.
    Copiile si extrasele se certifica sau, dupa caz, se legalizeaza de organizatiile socialiste sau celelalte organizatii care le elibereaza.
    Copiile si extrasele de pe documentele aflate la Directia generala a Arhivelor Statului  si filialele sale au aceeasi valabilitate ca si originalele.
    Diplomele sau certificatele de studii, actele de stare civila sau alte acte originale personale, depuse la organizatiile socialiste sau celelalte organizatii se restituie titularului sub semnatura, retinandu-se la dosar o copie certificata de seful arhivei.
    Cererile organizatiilor din strainatate, ale strainilor, precum si ale cetatenilor romani domiciliati in strainatate, pentru obtinerea de certificate, extrase sau copii de pe acte, se primesc si se rezolva de organizatiile socialiste si celelalte organizatii care  detin actele respective. Trimiterea si taxarea certificatelor, extraselor, copiilor si fotocopiilor se fac potrivit legii.
    Art. 33
    Documentele de valoare deosebita nu se expun in original in expozitii, muzee etc., ci sub forma de mulaje grafice sau alte forme de reproducere.

    CAP. 5

    Art. 34
    Documentele fotografice se compun din placi si filme fotografice, diapozitive si fotografii.
    Art. 35
    Evidenta documentelor fotografice create si detinute de organizatiile socialiste si celelalte organizatii se tine in registrul de evidenta documentelor fotografice, intocmit potrivit modelului prevazut in anexa nr. 9.
    Art. 36
    Termenele de pastrare a documentelor fotografice se stabilesc de organizatiile socialiste sau celelalte organizatii detinatoare si se consemneaza intr-un  indicator de termene  de pastrare confirmat de Directia generala a Arhivelor Statului sau filialele sale.
    Art. 37
    Documentele fotografice care se pastreaza permanent se depun la Directia generala a Arhivelor Statului sau filialele  sale  dupa trecerea a 15 ani de la crearea lor, pe baza de inventar intocmit potrivit modelului prevazut in anexa nr. 10.
    Art. 38
    Documentele cinematografice se compun din filme artistice, documentare, jurnale de actualitati si orice alte filme produse de studiourile cinematografice si alte organizatii din tara, precum si filme importate.
    Art. 39
    Studiourile cinematografice si celelalte organizatii care produc sau importa filme cinematografice au obligatia sa tina evidenta acestora, pe genuri, titluri, acte si metraj, intr-un registru special, intocmit potrivit modelului prevazut in anexa nr. 11.
    Art. 40
    Filmele sau materialele care fac parte din completul unui film cinematografic se depun la Arhiva nationala de filme din subordinea Consiliului Culturii si Educatiei Socialiste, in urmatoarele conditii:
    a) studiourile cinematografice depun negativele imagine si negativele sunet, pentru copii standard, precum si copiile etalon, cel mai tarziu dupa 3 ani de la terminarea productiei; la filmele reclama, realizate sub metrajul normal al unui act (280 m) studiourile cinematografice vor asigura ordonarea lor pe grupaje de cate un act pentru fiecare material ce urmeaza a fi depus;
    b) Directia retelei  cinematografice si  difuzarii filmelor depune cate un exemplar din materialele de multiplicare realizate si cate o  copie pozitiva in starea a III-a tehnica, pentru toate filmele din productia nationala, inclusiv pentru filmele fonograme multiplicate, pentru reteaua cinematografica, cel mai tarziu dupa 3 ani de la premiera; pentru filmele din productia nationala dupa care Directia retelei cinematografice si difuzarii filmelor executa copii pozitive sau materiale de reproducere, dublete sau  subtitrate in limbi straine, pentru nevoile de export sau pentru participare la manifestari peste hotare, copiile disponibile se vor depune cel mai tarziu dupa 7 ani de la realizare.
    Filmele importate se depun in starea a III-a sau a IV-a, potrivit dispozitiilor prevazute in prezentul articol, in raport cu conditiile in  care au fost achizitionate.
    Art. 41
    Depunerea filmelor se face cu  evidentierea lor valorica, in functie de gradul de uzura si scoaterea lor din evidenta contabila a unitatilor respective, insotite de materialele documentare auxiliare, cum sunt accesoriile regizorale, schitele de decoruri, listele de montaj, listele de titluri, afisele, fotografiile, materialele de prezentare si reclama, extrasele din presa.
    Art. 42
    Organizatiile socialiste si celelalte organizatii care imprumuta documente cinematografice de la Arhiva nationala de filme poarta intreaga raspundere pentru securitatea lor, precum si pentru respectarea normelor legale care reglementeaza regimul de folosire a filmelor de arhiva.
    Art. 43
    Arhiva nationala de filme  poate  face schimburi si imprumuturi de filme cinematografice pe care le detine, potrivit acordurilor incheiate cu institutiile sau intreprinderile din alte tari, in conditiile legii.
    Art. 44
    Prin documente fonice si video, se inteleg inregistrarile de acest fel, indiferent de forma de executie.
    Art. 45
    Organizatiile socialiste  si celelalte organizatii care creeaza si detin documente fonice si video  sunt  obligate sa tina evidenta acestora intr-un registru special, intocmit potrivit modelului prevazut in anexa nr. 12.
    Art. 46
    Documentele  fonice si video care se pastreaza permanent se stabilesc de Comitetul de  Stat al Radioteleviziunii Romane si se depun la acesta dupa 3 ani de la crearea lor.
    Depunerea documentelor fonice si video se face pe baza de inventar intocmit potrivit modelului prevazut in anexa nr. 13.
    La Comitetul de Stat al Radioteleviziunii Romane se depun si filmele produse de studiourile de televiziune sau utilizate de televiziune, in conditiile in care se predau filmele cinematografice.

    CAP. 6

    Art. 47
    Scoaterea peste granita fara autorizatie legala a documentelor din Fondul Arhivistic National, indiferent de detinatorul lor, sau instrainarea acestora catre persoane fizice sau juridice straine constituie infractiune si se pedepseste cu inchisoare de la 2 la 7 ani.
    Tentativa se pedepseste.

    CAP. 7

    Art. 48
    Autorizarea prevazuta la art. 47 alin. 1 se elibereaza, pentru documentele proprietate personala, de catre Directia generala a Arhivelor Statului, iar pentru documentele din fondul organizatiilor socialiste si celorlalte organizatii, de catre organul central in subordinea caruia se  afla organizatia respectiva.
    Art. 49
    La cererea organelor de urmarire penala, a instantelor de judecata sau a persoanelor interesate, Directia generala a Arhivelor Statului atesta  daca documentul ce i se prezinta  face sau nu parte din Fondul Arhivistic National.
    Art. 50
    Ministerul  Afacerilor Interne prin Directia generala a Arhivelor Statului, Comitetul de Stat al Radioteleviziunii Romane, Arhiva Nationala de filme din subordinea Consiliului Culturii si Educatiei Socialiste si organizatiile prevazute la art. 24 alin. 1 au dreptul sa cumpere documente de la persoane fizice si juridice, in scopul completarii bazei documentare.
    Cultele, organizatiile si partile componente ale acestora pot cumpara documente sau accepta donatii de documente care se refera la activitatea proprie.
    Art. 51
    Protejarea si pastrarea documentelor din Fondul Arhivistic National, care potrivit Decretului nr. 724/1969 fac parte din fondul centralizat al valorilor artistice, istorice si documentare, se reglementeaza potrivit acelui decret.
    Art. 52
    In termen de 6 luni de la publicarea prezentului decret, cultele, organizatiile si partile lor componente, care detin documente de alta provenienta decat cele  din  activitatea proprie, sunt obligate sa le declare organelor prevazute la art. 23.
    Art. 53
    Anexele nr. 1 13 fac parte integranta din prezentul decret.
    Art. 54