ORDIN Nr. 4
din 14 aprilie 2010
pentru aprobarea Normelor
privind organizarea activitatii de arhiva la asiguratori, reasiguratori si
intermediari în asigurari si/sau în reasigurari
ACT EMIS DE:
COMISIA DE SUPRAVEGHERE A ASIGURARILOR
ACT PUBLICAT IN:
MONITORUL OFICIAL NR. 264 din 22 aprilie 2010
Potrivit Hotărârii Consiliului Comisiei de
Supraveghere a Asigurărilor din data de 13 aprilie 2010, prin care s-au
adoptat Normele privind organizarea activităţii de arhivă la
asigurători, reasiguratori şi intermediari în asigurări
şi/sau în reasigurări,
în temeiul prevederilor art. 4 alin. (26) şi (27),
precum şi ale art. 8 din Legea nr. 32/2000 privind activitatea de
asigurare şi supravegherea asigurărilor, cu modificările şi
completările ulterioare,
preşedintele Comisiei de Supraveghere a
Asigurărilor emite următorul ordin:
Art. 1. - Se aprobă Normele privind organizarea
activităţii de arhivă la asigurători, reasiguratori şi
intermediari în asigurări şi/sau în reasigurări, cuprinse în
anexa care face parte integrantă din prezentul ordin.
Art. 2. -Asigurătorii, reasiguratorii,
intermediarii în asigurări, precum şi direcţiile de specialitate
din cadrul Comisiei de Supraveghere a Asigurărilor vor asigura ducerea la
îndeplinire a prevederilor prezentului ordin.
Preşedintele Comisiei de Supraveghere a
Asigurărilor,
Angela Toncescu
ANEXA
NORME
privind organizarea activităţii de
arhivă la asigurători, reasiguratori şi intermediari în
asigurări şi/sau în reasigurări
CAPITOLUL I
Dispoziţii generale
Art. 1. - In vederea păstrării în mod
corespunzător a documentelor referitoare la activitatea de asigurare,
astfel încât acestea să poată fi prezentate la solicitarea Comisiei
de Supraveghere a Asigurărilor, precum şi în scopul protejării
drepturilor asiguraţilor şi al promovării stabilităţii
activităţii de asigurare în România, se emit prezentele norme, care
au ca obiect organizarea activităţii de arhivă la asigurători,
reasiguratori şi intermediari în asigurări şi/sau în
reasigurări.
Art. 2. -Asigurătorii, reasiguratorii şi
intermediarii în asigurări şi/sau în reasigurări răspund
prin intermediul conducerii executive de evidenţa, inventarierea,
selecţionarea, păstrarea şi folosirea documentelor create
şi deţinute, în condiţiile prevederilor Legii Arhivelor
Naţionale nr. 16/1996, cu modificările şi completările
ulterioare, ale Legii nr. 135/2007 privind arhivarea documentelor în formă
electronică şi ale prezentelor norme.
Art. 3. - Termenii şi expresiile utilizate în prezentele
norme au semnificaţiile prevăzute în Legea nr. 32/2000 privind
activitatea de asigurare şi supravegherea asigurărilor, cu
modificările şi completările ulterioare, în Legea nr. 136/1995
privind asigurările şi reasigurările în România, cu
modificările şi completările ulterioare, în Legea nr. 503/2004
privind redresarea financiară şi falimentul societăţilor de
asigurare şi în normele emise în aplicarea acestora, precum şi în
legislaţia specifică privind activitatea de arhivă.
CAPITOLUL II
Obligaţiile asigurătorilor,
reasiguratorilor şi intermediarilor în asigurări şi/sau în
reasigurări
Art. 4. -Asigurătorii, reasiguratorii şi
intermediarii în asigurări şi/sau în reasigurări au
obligaţia de a crea şi de a deţine documente care să ateste
întreaga lor activitate.
Art. 5. - (1) Asigurătorii, reasiguratorii şi
intermediarii în asigurări şi/sau în reasigurări au
obligaţia de a înregistra şi de a ţine evidenţa tuturor
documentele intrate, ieşite sau întocmite pentru uz intern.
(2) Inregistrarea documentelor se va face într-un
registru de evidenţă a intrărilor-ieşirilor, în mod
cronologic, în ordinea primirii şi ieşirii, fără ca
numerele de înregistrare atribuite documentelor să se repete.
(3) Inregistrarea documentelor începe de la data de 1
ianuarie şi se încheie la data de 31 decembrie ale fiecărui an.
Art. 6. - (1) Asigurătorii, reasiguratorii şi
intermediarii în asigurări şi/sau în reasigurări au
obligaţia de a înfiinţa, conform prevederilor legale, compartimente
de arhivă sau de a desemna persoane responsabile cu probleme de
arhivă, în funcţie de complexitatea, valoarea şi cantitatea
documentelor pe care le creează sau le deţin.
(2) Compartimentele de arhivă/Persoanele
responsabile cu problemele de arhivă au următoarele obligaţii:
a) să coordoneze şi să răspundă
de activitatea arhivistică din cadrul asigurătorilor,
reasiguratorilor şi intermediarilor în asigurări şi/sau în
reasigurări, în conformitate cu prevederile legislaţiei arhivistice
în vigoare;
b) să organizeze primirea şi arhivarea
documentelor de la structurile asigurătorilor, reasiguratorilor şi
intermediarilor în asigurări şi/sau în reasigurări pe bază
de proces-verbal şi inventare, întocmite conform legislaţiei în
vigoare;
c) să propună componenţa Comisiei de
selecţionare a documentelor şi să o convoace în vederea
analizării documentelor cu termen de păstrare expirat şi care
pot fi propuse spre eliminare; să întocmească formele prevăzute
de lege pentru confirmarea lucrării de selecţionare de către
Arhivele Naţionale;
d) să iniţieze şi să organizeze
activitatea de întocmire a Nomenclatorului arhivistic al asigurătorilor,
reasiguratorilor şi intermediarilor în asigurări şi/sau în
reasigurări şi să îl actualizeze periodic; să asigure
legătura cu Arhivele Naţionale în vederea verificării şi
confirmării nomenclatorului şi să urmărească modul de
aplicare a acestuia de către structurile asigurătorilor,
reasiguratorilor şi intermediarilor în asigurări şi/sau în
reasigurări;
e) să întocmească inventare pentru
documentele fără evidenţă aflate în depozit;
f) să asigure evidenţa tuturor documentelor
intrate şi ieşite din depozitul de arhivă, pe baza registrelor
specifice;
g) să cerceteze documentele din depozit în vederea
eliberării documentelor solicitate de cetăţeni (asiguraţi,
păgubiţi, angajaţi etc), în conformitate cu legislaţia
arhivistică în vigoare;
h) să pună la dispoziţie pe bază de
semnătură şi să ţină evidenţa documentelor
împrumutate compartimentelor, iar la restituire să verifice integritatea
documentului împrumutat;
i) să organizeze depozitul de arhivă
după criterii prealabil stabilite, conform prevederilor legislaţiei
arhivistice în vigoare; să solicite conducerii asigurătorilor,
reasiguratorilor şi intermediarilor în asigurări şi/sau în
reasigurări dotarea corespunzătoare a depozitelor, potrivit prevederilor
art. 11 alin. (2), să informeze conducerea acestora şi să
propună măsuri în vederea asigurării condiţiilor
corespunzătoare de păstrare şi conservare a arhivei;
j) să pună la dispoziţia delegatului
Arhivelor Naţionale toate documentele solicitate cu prilejul
efectuării acţiunilor de control privind situaţia arhivelor la
creatori;
k) să pregătească documentele cu valoare
istorică şi inventarele acestora, în vederea predării lor la
Arhivele Naţionale, conform legislaţiei arhivistice în vigoare.
(3) Compartimentele de arhivă/Persoanele desemnate
responsabile cu problemele de arhivă răspund de evidenţa,
inventarierea, selecţionarea, păstrarea şi folosirea
documentelor înscrise în Nomenclatorul arhivistic al societăţii.
Art. 7. - Fiecare asigurător, reasigurator şi
intermediar în asigurări şi/sau în reasigurări are
obligaţia de a întocmi Nomenclatorul arhivistic al societăţii,
care va fi transmis spre avizare Comisiei de Supraveghere a Asigurărilor
şi supus aprobării Arhivelor Naţionale.
Art. 8. - (1) Asigurătorii, reasiguratorii şi
intermediarii în asigurări şi/sau în reasigurări au
obligaţia de a inventaria documentele şi de a le preda
compartimentului de arhivă.
(2) Documentele se grupează în dosare, potrivit
problematicii şi termenelor de păstrare stabilite în Nomenclatorul
arhivistic.
(3) Predarea dosarelor la compartimentul de arhivă
se efectuează pe bază de inventare şi procese-verbale de
predare-primire.
(4) In cadrul compartimentului de arhivă,
asigurătorii, reasiguratorii şi intermediarii în asigurări
şi/sau în reasigurări vor organiza depozitul de arhivă.
(5) Până la predarea la compartimentul de
arhivă a documentelor, se va întocmi o evidenţă provizorie a
acestora, pe suport electronic şi pe suport hârtie, cu obligativitatea
actualizării acesteia periodic.
Art. 9. - (1) Asigurătorii, reasiguratorii şi
intermediarii în asigurări şi/sau în reasigurări au
obligaţia de a întocmi evidenţa dosarelor depuse la depozitul de
arhivă, respectiv a documentelor scoase din depozit.
(2) Asigurătorii, reasiguratorii şi
intermediarii în asigurări şi/sau în reasigurări sunt
obligaţi să păstreze documentele create sau deţinute în
condiţii corespunzătoare, asigurându-le împotriva distrugerii,
degradării ori sustragerii.
(3) Evidenţa tuturor intrărilor şi ieşirilor
de unităţi arhivistice din depozit se ţine pe baza Registrului
de evidenţă a intrărilor-ieşirilor unităţilor
arhivistice. In evidenţa informatică a unităţilor
arhivistice urmează a fi păstrate în mod obligatoriu următoarele
informaţii: codul arhivistic conform nomenclatorului, anul, unitatea
teritorială emitentă a documentului, numărul documentului.
(4) In cazul în care un asigurător, reasigurator
şi intermediar în asigurări şi/sau în reasigurări
intenţionează să scoată dosare din evidenţa arhivei, în
vederea selecţionării, transferului către un alt
asigurător, reasigurator şi intermediar în asigurări şi/sau
în reasigurări, transferului în alt depozit de arhivă sau ca urmare a
distrugerii provocate de calamităţi naturale ori de un eveniment
exterior imprevizibil şi de neînlăturat, operaţiunea se va
efectua cu notificarea Comisiei de Supraveghere a Asigurărilor.
CAPITOLUL III
Păstrarea documentelor şi organizarea
depozitului de arhivă
Art. 10. - Sediile sociale şi sediile secundare
ale asigurătorilor, reasiguratorilor şi intermediarilor în
asigurări şi/sau în reasigurări vor fi prevăzute cu
spaţii special amenajate pentru păstrarea arhivei.
Art. 11. - (1) Asigurătorii, reasiguratorii
şi intermediarii în asigurări şi/sau în reasigurări au
obligaţia de a organiza depozitul de arhivă, conform legii.
(2) Depozitul de arhivă va fi dotat, în
funcţie de formatul şi de suportul documentelor, cu mijloace adecvate
de păstrare şi de protejare a acestora, precum şi cu mijloace,
instalaţii şi sisteme de prevenire şi stingere a incendiilor, de
prevenire a inundaţiilor, precum şi cu aparatură specifică
de urmărire şi asigurare a microclimatului şi de control al
accesului în depozit.
Art. 12. - (1) Asigurătorii, reasiguratorii
şi intermediarii în asigurări şi/sau în reasigurări vor
depune spre păstrare permanentă la Arhivele Naţionale sau,
după caz, la structurile teritoriale competente ale Arhivelor
Naţionale documentele cu termene permanente, potrivit Nomenclatorului
arhivistic.
(2) Dosarele de daună, împreună cu evidenţa
completă a acestora, precum şi evidenţele tehnico-operative
şi contabile aferente acestor dosare se păstrează în arhiva
asigurătorilor, reasiguratorilor şi intermediarilor în asigurări
şi/sau în reasigurări timp de 7 ani.
(3) Raportul anual al auditorului financiar, raportul
actuarial anual, raportul asupra asigurărilor de viaţă, precum
şi orice alte rapoarte prevăzute de Legea nr. 32/2000, cu
modificările şi completările ulterioare, de Legea nr. 503/2004,
precum şi de normele emise în aplicarea acestora, registrul special al
activelor admise să acopere rezervele tehnice, raportările financiare
transmise către Comisia de Supraveghere a Asigurărilor, precum
şi situaţiile financiare anuale se păstrează în arhiva asigurătorilor,
reasiguratorilor şi intermediarilor în asigurări şi/sau în
reasigurări timp de 10 ani.
(4) Documentele cu valoare practică în baza
cărora se eliberează copii, certificate şi extrase privind
drepturile individuale ale asiguraţilor vor fi păstrate de către
asigurători, reasiguratori şi intermediarii în asigurări
şi/sau în reasigurări.
(5) Asigurătorii şi reasiguratorii împotriva
cărora s-a deschis procedura falimentului sunt obligaţi să
predea Arhivelor Naţionale sau direcţiilor judeţene ale
Arhivelor Naţionale documentele în baza cărora se eliberează
copii, certificate şi extrase privind drepturile referitoare la stagiile
de cotizare la asigurări sociale ale personalului.
Art. 13. - (1) Asigurătorii, reasiguratorii
şi intermediarii în asigurări şi/sau în reasigurări pot
păstra arhiva la sediile sociale şi la sediile secundare sau o pot
încredinţa spre păstrare unei societăţi autorizate să
presteze servicii de arhivare a documentelor, cu respectarea prevederilor Legii
nr. 16/1996, cu modificările şi completările ulterioare, precum
şi ale Legii nr. 135/2007, cu notificarea Comisiei de Supraveghere a
Asigurărilor, indicând societatea respectivă şi datele sale de
contact.
(2) Societatea autorizată să presteze
servicii de arhivare menţionată la alin. (1) trebuie să respecte
standardele de calitate referitoare la prestarea serviciilor de arhivare,
precum şi condiţiile prevăzute la art. 11 alin. (2).
CAPITOLUL IV
Dispoziţii finale
Art. 14. -Asigurătorii, reasiguratorii şi
intermediarii în asigurări şi/sau în reasigurări care îşi
încetează activitatea au obligaţia să dispună măsuri
pentru păstrarea, conservarea şi evidenţa arhivei, în
condiţiile prevăzute de prezentele norme, şi să comunice
Comisiei de Supraveghere a Asigurărilor adresa unde se află arhiva
societăţii, precum şi datele de identificare şi de contact
ale persoanei responsabile cu administrarea arhivei.
Art. 15. -Asigurătorii, reasiguratorii şi
intermediarii în asigurări şi/sau în reasigurări sunt
obligaţi să ia toate măsurile în vederea organizării
activităţii de arhivă, în termen de 60 de zile de la intrarea în
vigoare a prezentelor norme.
Art. 16. - Nerespectarea în orice mod a
dispoziţiilor prezentelor norme se sancţionează de către
Comisia de Supraveghere a Asigurărilor în condiţiile şi potrivit
prevederilor art. 39 din Legea nr. 32/2000, cu modificările şi
completările ulterioare.