În conformitate cu prevederile art. 2 alin. (1), art. 3 alin. (1) lit. b), art. 5, coroborate cu prevederile art. 6 alin. (1) şi (2) din Ordonanţa de urgenţă a Guvernului nr. 93/2012 privind înfiinţarea, organizarea şi funcţionarea Autorităţii de Supraveghere Financiară, aprobată cu modificări şi completări prin Legea nr. 113/2013, cu modificările şi completările ulterioare, în temeiul prevederilor:– art. 135 alin. (2) din Legea nr. 297/2004 privind piaţa de capital, cu modificările şi completările ulterioare;
– art. 57 alin. (1) lit. k), art. 66 alin. (2) şi art. 70 lit. h) din Legea nr. 411/2004 privind fondurile de pensii administrate privat, republicată, cu modificările şi completările ulterioare, şi art. 15 alin. (1) lit. l) din Legea nr. 204/2006 privind pensiile facultative, cu modificările şi completările ulterioare;
– art. 8 alin. (1) din Legea nr. 32/2000 privind activitatea şi supravegherea intermediarilor în asigurări şi reasigurări, cu modificările şi completările ulterioare;
– art. 173 alin. (1) lit. t) şi art. 179 alin. (4) din Legea nr. 237/2015 privind autorizarea şi supravegherea activităţii de asigurare şi reasigurare, cu modificările ulterioare,în urma deliberărilor Consiliul Autorităţii de Supraveghere Financiară din cadrul şedinţei din data de 6 decembrie 2017, Autoritatea de Supraveghere Financiară emite prezenta normă. Capitolul IDispoziţii generale Articolul 1Prezenta normă reglementează activitatea de arhivă desfăşurată la nivelul entităţilor - persoane juridice autorizate/avizate, reglementate şi supravegheate de către Autoritatea de Supraveghere Financiară, denumită în continuare A.S.F., în sensul stabilit de legislaţia privind Arhivele Naţionale şi legislaţia privind arhivarea electronică. Articolul 2 Entităţile autorizate/avizate, reglementate şi supravegheate de către A.S.F., denumite în continuare entităţi, care intră sub incidenţa prevederilor prezentei norme sunt: a)societăţile de servicii de investiţii financiare; b)societăţile de administrare a investiţiilor; c)organismele de plasament colectiv (OPC) autoadministrate; d)operatorii de piaţă/sistem; e)depozitarii centrali; f)casele de compensare; g)contrapărţile centrale; h)administratorii de fonduri de investiţii alternative; i)societăţile de asigurare şi/sau reasigurare; j)intermediarii în asigurări şi/sau reasigurări; k)administratorii fondurilor de pensii private. Articolul 3Termenii şi expresiile utilizate în prezenta normă au semnificaţiile prevăzute în legislaţia privind Arhivele Naţionale şi legislaţia privind arhivarea electronică, Legea nr. 297/2004 privind piaţa de capital, cu modificările şi completările ulterioare, Legea nr. 411/2004 privind fondurile de pensii administrate privat, republicată, cu modificările şi completările ulterioare, Legea nr. 204/2006 privind pensiile facultative, cu modificările şi completările ulterioare, Legea nr. 32/2000 privind activitatea şi supravegherea intermediarilor în asigurări şi reasigurări, cu modificările şi completările ulterioare, Legea nr. 74/2015 privind administratorii de fonduri de investiţii alternative, cu modificările şi completările ulterioare, Legea nr. 237/2015 privind autorizarea şi supravegherea activităţii de asigurare şi reasigurare, cu modificările ulterioare. Articolul 4Entităţile prevăzute la art. 2 au obligaţia de a înregistra, a ţine evidenţa, a inventaria, a selecţiona, a păstra şi a utiliza documentele pe care le creează sau le deţin în condiţiile stabilite de legislaţia privind Arhivele Naţionale şi legislaţia privind arhivarea electronică, de prezenta normă, precum şi de legislaţia sectorială specifică fiecărui tip de entitate. Articolul 5(1) În situaţia externalizării activităţii de arhivare în condiţiile definite de legislaţia privind Arhivele Naţionale, entităţile au obligaţia încheierii unui contract de prestări de servicii arhivistice cu operatori de servicii arhivistice, care să respecte legislaţia în materie de arhivare. Entităţile rămân responsabile în ceea ce priveşte respectarea prevederilor legale în materie de arhivare.(2) Încheierea contractului prevăzut la alin. (1) se realizează după notificarea prealabilă a Arhivelor Naţionale sau, după caz, a serviciilor judeţene competente/Serviciului Municipiului Bucureşti, denumite în continuare Arhivele Naţionale, în condiţiile prevăzute de legislaţia privind Arhivele Naţionale.(3) Entitatea are obligaţia să notifice A.S.F. în termen de maximum 7 zile de la data încheierii contractului de prestări de servicii arhivistice. Capitolul IIObligaţiile entităţilor privind organizarea activităţii de arhivă Secţiunea 1Evidenţa documentelor pe suport letric Articolul 6Entităţile au obligaţia de a înregistra, de a ţine evidenţa tuturor documentelor care atestă activităţile pe care le desfăşoară, intrate/ieşite, inclusiv a celor întocmite pentru uz intern a căror păstrare este obligatorie conform legislaţiei în materie de arhivare, şi de a asigura autenticitatea, integritatea şi utilizarea acestora. Articolul 7(1) Înregistrarea documentelor se efectuează întrun registru de evidenţă a intrărilor/ieşirilor de documente, în mod cronologic în ordinea intrării/ieşirii, prin alocarea unui număr de înregistrare care să permită identificarea unică a documentului, fără ca numerele de înregistrare atribuite să se repete.(2) Înregistrarea prevăzută la alin. (1) începe la data de 1 ianuarie şi se încheie la data de 31 decembrie a fiecărui an. Articolul 8Registrul de evidenţă a intrărilor/ieşirilor de documente prevăzut la art. 7 alin. (1) conţine cel puţin următoarele elemente: a)numărul de înregistrare; b)data înregistrării; c)numărul şi data documentului date de emitent; d)numărul filelor documentului; e)numărul anexelor; f)emitentul documentului; g)conţinutul documentului în rezumat; h)compartimentul căruia i s-a repartizat; i)data expedierii; j)modul rezolvării; k)destinatarul; l)numărul de înregistrare al documentului la care se conexează şi indicativul dosarului conform nomenclatorului arhivistic, stabilit şi completat în registru după rezolvarea documentului. Articolul 9Documentele care fac referire la un subiect regăsit într-un document înregistrat deja în registrul de evidenţă a intrărilor/ieşirilor de documente se conexează la acesta prin înscrierea aceluiaşi număr de înregistrare cu cel al documentului la care se face conexarea. Articolul 10Transmiterea documentelor pentru arhivare de la sediile secundare către sediul social/central se realizează în baza unui proces-verbal de predare-primire a documentelor, în conformitate cu prevederile legislaţiei privind Arhivele Naţionale. Secţiunea a 2-a Evidenţa documentelor în formă electronică Articolul 11Entităţile au obligaţia de a înregistra şi de a ţine evidenţa tuturor documentelor întocmite în formă electronică intrate/ieşite, documentelor de uz intern a căror păstrare este obligatorie conform legislaţiei în materie de arhivare. Articolul 12Entităţile care deţin arhivă electronică depun spre păstrare documentele în formă electronică, în condiţiile respectării legislaţiei privind arhivarea documentelor în formă electronică care stabileşte regimul juridic aplicabil creării, conservării, consultării şi utilizării documentelor în formă electronică arhivate sau care urmează a fi arhivate într-o arhivă electronică. Articolul 13În conformitate cu prevederile legislaţiei în materie de arhivare electronică, operaţiunile de prelucrare arhivistică a documentelor în formă electronică se realizează cu respectarea dispoziţiilor legislaţiei privind Arhivele Naţionale, precum şi a reglementărilor în vigoare privind conservarea, accesul şi protecţia informaţiei cu caracter privat. Articolul 14Entităţile care depun spre păstrare documente în formă electronică în cadrul unei arhive electronice au obligaţia desemnării unui administrator al arhivei electronice care să înregistreze şi să ţină evidenţa tuturor documentelor în formă electronică într-un registru în formă electronică. Articolul 15La solicitarea A.S.F., entităţile au obligaţia să permită accesul la orice document în formă electronică arhivat, din formatul în care a fost generat într-un format care să permită vizualizarea, reproducerea şi stocarea documentului respectiv la nivelul tehnologiilor în uz curent. Secţiunea a 3-aOrganizarea arhivei Articolul 16(1) Entităţile au obligaţia de a desemna persoane responsabile cu arhiva şi/sau de a înfiinţa compartimente de arhivă în funcţie de complexitatea, valoarea şi cantitatea documentelor pe care le creează sau le deţin.(2) Stabilirea competenţelor privind activitatea de arhivă, desemnarea persoanelor prevăzute la alin. (1), precum şi stabilirea structurii compartimentului de arhivă, în cazul în care entităţile deţin o astfel de structură, sunt în responsabilitatea conducerii entităţilor, în conformitate cu prevederile legislaţiei privind Arhivele Naţionale. Articolul 17(1) Entităţile au obligaţia să organizeze depozitul de arhivă şi să obţină avizul din partea Arhivelor Naţionale, în conformitate cu dispoziţiile legislaţiei privind Arhivele Naţionale.(2) La solicitarea A.S.F., entităţile au obligaţia de a prezenta avizul prevăzut la alin. (1). Articolul 18(1) Entităţile au obligaţia ca anual să grupeze documentele în unităţi arhivistice în conformitate cu nomenclatorul arhivistic, în funcţie de conţinut şi termene de păstrare. (2) Entităţile au obligaţia de a inventaria toate unităţile arhivistice pe care le-au constituit. Articolul 19Unităţile arhivistice prevăzute la art. 18 se depun de către entităţi la depozitul de arhivă în anul următor constituirii acestora în baza inventarelor şi proceselor-verbale de predareprimire, în conformitate cu prevederile legislaţiei privind Arhivele Naţionale. Articolul 20(1) Evidenţa tuturor intrărilor şi ieşirilor unităţilor arhivistice în/din depozitul de arhivă se ţine pe baza unui registru. (2) Unităţile arhivistice din depozitul de arhivă care au termen de păstrare permanent se păstrează separat de cele care au termen de păstrare temporar. Articolul 21Entităţile depun spre păstrare la Arhivele Naţionale documentele organizate în unităţi arhivistice cu termene de păstrare permanente, potrivit nomenclatorului arhivistic şi legislaţiei privind Arhivele Naţionale. Articolul 22Până la predarea documentelor prevăzută la art. 19, entităţile au obligaţia să întocmească o evidenţa provizorie a acestora care se actualizează permanent. Articolul 23Documentele preluate în conformitate cu art. 19 se organizează în depozitul de arhivă pe ani şi, în cadrul anului, pe compartimente şi termene de păstrare sau pe compartimente şi, în cadrul compartimentului, pe ani şi termene de păstrare. Articolul 24Entităţile au obligaţia să deţină proceduri interne corespunzătoare care să conţină referiri cel puţin la următoarele elemente: a)modul de acces în depozitul de arhivă care să fie permis doar persoanelor responsabile cu arhiva; b)nivelul de acces al personalului propriu la documentele din arhivă şi responsabilităţile acestuia faţă de documentele ridicate; c)modalitatea de eliberare a documentelor din arhivă către personalul propriu şi către alte instituţii/autorităţi ale statului. Articolul 25Entităţile au obligaţia de a permite accesul A.S.F. la înscrisurile originale aflate în depozitul de arhivă în vederea efectuării de acţiuni de control sau analize de specialitate. Articolul 26Entităţile au obligaţia selecţionării şi scoaterii documentelor din evidenţa arhivei, respectiv a unităţilor arhivistice cu termen de păstrare expirat în conformitate cu nomenclatorul arhivistic. Articolul 27Entităţile au obligaţia să facă dovada deţinerii următoarelor avize/confirmări de la Arhivele Naţionale: a)confirmarea eliminării documentelor din arhivă; b)avizul scoaterii dosarelor din evidenţa arhivei în vederea transferului către o altă entitate sau transferului într-un alt depozit de arhivă; c)avizul transferului documentelor în alt depozit de arhivă, transfer datorat distrugerii provocate de calamităţi naturale sau situaţiilor legal justificate. Articolul 28La solicitarea A.S.F., entitatea are obligaţia de a prezenta nomenclatorul arhivistic şi documentul care atestă aprobarea acestuia de către Arhivele Naţionale. Capitolul IIIAlte dispoziţii privind organizarea activităţii de arhivă Articolul 29(1) Entităţile au obligaţia să notifice A.S.F. în termen de maximum 15 zile de la data în care are loc:a)avizarea persoanelor responsabile cu activitatea de arhivă/compartimentului de arhivă obţinută de la Arhivele Naţionale; b)folosirea unui administrator al arhivei electronice în condiţiile respectării legislaţiei privind arhivarea electronică; c)depunerea documentelor în unităţi arhivistice cu termene de păstrare permanente la Arhivele Naţionale potrivit nomenclatorului arhivistic; d)scoaterea dosarelor din evidenţa arhivei în situaţia prevăzută la art. 27 lit. b); e)avizarea operatorului de servicii arhivistice; f)aprobarea oricăror modificări ale nomenclatorului arhivistic. (2) Orice notificare prevăzută la alin. (1) transmisă A.S.F. este însoţită de copii ale documentelor primite de la autorităţile competente în domeniul arhivării. Articolul 30În vederea asigurării condiţiilor pentru ca A.S.F. să îşi poată îndeplini atribuţiile de control, conform legii, entităţile au obligaţia să permită sau să asigure accesul A.S.F. şi/sau al auditorilor entităţii la toate documentele solicitate, inclusiv în cazul în care externalizează activitatea de arhivă. Articolul 31Entităţile care deţin documente electronice în cadrul unei arhive electronice au următoarele obligaţii: a)să administreze documentele electronice astfel încât să asigure păstrarea integrităţii, autenticităţii şi posibilităţii de utilizare a acestora; b)să adopte un sistem de management arhivistic aprobat de autoritatea competentă în domeniu, care să conţină proceduri specifice; c)să implementeze mecanisme tehnice care să asigure accesul şi modificarea datelor, în situaţiile permise, de o manieră controlată, identificabilă şi databilă, cu păstrarea variantelor anterioare modificărilor operate; d)să implementeze soluţii tehnice care să permită exportul datelor din sistem într-un format standardizat agreat de autoritatea competentă în domeniu sau comun utilizat, obligaţia migrării datelor în formatele agreate revenind entităţii, în conformitate cu legislaţia în materie de arhivare electronică. Articolul 32Entităţile prevăzute la art. 2 lit. i) şi j) au obligaţia să păstreze timp de 10 ani de la data creării documentului în arhiva proprie următoarele documente privind activitatea desfăşurată în domeniul asigurărilor/reasigurărilor: a)dosarele de daună, împreună cu evidenţele tehnice şi evidenţele contabile aferente; b)raportul anual al auditorului financiar; c)registrul special al activelor care acoperă rezervele tehnice brute; d)raportările financiare transmise către A.S.F.; e)situaţiile financiare anuale; f)orice alte rapoarte prevăzute de legislaţia emisă în domeniul asigurărilor; g)documentele cu valoare practică în baza cărora se eliberează copii, certificate şi extrase privind drepturile individuale ale asiguraţilor. Articolul 33În cazul în care entităţile utilizează înregistrări telefonice în activitatea pe care o desfăşoară, acestea au obligaţia de a respecta următoarele cerinţe: a)să utilizeze aplicaţii de înregistrare care să permită identificarea şi accesarea cu uşurinţă a oricărei înregistrări; b)să asigure stocarea/arhivarea şi accesarea ulterioară a convorbirilor telefonice; c)să ţină evidenţa înregistrărilor telefonice sub forma unui centralizator în format interogabil care să conţină cel puţin data şi numele consumatorului de produse financiare nebancare, în vederea identificării acestuia. Articolul 34(1) Orice modificare apărută în desfăşurarea activităţii arhivistice este notificată A.S.F. de către entitate în termen de maximum 7 zile de la data producerii acesteia.(2) În cazul unor evenimente neprevăzute care au apărut în desfăşurarea activităţii arhivistice şi care pot afecta integritatea arhivei, notificarea se realizează în maximum 24 de ore de la luarea la cunoştinţă a producerii evenimentului. Articolul 35Entităţile au obligaţia să elibereze certificate, extrase şi copii ale documentelor pe care le creează sau le deţin la solicitarea consumatorilor de produse financiare nebancare sau a reprezentanţilor legali ai acestora, în baza unor înscrisuri doveditoare care le atestă calitatea, în situaţia în care solicitările se referă la drepturi care îi privesc pe aceştia. Articolul 36Conducerea entităţii are obligaţia să se asigure că persoanele responsabile cu arhiva duc la îndeplinire cerinţele privind evidenţa, inventarierea, selecţionarea, păstrarea şi folosirea documentelor înscrise în nomenclatorul arhivistic al entităţii şi că sunt asigurate următoarele: a)dotarea corespunzătoare a depozitelor în funcţie de formatul şi de suportul documentelor cu mijloace adecvate de păstrare şi de protejare a acestora, precum şi cu mijloace şi sisteme de prevenire şi stingere a incendiilor, de prevenire a inundaţiilor, precum şi cu aparatură specifică de urmărire şi asigurare a microclimatului şi de control al accesului în depozit; b)organizarea depozitului de arhivă după criterii stabilite conform prevederilor legislaţiei în materie de arhivare; c)organizarea activităţii de întocmire a nomenclatorului arhivistic al entităţii, asigurarea legăturii cu Arhivele Naţionale în vederea verificării şi confirmării acestuia, precum şi urmărirea modului de aplicare a acestuia de către structurile entităţii; d)coordonarea activităţii arhivistice din cadrul entităţii, în conformitate cu prevederile legislaţiei în materie de arhivare; e)organizarea arhivării documentelor primite de la structurile entităţii pe bază de proces-verbal de predare/primire şi inventare, întocmite cu respectarea prevederilor legislaţiei în materie aplicabile; f)evidenţa tuturor documentelor intrate/ieşite în/din depozitul de arhivă pe baza registrului de evidenţă a intrărilor/ieşirilor de documente; g)eliberarea pe bază de semnătură şi ţinerea evidenţei documentelor solicitate de compartimentele din cadrul entităţii şi verificarea integrităţii acestora la restituire; h)pregătirea documentelor cu valoare istorică şi a inventarelor acestora în vederea predării lor la Arhivele Naţionale conform legislaţiei în materie aplicabilă; i)punerea la dispoziţia A.S.F. a tuturor documentelor solicitate cu prilejul exercitării atribuţiilor de control. Articolul 37Entităţile au obligaţia păstrării copiilor documentelor originale predate către organele judiciare sau alte autorităţi publice, împreună cu dovada predării acestora. Capitolul IVDispoziţii finale Articolul 38Prezenta normă se completează cu prevederile legislaţiei privind Arhivele Naţionale şi ale legislaţiei privind arhivarea electronică în materie de arhivare, precum şi cu legislaţia sectorială specifică fiecărui tip de entitate. Articolul 39Entităţile au obligaţia să ia toate măsurile necesare în vederea organizării activităţii de arhivă în conformitate cu legislaţia privind Arhivele Naţionale şi cu legislaţia privind arhivarea electronică şi cu prevederile prezentei norme. Articolul 40Entităţile au obligaţia să comunice A.S.F., în termen de maximum 30 de zile de la data înfiinţării, reorganizării sau fuziunii, măsurile dispuse privind activitatea de arhivă. Articolul 41Nerespectarea de către entităţile prevăzute la art. 2 a prevederilor prezentei norme se sancţionează conform legislaţiei aplicabile fiecărui tip de entitate. Articolul 42Prezenta normă se publică în Monitorul Oficial al României, Partea I, şi intră în vigoare la data de 1 ianuarie 2018. Articolul 43 La data intrării în vigoare a prezentei norme se abrogă: a)Hotărârea Consiliului Autorităţii de Supraveghere Financiară nr. 3/2013 pentru aprobarea Normei nr. 1/2013 privind organizarea activităţii de arhivă a administratorilor de fonduri de pensii private, publicată în Monitorul Oficial al României, Partea I, nr. 448 din 22 iulie 2013; b)Norma Consiliului Autorităţii de Supraveghere Financiară nr. 9/2014 privind organizarea activităţii de arhivă la asiguratori/reasiguratori şi intermediari în asigurări şi/sau reasigurări, publicată în Monitorul Oficial al României, Partea I, nr. 343 din 9 mai 2014. Preşedintele Autorităţii de Supraveghere Financiară, Leonardo Badea