LEGE Nr. 135
din 15 mai 2007
privind arhivarea
documentelor in forma electronica
ACT EMIS DE:
PARLAMENTUL ROMANIEI
ACT PUBLICAT IN:
MONITORUL OFICIAL NR. 345 din 22 mai 2007
Parlamentul României adoptă
prezenta lege.
CAPITOLUL I
Dispoziţii generale
Art. 1. - Prezenta lege stabileşte regimul juridic
aplicabil creării, conservării, consultării şi utilizării documentelor în formă
electronică arhivate sau care urmează a fi arhivate într-o arhivă electronică.
Art. 2. - Operaţiunile de prelucrare arhivistică a
documentelor în formă electronică se fac cu respectarea dispoziţiilor Legii
Arhivelor Naţionale nr. 16/1996, cu modificările şi completările ulterioare,
precum şi a reglementărilor în vigoare privind conservarea, accesul şi
protecţia informaţiei cu caracter public sau privat.
CAPITOLUL II
Definiţii
Art. 3. - In înţelesul prezentei legi, termenii şi
noţiunile de mai jos au următoarea semnificaţie:
a) administrator al arhivei electronice - persoana fizică sau juridică acreditată de autoritatea de
reglementare şi supraveghere specializată în domeniu să administreze sistemul
electronic de arhivare şi documentele arhivate în cadrul arhivei electronice;
b) arhivă electronică - sistemul electronic de arhivare, împreună cu totalitatea
documentelor în formă electronică arhivate;
c) furnizor de
servicii de arhivare electronică - orice persoană
fizică sau juridică, acreditată să presteze servicii legate de arhivarea
electronică;
d) mediu de stocare - orice
mediu pe care se poate înregistra sau de pe care se poate reda un document în
formă electronică;
e) mesaj electronic - documentul
în formă electronică ce conţine date de identificare privind expeditorul,
destinatarul, precum şi momentul de timp la care acesta a fost expediat,
realizat în scopul transmiterii la distanţă a unei informaţii prin mijloace electronice;
f) regim de acces la document - gradul în care se acordă drept de acces la document de către
titularul dreptului de dispoziţie asupra documentului;
g) sistem electronic de arhivare - sistemul informatic destinat colectării, stocării, organizării şi
catalogării documentelor în formă electronică în scopul conservării,
consultării şi redării acestora;
h) titular al dreptului de
dispoziţie asupra documentului - persoana fizică
sau juridică proprietară sau, după caz, emitentă a documentului, care are
dreptul de a stabili şi modifica regimul de acces la document, conform
legislaţiei în vigoare.
CAPITOLUL III
Furnizarea serviciilor de arhivare a documentelor în
formă electronică
Art. 4. - Orice persoană fizică sau juridică are
dreptul de a depune spre păstrare documente în formă electronică în cadrul unei
arhive electronice, în condiţiile prezentei legi.
Art. 5. - Furnizarea serviciilor de arhivare
electronică nu este supusă niciunei autorizări prealabile şi se desfăşoară în
concordanţă cu principiile concurenţei libere şi loiale, cu respectarea actelor
normative în vigoare.
Art. 6. - (1) Cu 30 de zile înainte de începerea
activităţilor legate de arhivarea documentelor în formă electronică, persoanele
care intenţionează să furnizeze servicii de arhivare electronică au obligaţia
de a notifica autoritatea de reglementare şi supraveghere specializată în
domeniu cu privire la data începerii acestor activităţi.
(2) Odată cu efectuarea notificării prevăzute la alin.
(1), administratorul arhivei electronice are obligaţia de a comunica
autorităţii de reglementare şi supraveghere specializate în domeniu toate
informaţiile referitoare la procedurile de securitate şi de conservare
utilizate, precum şi orice alte informaţii cerute de către autoritatea de
reglementare şi supraveghere specializată în domeniu.
(3) Administratorul arhivei electronice are obligaţia
de a comunica autorităţii de reglementare şi supraveghere specializate în
domeniu, cu cel puţin 10 zile înainte, orice intenţie de modificare a
procedurilor de securitate şi de conservare, cu precizarea datei şi orei la
care modificarea intră în vigoare, precum şi obligaţia de a confirma, în termen
de 24 de ore, modificarea efectuată.
(4) In cazurile de urgenţă în care securitatea
serviciilor de arhivare este afectată, administratorul arhivei electronice
poate efectua modificări ale procedurilor de securitate şi de conservare,
urmând să comunice, în termen de 24 de ore, autorităţii de reglementare şi
supraveghere specializate în domeniu, modificările efectuate şi justificarea
deciziei luate.
(5) Administratorul arhivei electronice este obligat
să respecte, pe parcursul desfăşurării activităţii, procedurile de securitate
şi de conservare declarate potrivit alin. (2) -(4).
CAPITOLUL IV
Crearea arhivei electronice
Art. 7. - Primirea unui document în formă electronică
în arhiva electronică este condiţionată de îndeplinirea următoarelor cerinţe:
a) semnarea documentelor în formă electronică, cu
semnătura electronică extinsă a titularului dreptului de dispoziţie asupra
documentului, denumită în continuare semnătură electronică;
b) valabilitatea semnăturii electronice a titularului
dreptului de dispoziţie asupra documentului;
c) depunerea cheii de criptare şi decriptare pentru
documentele criptate care cad sub incidenţa Legii Arhivelor Naţionale nr.
16/1996, cu modificările şi completările ulterioare;
d) transmiterea informaţiilor prevăzute la art. 8
alin. (2).
Art. 8. - (1) Documentul în formă electronică ce îndeplineşte condiţiile prevăzute la art.
7 este semnat electronic de către administratorul arhivei electronice, cu
semnătura electronică, în care se atestă şi faptul că documentul respectiv are
valoare de original sau copie, conform hotărârii titularului dreptului de
dispoziţie asupra documentului. Documentul în formă electronică, astfel
identificat, este arhivat în locaţia stabilită de administratorul arhivei
electronice.
(2) Administratorul arhivei electronice ataşează,
pentru fiecare document în formă electronică arhivat, o fişă în formă
electronică, ce va conţine cel puţin următoarele informaţii:
a) proprietarul documentului în formă electronică;
b) emitentul documentului în formă electronică;
c) titularul dreptului de dispoziţie asupra
documentului;
d) istoricul documentului în
formă electronică;
e) tipul documentului în formă electronică;
f) nivelul de clasificare a documentului în formă
electronică;
g) formatul digital în care este arhivat documentul
în formă electronică;
h) cuvintele-cheie necesare identificării documentului
în formă electronică;
i) elementele de localizare a suportului fizic;
j) identificatorul unic al documentului în formă
electronică, în cadrul arhivei electronice;
k) data emiterii documentului;
l) data arhivării;
m) termenul de păstrare a documentului.
(3) In cazul în care documentul în formă electronică a
fost generat prin transferarea informaţiei de pe suport analog pe suport
digital, fişa va conţine în plus următoarele informaţii:
a) referiri la proprietarul originalului şi locaţia în
care se găseşte originalul;
b) metoda de transfer utilizată;
c) dispozitivul hardware utilizat;
d) programul de calculator utilizat.
Art. 9. - (1) Administratorul arhivei electronice este
obligat să înregistreze şi să ţină evidenţa tuturor documentelor în formă
electronică, intrate în arhiva electronică în cadrul unui registru în formă
electronică.
(2) Accesul la registrul arhivei electronice este
public numai pentru documentele pentru care titularul dreptului de dispoziţie
asupra documentului a stabilit un regim de acces
public.
(3) Referinţa, în registrul arhivei, la un document
care face parte din categoria documentelor clasificate, poate fi obţinută în
funcţie de drepturile de acces ale solicitantului.
Art. 10. - (1) Administratorul arhivei electronice trebuie să dispună de resurse financiare pentru acoperirea
prejudiciilor pe care le-ar putea cauza cu prilejul desfăşurării activităţilor
de arhivare electronică. Modalitatea asiguratorie se stabileşte prin decizie a
autorităţii de reglementare şi supraveghere specializată în domeniu.
(2) In cazul în care arhiva electronică conţine sau
urmează să conţină documente clasificate, administratorul arhivei electronice
trebuie să îndeplinească condiţiile legale privind protecţia informaţiilor
clasificate.
Art. 11. - Fişa de însoţire a documentului va fi
arhivată separat de document şi înregistrată în registrul electronic al arhivei
electronice. In cazul în care fişa face referire la un
document clasificat, referinţa în registru va fi
criptată.
CAPITOLUL V
Conservarea arhivei electronice
Art. 12. - (1) Administratorul arhivei electronice este
obligat să păstreze codul-sursă al tuturor programelor utilizate pentru construirea
şi exploatarea arhivei electronice, în fişiere semnate electronic şi
clasificate, după caz.
(2) Administratorul arhivei electronice este obligat
să depună la Arhivele Naţionale o copie a codului-sursă al tuturor programelor
utilizate pentru construirea şi exploatarea arhivei
electronice.
(3) In cazul în care administratorul arhivei
electronice nu dispune de codul-sursă, prevederile alin. (1) şi (2) se aplică
pentru codul-sursă executabil.
Art. 13. - (1) Administratorul arhivei electronice are
obligaţia să asigure întreţinerea şi să pună la dispoziţie programe
informatice, care să permită translatarea oricărui document în formă
electronică, arhivat din formatul în care a fost generat într-un format care să
permită vizualizarea, reproducerea şi stocarea documentului respectiv la nivelul tehnologiilor în uz curent.
(2) In momentul arhivării unui document generat într-un
format nerecunoscut de produsele existente în biblioteca de algoritmi şi programe
informatice, administratorul arhivei electronice are obligaţia ca, odată cu
arhivarea documentului, să adauge în bibliotecă descrierea formatului acestuia,
precum şi programele informatice cu care documentul a fost generat şi poate fi
vizualizat.
CAPITOLUL VI
Consultarea arhivei electronice
Art. 14. - (1) Regimul de acces la un document în formă electronică, precum şi modificarea acestuia se
stabilesc exclusiv de către titularul dreptului de dispoziţie asupra
documentului printr-un act, care va fi semnat atât de titularul dreptului de
dispoziţie asupra documentului, cât şi de administratorul
arhivei electronice.
(2) Regimul de acces la documentul în formă
electronică, stabilit în conformitate cu alin. (1), va fi înscris în fişa de
format electronic a documentului, iar actul prin care s-a stabilit acest regim,
generat electronic sau transferat în format electronic, va constitui o anexă a
documentului arhivat.
(3) Administratorul arhivei electronice este obligat
să respecte regimul de acces la document, stabilit conform alin. (1), atât la
arhivare, cât şi la acordarea accesului la documentul în formă electronică din
arhivă.
(4) Răspunderea pentru stabilirea regimului de acces
la un document în formă electronică revine în exclusivitate titularului
dreptului de dispoziţie asupra documentului, iar răspunderea pentru respectarea
regimului de acces la documentul în formă electronică, atât la arhivare, cât şi
la acordarea accesului la document, revine administratorului arhivei electronice.
Art. 15. - Administratorul arhivei electronice va
asigura, în condiţiile prevăzute la art. 14 şi în concordanţă cu prevederile
legislaţiei în vigoare, modul de acces permanent sau la cerere, pentru fiecare
document în formă electronică în parte.
Art. 16. - Administratorul arhivei electronice are
următoarele obligaţii:
a) întreţinerea arhivei electronice;
b) crearea unei arhive electronice de siguranţă, care
să cuprindă toate documentele în formă electronică arhivate şi care se
actualizează permanent off-line;
c) utilizarea unui sistem de securitate omologat, care
să garanteze integritatea, securitatea şi, unde este cazul, confidenţialitatea
documentelor în formă electronică arhivate;
d) asigurarea redării oricărui document în formă
electronică conţinut în arhivă;
e) asigurarea distrugerii documentelor a căror
perioadă de arhivare a expirat;
f) notificarea autorităţii de
reglementare şi supraveghere specializate în domeniu, cu cel puţin 60 de zile
înainte, a intenţiei de încetare a activităţii, cu excepţia cazurilor de forţă
majoră. In acest caz, administratorul arhivei electronice are obligaţia de a
transfera arhiva electronică către alt furnizor de servicii de arhivare
electronică, cu acordul autorităţii de reglementare şi supraveghere specializate
în domeniu.
Art. 17. - (1) Arhivele electronice sunt depozitate în
centre de date supuse autorizării prealabile, cu
respectarea normelor privind asigurarea:
a) integrităţii şi securităţii documentelor în formă
electronică;
b) securităţii şi integrităţii spaţiului ocupat de
echipamentele care găzduiesc arhivele electronice;
c) recuperării informaţiei în urma dezastrelor
naturale, conform reglementărilor în vigoare.
(2) In termen de 90 de zile de la data intrării în
vigoare a prezentei legi, autoritatea de reglementare şi supraveghere
specializată în domeniu va emite norme metodologice privind autorizarea centrelor de date.
CAPITOLUL VII
Infracţiuni şi contravenţii
Art. 18. - Nerespectarea dispoziţiilor prezentei legi
atrage, după caz, răspunderea contravenţională, civilă sau penală.
Art. 19. - Divulgarea, de către administratorul arhivei
electronice, a cheii de criptare constituie infracţiune şi se pedepseşte cu
închisoare de la unu la 3 ani.
Art. 20. - Accesarea neautorizată a documentelor din
arhiva electronică constituie infracţiune şi se pedepseşte cu închisoare de la
3 luni la 3 ani.
Art. 21. - Copierea
neautorizată a documentelor din arhiva electronică constituie infracţiune şi se
pedepseşte cu închisoare de la unu la 12 ani.
Art. 22. - Modificarea neautorizată a documentelor din
arhiva electronică constituie infracţiune şi se pedepseşte cu închisoare de la unu la 15 ani.
Art. 23. - Distrugerea arhivei electronice constituie
infracţiune şi se pedepseşte cu închisoare de la 6 la 15 ani.
Art. 24. - Constituie contravenţie dacă, potrivit
legii, nu constituie infracţiuni, nerespectarea de către administratorul
arhivei electronice a prevederilor art. 6, 8, 9, 11, 15 şi 16.
Art. 25. - Contravenţiile prevăzute la art. 24 se
sancţionează cu amendă de la 3.000 lei la 10.000 lei.
Art. 26. - (1) Constatarea contravenţiilor şi aplicarea
sancţiunilor prevăzute în cadrul prezentului capitol sunt de competenţa
personalului cu atribuţii de control din cadrul autorităţii de reglementare şi
supraveghere specializate în domeniu.
(2) Contravenţiilor prevăzute în prezentul capitol le
sunt aplicabile prevederile Ordonanţei Guvernului nr. 2/2001 privind regimul
juridic al contravenţiilor, aprobată cu modificări şi completări prin Legea nr.
180/2002, cu modificările şi completările ulterioare.
Art. 27. - (1) Responsabilitatea aplicării
dispoziţiilor prezentei legi şi a reglementărilor legate de aceasta revine
autorităţii de reglementare şi supraveghere specializate în domeniu, prevăzută
la cap. IV din Legea nr. 455/2001 privind semnătura electronică.
(2) In termen de 3 luni de la data intrării în vigoare
a prezentei legi autoritatea de reglementare şi supraveghere specializată în
domeniu, în colaborare cu Arhivele Naţionale, va elabora reglementări şi
metodologii în aplicarea prezentei legi, procedura acordării, suspendării,
retragerii deciziei de acreditare a administratorului arhivei electronice,
precum şi a autorizării centrelor de date.
Această lege a fost adoptată de Parlamentul
României, cu respectarea prevederilor art. 75 şi ale art. 76 alin. (1) din
Constituţia României, republicată.
PREŞEDINTELE CAMEREI DEPUTAŢILOR
BOGDAN OLTEANU
PREŞEDINTELE SENATULUI
NICOLAE VĂCĂROIU