ORDIN
Nr. 2409/C din 25 august 2004
pentru aprobarea Instructiunilor privind utilizarea semnaturii electronice in
vederea inregistrarii formularelor si cautarii datelor in Arhiva Electronica de
Garantii Reale Mobiliare
ACT EMIS DE: MINISTERUL JUSTITIEI
ACT PUBLICAT IN: MONITORUL OFICIAL NR. 829 din 8 septembrie 2004
In temeiul art. 28^3 din Ordonanta Guvernului nr. 89/2000 privind unele
masuri pentru autorizarea operatorilor si efectuarea inscrierilor in Arhiva
Electronica de Garantii Reale Mobiliare, aprobata cu modificari prin Legea nr.
298/2002, cu modificarile si completarile ulterioare,
avand in vedere prevederile art. 30 alin. (2) si ale art. 47 alin. (5) din
Regulamentul pentru organizarea si functionarea Arhivei Electronice de Garantii
Reale Mobiliare, adoptat prin Hotararea Guvernului nr. 802/1999, cu
modificarile si completarile ulterioare,
in conformitate cu dispozitiile art. 6 alin. (3) din Hotararea Guvernului
nr. 736/2003 privind organizarea si functionarea Ministerului Justitiei, cu
modificarile si completarile ulterioare,
ministrul justitiei emite urmatorul ordin:
Art. 1
Se aproba Instructiunile privind utilizarea semnaturii electronice in
vederea inregistrarii formularelor si cautarii datelor in Arhiva Electronica de
Garantii Reale Mobiliare, cuprinse in anexa care face parte integranta din
prezentul ordin.
Art. 2
Directia publicitate mobiliara, imobiliara si notari publici va lua
masurile necesare in vederea ducerii la indeplinire a prevederilor prezentului
ordin.
Art. 3
Prezentul ordin se publica in Monitorul Oficial al Romaniei, Partea I.
Ministrul justitiei,
Cristian Diaconescu
ANEXA 1
INSTRUCTIUNI
privind utilizarea semnaturii electronice in vederea inregistrarii formularelor
si cautarii datelor in Arhiva Electronica de Garantii Reale Mobiliare
Art. 1
(1) Orice persoana fizica sau juridica va putea inainta, in calitate de
solicitant, catre un operator/agent autorizat al Arhivei Electronice de
Garantii Reale Mobiliare, cereri de inscriere in arhiva a formularelor de avize
de garantie ori de cautare a unor informatii inscrise in baza de date a
arhivei, sub forma unor inscrisuri intocmite prin mijloace electronice carora
li s-a incorporat, atasat sau asociat semnatura electronica extinsa a
solicitantului, bazata pe un certificat calificat valabil, cu plata taxei
stabilite de lege si a tarifului corespunzator stabilit de acel operator si cu
conditia ca operatorul/agentul autorizat respectiv sa agreeze aceasta
modalitate de remitere a solicitarilor.
(2) Termenii urmatori vor avea sensurile de mai jos:
a) TED inseamna transferul electronic de date al formularelor de avize de
garantie, al solicitarilor de cautare a avizelor de garantie, precum si al
rezultatelor cautarilor;
b) document TED reprezinta un document in format electronic transmis intre
solicitant si operator/agent autorizat, semnat cu semnatura electronica extinsa
a solicitantului si a operatorului/agentului autorizat.
Art. 2
Transferul electronic al documentelor intre solicitanti si operatori/agenti
autorizati se va putea realiza sub forma:
a) fisierelor atasate unui e-mail, care au incorporata, atasata ori
asociata o semnatura electronica extinsa, bazata pe un certificat valabil;
b) mesajelor de e-mail care au incorporata, atasata sau asociata o
semnatura electronica extinsa, bazata pe un certificat valabil. Mesajul de
e-mail va include un singur formular de aviz de garantie ori o singura
solicitare de cautare in arhiva;
c) fisierelor transmise prin alte tehnici decat prin e-mail, care au
incorporata, atasata ori asociata o semnatura electronica extinsa, bazata pe un
certificat valabil.
Art. 3
(1) La receptionarea unui document TED, operatorii/agentii autorizati au
obligatia de a transmite solicitantilor instiintari de acceptare sau de
respingere pentru documentele TED, iar in cazul unei instiintari de respingere,
in mod obligatoriu sub forma unui alt document TED, semnat cu semnatura
electronica a operatorului/agentului.
(2) Un document care poate fi citit de echipamentul arhivei, dar nu este
semnat electronic sau nu este completat corespunzator prevederilor legale ori
nu are formatul acceptat de arhiva va fi refuzat de operator. Operatorul va
comunica solicitantului respectiv si explicatia refuzului atunci cand acest
lucru este posibil.
Art. 4
(1) Documentele transmise electronic de catre solicitanti vor fi stocate de
catre operatori/agenti autorizati, fara a le modifica, pe suport informatic, in
conditii care sa asigure integritatea acestora; documentele receptionate vor fi
copiate, fara a le modifica, si pe unul sau mai multe dispozitive suplimentare
de stocare, in scopul prevenirii pierderii datelor.
(2) In momentul acceptarii unui document TED operatorul/agentul autorizat
va intocmi pe suport informatic, fie prin utilizarea aplicatiei software a
arhivei, fie prin alte metode, o evidenta continand toate informatiile
referitoare la respectivul document, care va fi stocata la operator/agent in
conditiile prevazute la alin. (1).
(3) Datele din formularele de avize de garantie vor fi transferate in
sistemul de administrare a informatiei al arhivei de catre operatorii/agentii
autorizati, fie prin introducerea directa a acestora, fie prin utilizarea unor
tehnici de preluare automata.
(4) Dupa efectuarea inscrierii in arhiva, o copie a formularului de aviz de
garantie va fi transmisa solicitantului de catre operator/agent, in forma
electronica, semnata cu semnatura electronica extinsa a operatorului sau
agentului, cu mentionarea numarului si datei inregistrarii formularului, precum
si a numarului de identificare a inregistrarii.
(5) In cazul unei cereri de cautare in arhiva, inaintata sub forma unui
document TED, operatorul/agentul autorizat va transmite solicitantului
respectiv un inscris in forma electronica ce va cuprinde rezultatele cautarii,
precum si criteriile si termenii propusi de solicitant si cei utilizati de
operator din proprie initiativa, daca este cazul, in functie de care s-a
realizat cautarea; ansamblul solicitare de cautare - comunicarea rezultatului
cautarii, transmis sub forma unor inscrisuri in format electronic carora li s-a
incorporat, atasat sau asociat o semnatura electronica extinsa, bazata pe un
certificat calificat valabil, inlocuieste procesul-verbal de cautare.
(6) Documentele TED transmise solicitantilor de catre operatori/agenti
autorizati vor fi, de asemenea, incluse intr-o evidenta, conform celor
prevazute la alin. (2).
Art. 5
Solicitarea de inregistrare in arhiva a unui formular de aviz de garantie,
adresata pe seama unei persoane juridice de catre o persoana fizica, alta decat
cea care, in calitate de organ de conducere, poate reprezenta entitatea in
relatiile cu tertii, va fi in mod obligatoriu precedata de o notificare din
partea reprezentantului legal al persoanei juridice catre operatorul/agentul
care va efectua inscrierea, transmisa sub forma unui inscris semnat cu
semnatura electronica proprie a acestuia; in cuprinsul notificarii
reprezentantul legal al persoanei juridice va declara pe propria raspundere cu
privire la existenta procurii autentice prin care persoana fizica respectiva a
fost mandatata sa adreseze solicitari de inregistrare in arhiva pe seama
persoanei juridice si va preciza limitele imputernicirii.
Art. 6
(1) In vederea utilizarii sistemului de transfer electronic de date
Autoritatea de Supraveghere va publica pe site ul Arhivei Electronice de
Garantii Reale Mobiliare, la data intrarii in vigoare a prezentelor
instructiuni, cu caracter obligatoriu pentru operatori/agenti autorizati si
pentru solicitanti, o lista completa referitoare la tipurile documentelor TED
utilizate, precum si alte conditii tehnice ce trebuie indeplinite in acest sens
de catre solicitanti si utilizatorii autorizati.
(2) Specificatiile tehnice publicate pe site ul Arhivei Electronice de
Garantii Reale Mobiliare vor putea fi completate si modificate de Autoritatea
de Supraveghere, in functie de progresul tehnologic, cu instiintarea prealabila
a utilizatorilor autorizati si a solicitantilor de inscrieri sau de cautari in
arhiva.