HOTARARE   Nr. 10/V din 17 septembrie 2004

privind aprobarea publicarii in Monitorul Oficial al Romaniei, Partea I, a Ghidului de achizitii pentru proiecte finantate de FRDS - Partea 1 - Proceduri de achizitii

ACT EMIS DE:                FONDUL ROMAN DE DEZVOLTARE SOCIALA

ACT PUBLICAT IN: MONITORUL OFICIAL  NR. 1065 din 17 noiembrie 2004

    In temeiul art. 17 si 18 din Legea nr. 129/1998 privind infiintarea, organizarea si functionarea Fondului Roman de Dezvoltare Sociala, republicata, cu modificarile si completarile ulterioare,

    Consiliul Director hotaraste:

    ARTICOL UNIC
    Se aproba publicarea in Monitorul Oficial al Romaniei, Partea I, a Ghidului de achizitii pentru proiecte finantate de FRDS - Partea 1 - Proceduri de achizitii, in conformitate cu prevederile art. 9 alin. (2) din Legea nr. 129/1998, republicata, cu modificarile si completarile ulterioare. Ghidul de achizitii pentru proiecte finantate de FRDS - Partea 1 - Proceduri de achizitii este prevazut in anexa*) care face parte integranta din prezenta hotarare.
------------
    *) Anexa este reprodusa in facsimil.

              Presedintele Fondului Roman de Dezvoltare Sociala,
                              Romeo Postelnicu

    ANEXA 1

              GHIDUL DE ACHIZITII PENTRU PROIECTE FINANTATE DE FRDS

    Partea 1
    Proceduri de achizitii

    CAP. 1
    Introducere

    1.1. Generalitati
    1.1.1. Acest "Ghid de achizitii" este un indrumator pentru aplicarea diverselor metode de achizitii fiind conform cu procedurile in materie ale Bancii Mondiale, obligatorii pentru beneficiarii imprumuturilor BIRD, si anume: "GUIDELINES - PROCUREMENT" (January 1995 edition, revised in January and August 1996, September 1997 and January 1999) si "GUIDELINES - SELECTION AND EMPLOYMENT OF CONSULTANTS" (January 1997 edition, revised in September 1997, January 1999 and May 2002)*), aplicabile proiectelor cu finantare BIRD (Banca), si cu urmatoarele documente:
    - Legea nr. 129/1998, republicata;
    - Acordul de imprumut semnat intre Romania si BIRD, finantator al Proiectului "Fondul de Dezvoltare Sociala";
    - Acordul subsidiar semnat intre Ministerul Finantelor Publice si Fondul Roman de Dezvoltare Sociala (FRDS/Fond);
    - Manualul de Operare al Fondului.
------------
    *) http//www.worldbank.org

    1.1.2. Procedurile de achizitii ale Fondului Roman de Dezvoltare Sociala (Fondul) sunt obligatorii pentru beneficiarii de granturi. Toate celelalte prevederi ale legilor in vigoare in Romania sunt aplicabile, daca prevederile acestora nu contravin prevederilor din acordurile internationale in baza carora este implementat un Proiect.

    CAP. 2
    Ghidul de achizitii

    2.1. Ghidul de achizitii al Fondului
    2.1.1. Scopul principal al acestui indrumator este de a informa toti beneficiarii de granturi interesati si partenerii de lucru ai acestora sau ai Fondului asupra modului de organizare a achizitiilor de bunuri si de lucrari precum si de selectie si angajare a consultantilor pentru aceste proiecte. Acest indrumator este, de asemenea, si un instrument de instruire si pregatire a personalului angajat si a colaboratorilor, pentru Proiectul FRDS.
    2.1.2. Rolul Fondului este sa se asigure, prin rapoartele cu privire la stadiul unui Proiect, prin supervizarea fizica pe teren si prin avizarile prealabile si cele ulterioare, asupra modului in care s-au efectuat achizitiile de catre beneficiarii Proiectului si ca fondurile au fost utilizate cu incadrarea in angajamentele initiale, cu economicitate si eficienta, iar contractele au fost incredintate intr-o maniera transparenta si corecta. Pentru aceasta, Fondul organizeaza programe de instruire cu reprezentantii beneficiarilor si cu oricare alte persoane interesate sa asiste (reprezentanti ai autoritatilor locale, contractori, parteneri).
    2.1.3. Principalele materiale utilizate ca suport pentru elaborarea acestui indrumator, sunt:
    - Liniile directoare ale Bancii Mondiale, "WB Guidelines" mentionate mai sus si documentele standardizate corespondente;
    - "Manual privind achizitiile de valori foarte mici derulate in cadrul granturilor mici finantate de Banca Mondiala" (Final draft: N. Khan, 16 Octombrie 2001);
    - "Achizitii de lucrari simple, de valoare mica, cu durata scurta si risc redus" (Documente standardizate de ofertare, Editie pilot, Septembrie 2000) recomandat de Jean Jack Raoul;
    2.1.4. Autorul a incercat sa tina seama de toate aspectele legale privind prevederile in materie de achizitii ale finantatorului (BIRD) si normele de achizitii publice ale cofinantatorului (GUVERNUL ROMANIEI), sa le ajusteze si sa le faca mai simple pentru beneficiarii Fondului, luand in considerare capacitatea lor de a coordona astfel de activitati, experienta si practica Fondului precum si lectiile invatate in timpul implementarii fazei I a Proiectului. FRDS multumeste, pentru sprijinul acordat la elaborarea acestui Ghid, d-lui Vlad Krasikov, coordonatorul specialist in achizitii al Bancii Mondiale pentru zona Europei si Asiei Centrale.

    2.2. Utilizarea Ghidului de achizitii
    2.2.1. Ghidul cuprinde 2 (doua) parti:
    Partea 1. - Proceduri de achizitii - cuprinde prevederi legale, modul de identificare a necesarului de bunuri, lucrari si servicii in cadrul granturilor, roluri si responsabilitati ale beneficiarilor de granturi, precum si metodele de achizitii aplicabile, descrise pas cu pas.
    Partea a 2-a. - Modele si Formulare FRDS - cuprinde modele de "Invitatie la cotatie", pentru bunuri; formulare FRDS de "Documente de ofertare", pentru lucrari; formulare FRDS de "Cerere de propuneri", pentru servicii de consultanta si formulare de evaluare.
    2.2.2. Banca a acceptat aplicarea acestor proceduri simplificate cu conditia ca obiectivele Proiectului sa fie atinse. Pentru aceste proceduri atat Banca, cat si Fondul au stabilit cerinte procedurale minimale in scopul asigurarii economicitatii si eficientei, cu conditia supervizarii periodice si prin verificarea ulterioara a fazelor relevante ale proceselor de achizitii.
    2.2.3. A doua parte a Ghidului a fost elaborata in conformitate cu prevederile Liniilor directoare si documentele standardizate ale Bancii Mondiale, fiind luate in considerare urmatoarele metode: "Achizitii cu participare comunitara" pentru bunuri si lucrari, "Selectie la pretul cel mai mic" pentru servicii de consultanta (firme) si "Selectia consultantilor individuali" pentru servicii prestate de specialisti (persoane fizice), adaptate subproiectelor finantate de Fond si capacitatii beneficiarilor de a conduce astfel de activitati.

    2.3. Raspunderile Beneficiarului
    2.3.1. Activitatea de achizitii este una din cele mai importante in cadrul implementarii proiectului. Beneficiarii de granturi FRDS (grupuri comunitare, ONG-uri sau grupuri productive) trebuie sa se conformeze acestor proceduri, fiind singurii responsabili pentru achizitiile facute in cadrul unui subproiect. Prevederile descrise sunt aplicabile atat pentru beneficiari, cat si pentru oricare alte persoane aflate in relatii contractuale sau de colaborare cu beneficiarii. Beneficiarii Fondului vor utiliza modelele si formularele FRDS aplicabile, cu modificari minime, acceptate de FRDS, dupa caz. Orice modificare la formularele obligatorii se face numai sub forma de anexa.
    2.3.2. Succesul implementarii unui subproiect (proiect) depinde, in principal, de:
    - Implicarea membrilor comunitatii/grupului in toate fazele de implementare;
    - Capacitatea de organizare si conducere a proiectului de catre comunitate;
    - Increderea oamenilor in ei insisi si in ceea ce vor sa realizeze;
    - O definire precisa a proiectului finantat si a componentelor acestuia;
    - Finalizarea activitatilor in termenul prevazut in Acordul de grant;
    - Folosirea fondurilor primite numai pentru proiect;
    - Respectarea angajamentelor privind contributia comunitatii la implementarea proiectului;
    - Folosirea materialelor locale (cu respectarea cerintelor de calitate);
    - Utilizarea cunostintelor si fortei de munca locala, corespunzator standardelor tehnologice;
    - Verificarea stadiului contractelor, a cantitatilor cerute si a nivelului calitativ;
    - Indeplinirea standardelor de calitate pentru toate activitatile desfasurate.
    2.3.3. De aceea beneficiarii vor avea grija:
    - Sa estimeze costurile pentru toate achizitiile necesare in cadrul fiecarui contract, prin utilizarea Bazei de date a Fondului, asigurandu-se ca aceste costuri nu depasesc Bugetul aprobat;
    - Sa intocmeasca Planul de achizitii;
    - Sa utilizeze pentru fiecare achizitie metoda aplicabila;
    - Sa pregateasca Specificatiile tehnice, Lista cantitatilor de lucrari precum si Lista furnizorilor/contractorilor/consultantilor utilizand informatii din Baza de date a Fondului;
    - Sa trimita invitatiile, documentele de ofertare si sa primeasca cotatiile/propunerile;
    - Sa evalueze cotatiile/preturile/propunerile primite, alegand cea mai buna din ele, in conformitate cu metoda aplicabila;
    - Sa incredinteze si sa semneze contractul sau sa transmita comanda;
    - Sa verifice documentele referitoare la cantitatile si calitatea bunurilor furnizate sau a lucrarilor executate de contractori sau a rapoartelor/serviciilor prestate de consultanti;
    - Sa faca platile si sa pregateasca rapoartele periodice catre Fond;
    - Sa pastreze (in original) toate documentele proiectului la dispozitia reprezentantilor Bancii, ai Guvernului si/sau a auditorilor si coordonatorilor Fondului.

    CAP. 3
    Planul de achizitii. Metode aplicabile

    3.1. Intocmirea Planului de achizitii
    3.1.1. Acesta este rezultatul planificarii tuturor activitatilor necesare pentru implementarea proiectului. Fondul sprijina Beneficiarul sa schiteze si sa elaboreze un Plan de activitati si Planul de achizitii, in timpul instruirii initiale, la negocierea Acordului de grant. Acest plan determina la randul sau Graficul de implementare al proiectului. Planul de achizitii contine, pentru un tip obisnuit de proiect, o scurta descriere a pasilor necesari (din punct de vedere legal, tehnic, financiar si a costurilor estimate) si etapele achizitiilor (datele estimative pentru invitare, primire cotatii/propuneri, evaluare si contractare).
    3.1.2. Costurile pentru deplasari, comunicatii, anunturi, consumabile de birou, multiplicare documente, taxe, autorizatii, formulare tipizate pentru contabilitate, organizare de seminarii de lucru etc. pot fi platite direct, cu conditia respectarii principiilor economicitatii si eficientei.
    3.1.3. Planul de achizitii se bazeaza pe Bugetul aprobat si pe:

 ______________________________________________________________________________
|   CE trebuie achizitionat/contractat in vederea atingerii obiectivului, CAND |
| ar trebui facuta achizitia, CARE sunt principalii pasi pentru fiecare        |
| achizitie si CAT va costa fiecare achizitie                                  |
|______________________________________________________________________________|

    3.1.4. Pentru pregatirea Planului de achizitii trebuie facuti urmatorii pasi:
    - Se intocmeste lista bunurilor, lucrarilor si serviciilor necesare pentru realizarea proiectului;
    - Se grupeaza aceste bunuri in liste si in grupe de contracte, in mod logic;
    - Se estimeaza costurile lor pe baza preturilor din magazine, din cataloage, sau din Baza de date pentru preturi unitare a Fondului. Determinarea acestor preturi trebuie facuta cu maxima grija;
    - Se citeste cu atentie acest Ghid de achizitii pentru a sti care este metoda de achizitie aplicabila;
    - Se apreciaza durata fiecarui proces de achizitie respectiv data de incepere si de finalizare.
    Formatul pentru Planul de achizitii este detaliat la sfarsitul partii 1 a Ghidului.
    3.1.5. O achizitie poate fi initiata numai daca sunt indeplinite urmatoarele conditii:

 ______________________________________________________________________________
|   - Planul de achizitii a fost pregatit conform Bugetului aprobat din Acordul|
| de grant si                                                                  |
|   - Finantarea este asigurata (Acordul de grant a fost semnat de cele doua   |
| parti) si                                                                    |
|   - Toate aprobarile, avizele si autorizatiile legale prealabile au fost     |
| obtinute si                                                                  |
|   - A fost publicat anuntul privind achizitiile necesare din cadrul Grantului|
| (proiectului).                                                               |
|______________________________________________________________________________|

    3.2. Metode aplicabile de achizitii
    3.2.1. Principiile de baza in aplicarea procedurilor de achizitii cu Participare Comunitara sunt:
    - Economicitate si eficienta
    - Transparenta si competitie libera
    - Tratament egal pentru toti candidatii
    - Confidentialitate si corectitudine in procesul de evaluare
    - Incurajarea contractorilor locali
    3.2.2. Metoda de achizitie aplicabila reprezinta suma tuturor regulilor care trebuie respectate pentru a alege furnizorul/contractorul/consultantul si pentru a-i incredinta comanda/contractul. Pentru achizitiile efectuate de Beneficiarii Fondului este obligatoriu:

 ______________________________________________________________________________
|   - A se compara cel putin 3 (trei) cotatii/preturi obtinute de la 3 (trei)  |
| furnizori - pentru bunuri                                                    |
|   - A se compara cel putin 3 (trei) cotatii/preturi obtinute de la 3 (trei)  |
| contractori calificati - pentru lucrari                                      |
|   - A se evalua/compara cel putin 3 (trei) consultanti de specialitate -     |
| pentru servicii                                                              |
|______________________________________________________________________________|

    3.2.3. Metodele aplicabile detaliate in acest Ghid sunt urmatoarele:
    - Pentru achizitii de bunuri - metoda aplicabila este "Achizitie Locala" (AL)
    - Pentru achizitii de lucrari - metoda aplicabila este "Lucrari Mici" (LM)
    - Pentru servicii de consultanta prestate de o firma - metoda aplicabila este "Selectie la Pretul cel mai Mic" (SPM)
        - Pentru angajarea consultantilor individuali, precum: inspector/contabil/expert/asistent instructor/indrumator - metoda aplicabila este "Selectia Consultantilor Individuali" (SCI)

    Tabelul de mai jos contine metodele aplicabile in functie de tipul de achizitie.

 ______________________________________________________
| Metoda de achizitie*1) | AL   | LM   | SPM   | SCI   |
|________________________|______|______|_______|_______|
| Tip de achizitie       |                             |
|________________________|_____________________________|
| BUNURI                 | DA   |XXXXXX|XXXXXXX|XXXXXXX|
|________________________|______|______|_______|_______|
| LUCRARI                |XXXXXX| DA   |XXXXXXX|XXXXXXX|
|________________________|______|______|_______|_______|
| SERVICII - consultanta |XXXXXX|XXXXXX| DA    | DA    |
|________________________|______|______|_______|_______|

    CAP. 4
    Metodele de achizitii. Pasi.

    4.1. Pentru BUNURI
    4.1.1. "Achizitie Locala" (AL - valoare < 5.000 US$, echivalent)
    Aceasta metoda va fi utilizata pentru achizitia "de pe raft" (din magazine) a unor bunuri sau produse standardizate, disponibile la cativa furnizori din tara sau importate (numai din tari eligibile ale Bancii Mondiale) si livrate de catre furnizori locali. Este obligatoriu sa se compare cel putin 3 (trei) cotatii/preturi, corespunzatoare acelorasi bunuri sau aceleiasi liste de bunuri. Va fi selectat furnizorul avand pretul total evaluat cel mai mic*2) daca a raspuns substantial cerintelor.

    Metoda presupune urmatorii pasi:
    - Se stabilesc tipul si unitatea de masura pentru fiecare echipament cerut si termenul de livrare
    - Se pregateste o Lista de furnizori disponibili, cel putin 3 (trei)
    - Se obtin si se inregistreaza informatii in legatura cu posibilitatea achizitionarii acestor bunuri (studiind magazinele din zona)
    - Se obtin brosuri/cataloage si liste de preturi de la furnizori, fie personal, fie telefonic
    - Se iau in considerare calitatea bunurilor, daca acestea sunt in stoc si cat vor fi costurile finale
    - Se compara preturile
    - Preturile pot fi chiar negociate daca se constata ca acestea sunt mai mari decat preturile unitare de referinta din Baza de date (FRDS) sau decat preturile de pe piata
    - Se pregateste un scurt Raport de evaluare*3), aratand numele furnizorilor si preturile obtinute de la ei si justificand alegerea castigatorului
    - Comisia de Evaluare preda reprezentantului Beneficiarului Raportul de evaluare recomandand cel mai bun furnizor
    - Reprezentantul Beneficiarului receptioneaza bunurile de la furnizor, preia chitanta si factura
    - Toate documentele achizitiei se pastreaza in dosar
    4.1.2. "Achizitie Locala" (AL - bunuri sau pachete de bunuri cu valoare >/= 5.000 US$, echivalent)
    Aceasta metoda se aplica in cazul unui bun sau a unui pachet de bunuri necesare a se achizitiona de la diversi furnizori, daca valoarea totala a acestora este egala sau depaseste echivalentul a 5.000 US$. Este obligatoriu sa se compare cel putin 3 (trei) cotatii corespunzatoare. Furnizorul care are pretul total evaluat cel mai mic*4) si asigura livrarea bunului sau a intregului pachet de bunuri, raspunzand substantial termenelor si conditiilor cerute, va fi selectat.

    Metoda "Achizitie Locala" presupune urmatorii pasi:
    - Se pregatesc "Specificatiile Tehnice", sub indrumarea unui specialist (daca este cazul)
    - Se pregateste o Lista de furnizori suficient de mare pentru a realiza o buna competitie si pentru a asigura primirea a cel putin 3 (trei) cotatii
    - Se stabileste termenul limita de livrare a bunurilor
    - Se pregateste "Invitatia la cotatie"*5)
    - Se transmite furnizorilor "Invitatia la cotatie", cu confirmarea participarii a cel putin 3 (trei)
    - Se primesc si se inregistreaza cotatiile primite, la un termen limita
    - Se intocmeste Raportul de Evaluare*6) si se face recomandarea de incredintare a contractului care se preda Beneficiarului
    - Reprezentantul Beneficiarului finalizeaza formularul de Comanda, Termenele si conditiile de livrare si le transmite furnizorului ales
    - Pana la incredintarea comenzii procesul de evaluare ramane confidential
    - Bunurile primite se verifica si se receptioneaza*7), plata facandu-se conform comenzii
    - Toate documentele achizitiei se pastreaza in dosar

    4.2. Pentru LUCRARI
    4.2.1. "Lucrari Mici" (LM - lucrari foarte simple cu valoare < 5.000 US$, echivalent)
    Metoda se aplica in cazul contractarii unor lucrari simple si de volum redus*8) precum micile reparatii/accesorii la constructii sau instalatii. Este obligatoriu a se evalua si compara cel putin 3 (trei) preturi obtinute de la 3 (trei) ofertanti calificati. Firma care solicita pretul total*9) evaluat cel mai mic pentru intreaga Lista a cantitatilor de lucrari va fi selectata.

    Metoda presupune urmatorii pasi:
    - Se pregateste "Lista cantitatilor de lucrari" (precum si desenele si specificatiile tehnice) si un "Grafic de activitati*10)" corespunzator, sub directa coordonare a unui proiectant de specialitate
    - Se stabileste termenul de finalizare a lucrarilor
    - Se pregateste o Lista de contractori calificati si "Invitatia la cotatie"*11)
    - Se transmite "Invitatia la cotatie" catorva contractori astfel incat sa existe confirmarea participarii a cel putin 3 (trei)
    - Se viziteaza amplasamentul investitiei impreuna cu contractorii
    - Se primesc si se inregistreaza cotatiile primite, la un termen limita
    - Se poate utiliza Baza de date (preturi unitare) a FRDS pentru compararea si verificarea cotatiilor primite
    - Se pregateste Raportul de Evaluare*12) aratand numele contractorilor, clasamentul preturilor, termenul de finalizare si justificand alegerea castigatorului
    - Se preda Beneficiarului Raportul de Evaluare
    - Reprezentantii Beneficiarului semneaza "Contract de executie lucrari - suma fixa" (contract tip FRDS) cu castigatorul
    - Se platesc numai lucrarile executate, certificate corespunzator, conform cu Graficul de activitati
    - Toate documentele achizitiei se pastreaza in dosar
    4.2.2. "Lucrari Mici" (LM)
    Metoda se aplica in cazul contractarii unor lucrari noi de constructii sau de instalatii sau pentru reabilitarea unora existente. Este obligatoriu a se compara cel putin 3 (trei) preturi obtinute de la 3 (trei) ofertanti calificati. Firma care are pretul total evaluat*13) cel mai mic va fi selectata.

    Metoda presupune urmatorii pasi:
    - Se pregateste "Lista cantitatilor de lucrari" (precum si specificatiile tehnice si desenele*14)), sub directa coordonare a unui proiectant de specialitate
    - Se pregateste o Lista de contractori calificati, cel putin 7 (sapte), din Baza de date FRDS (Lista contractorilor*15))
    - Se pregateste "Invitatia la cotatie" si "Documentele de ofertare"*16)
    - Se transmite "Invitatia la cotatie" contractorilor din lista, cu confirmare de participare, asigurand depunerea a cel putin 3 (trei) oferte
    - Se viziteaza amplasamentul lucrarii impreuna cu contractorii
    - Se inregistreaza ofertele, la un termen limita (data si ora), si se face deschiderea publica a acestora la data, ora si adresa indicate in invitatie
    - Se completeaza si se inregistreaza "Minuta la deschidere"
    - Se pregateste Raportul de Evaluare*17), facand recomandarea de incredintare a contractului
    - Comisia de evaluare preda Beneficiarului Raportul de evaluare
    - Pana la incredintarea contractului procesul de evaluare ramane confidential
    - Reprezentantii Beneficiarului semneaza "Contract de executie lucrari cu preturi unitare fixe" numai dupa obtinerea avizului prealabil de la FRDS
    - Contractorul va fi sprijinit sa demareze lucrarile
    - Plata contractorului se face pe baza situatiilor de plata certificate*18), dupa primirea facturii
    - Toate documentele achizitiei se pastreaza in dosar

    4.3. Pentru SERVICII de CONSULTANTA:
    4.3.1. "Selectie la pretul cel mai mic" (SPM)
    Metoda se aplica pentru angajarea unor servicii de consultanta care pot fi prestate de catre o firma sau de catre o asociere dintre consultanti individuali cu o firma privata, servicii care nu pot fi realizate de un singur specialist. Este obligatoriu sa se evalueze cel putin 3 (trei) propuneri. Firma/asocierea care are pretul total evaluat*19) cel mai mic si care a obtinut cel putin scorul tehnic minim va fi selectata.
    Metoda se utilizeaza pentru selectarea unei echipe de specialisti care sa presteze servicii de consultanta de rutina pentru care exista norme si standarde in vigoare si practici curente (proiectare interdisciplinara pentru lucrari ingineresti fara grad mare de complexitate), cu valoare mica de contract. De regula, aceste servicii sunt executate de mai multi specialisti si anume:
    - Pentru elaborarea unui "Proiect tehnic" cu caracter agro-industrial, inclusiv tehnologia de fabricatie pentru produse simple, specificatiile tehnice corespunzatoare utilajelor necesare, a constructiilor si instalatiilor aferente tehnologiei etc. (specific subproiectelor AGV), echipa poate fi formata din: Tehnolog de specialitate; Inginer proiectant constructii agroindustriale; Inginer proiectant instalatii; Arhitect.
    - Pentru elaborarea unui "Proiect tehnic" cu caracter civil respectiv pentru construirea unei cladiri, a unui drum, a unui pod, a unui mic sistem de alimentare cu apa sau reabilitarea unor astfel de constructii, echipa poate fi formata din: Arhitect, Inginer proiectant constructii civile, Inginer proiectant instalatii (specific unor subproiecte SSC sau MIR); Inginer proiectant de specialitate (constructii civile; drumuri si poduri; instalatii sau constructii edilitar gospodaresti sau hidrotehnice etc.), topometrist sau/si alti Specialisti necesari pentru elaborarea unor studii de baza obligatorii (geotehnician; hidrogeolog; expert tehnic; expert de mediu s.a.) in functie de tipul si complexitatea Proiectului.

    Metoda presupune urmatorii pasi:
    - Se pregatesc "Termenii de referinta si Scopul serviciilor" si "Cerere de propuneri"*20)
    - Se pregateste o Lista scurta cuprinzand intre 3 (trei) si 6 (sase) firme, din Baza de date*21) a Fondului (Lista proiectantilor)
    - Se transmite "Scrisoarea de invitatie " si "Cererea de Propuneri" consultantilor din Lista scurta, cu confirmare de participare, asigurand cerinta ca cel putin 3 (trei) propuneri sa fie primite
    - Se primesc si se inregistreaza propunerile tehnice si financiare, la un termen limita, si se deschid propunerile tehnice, pastrand propunerile financiare nedeschise
    - Se evalueaza*22) propunerile tehnice, stabilindu-se firmele calificate tehnic (care au obtinut cel putin scorul tehnic minim)
    - Se pregateste Raportul de evaluare tehnica, facandu-se recomandarea de invitare a firmelor calificate pentru deschiderea publica a propunerilor lor financiare
    - Se preda Raportul de evaluare tehnica atat Beneficiarului, cat si reprezentantului Fondului pentru avizare prealabila
    - Se invita firmele calificate pentru a asista la deschiderea publica a propunerilor lor financiare, indicandu-le data, ora si locul de desfasurare, numai dupa avizul prealabil al Fondului
    - Se deschid public propunerile financiare si se inregistreaza "Minuta la deschidere"
    - Se evalueaza propunerile financiare si se preda Beneficiarului Raportul de evaluare finala cu recomandarea de incredintare a contractului
    - Pana la incredintarea contractului, procesul de evaluare este confidential
    - Reprezentantii Beneficiarului semneaza contractul (formular FRDS) numai dupa avizul prealabil al Fondului
    - Consultantul va fi sprijinit sa inceapa activitatile
    - Plata se face dupa acceptarea documentelor si rapoartelor si dupa primirea facturii
    - Toate documentele achizitiei se pastreaza in dosar
    4.3.2. "Selectia Consultantilor Individuali" (SCI)
    Metoda se aplica pentru a angaja un consultant individual. Este obligatoriu sa se evalueze cel putin 3 (trei) consultanti de specialitate. Consultantul cel mai bine calificat pentru indeplinirea sarcinilor va fi selectat si invitat la negociere.

    Metoda presupune urmatorii pasi:
    - Se pregateste o fisa a postului ("Termenii de referinta si Scopul Serviciilor"), solicitand avizul prealabil al Fondului
    - Se pregateste o lista a potentialilor specialisti, cel putin 3 (trei)
    - Acestia sunt invitati*23) sa isi exprime interesul si sa prezinte informatii in legatura cu specializarea/calificarea profesionala si experienta anterioara
    - Se selecteaza consultantul cel mai bine calificat pentru sarcinile de serviciu necesare
    - Se negociaza termenele si conditiile, se inregistreaza "Minuta de negociere"
    - Se semneaza contractul
    - Consultantul este sprijinit sa inceapa activitatile
    - Plata consultantului se face pe baza rapoartelor acceptate si numai dupa primirea facturii
    - Toate documentele selectiei se pastreaza in dosar

    4.4. Achizitie/Contractare/Angajare directa
    4.4.1. Metoda cumpararii, contractarii sau angajarii directe, fara parcurgerea unui proces de selectie, poate fi aplicata numai in situatii exceptionale.
    4.4.2. Daca exista deja un contract pentru bunuri sau lucrari, incredintat in conformitate cu procedurile aplicabile ale Fondului, acesta poate fi extins pentru bunuri sau lucrari de natura similara, numai daca valoarea adaugata nu depaseste 15% din valoarea initiala. Fondul (si Banca) vor accepta aceste situatii daca se dovedeste ca prin organizarea unei noi competitii nu s-ar putea obtine nici un avantaj si ca preturile sunt rezonabile;
    4.4.3. Serviciile oferite de un singur consultant pot fi angajate numai daca se dovedeste clar ca angajarea acestuia este mai avantajoasa decat organizarea unei competitii, de exemplu:
    (a) Pentru activitati care reprezinta o continuare a unor servicii angajate si prestate anterior de consultant. Beneficiarul trebuie sa solicite firmei pregatirea unei propuneri tehnice si financiare pe baza Termenilor de referinta noi, care vor fi negociati;
    (b) Atunci cand este esentiala o selectie rapida (in cazuri de urgenta).
    Justificarea pentru selectia de la o singura sursa va fi examinata de Fond (si de Banca) in contextul urmaririi tuturor intereselor Proiectului.
    4.4.4. Cand, de asemenea:
    (a) Exista doar un singur furnizor/contractor/consultant in zona proiectului finantat si in zonele vecine si s-a constatat ca obtinerea unor cotatii din alte localitati ar adauga sume care ar conduce la costuri mai mari, sau
    (b) Cu toate ca Beneficiarul a parcurs toti pasii ceruti, facand publicitate si/sau transmitand multe invitatii, nu s-au obtinut cel putin 3 (trei) cotatii/propuneri.
    4.4.5. Cererea pentru contractare directa va fi expediata la Fond pentru analiza prealabila. Fondul va analiza toate documentele si justificarile si va solicita analiza prealabila a Bancii in conformitate cu conditiile Acordului de imprumut.

    Urmatorii pasi trebuie urmati:
    - Se intocmesc documentele si justificarile care determina utilizarea acestei metode
    - Pretul cerut de furnizor/contractor/consultant trebuie sa fie certificat de acesta
    - Beneficiarul de grant transmite Fondului Cererea pentru aprobare
    4.4.6. Daca argumentele sunt bine fundamentate (dovedind ca Beneficiarul a intreprins toate demersurile posibile), iar costurile sunt comparabile cu preturile/tarifele medii corespondente din Baza de date a Fondului, aplicarea acestei metode poate fi acceptata.
    4.4.7. Nici un contract de angajare directa nu se va semna fara avizul prealabil al Fondului (si al Bancii).

    CAP. 5
    Despre achizitii - pas cu pas

    5.1. Stabilirea Tipului de achizitie
    Un proiect finantat de Fond presupune achizitia uneia din urmatoarele categorii:
    (a) Bunuri
    (b) Lucrari
    (c) Servicii de Consultanta (Servicii)
    a. Bunuri - sunt definite astfel materialele, produsele, bunurile standard, echipamentele de scurta sau indelungata folosinta, consumabilele etc., care pot fi aprovizionate direct de la producatori sau de la comercianti.
    b. Lucrari - sunt definite astfel toate operatiunile tehnologice necesare pentru edificarea unei constructii noi sau a unui sistem de instalatii nou ori pentru repararea unei constructii existente, pentru consolidarea unui teren, regularizarea unui curs de apa, reabilitarea unui drum sau a unui pod, fiind incluse si consumurile de materiale, necesarul de forta de munca, transporturile si utilajele aferente si care, datorita complexitatii lor, nu pot fi executate decat de catre o firma calificata.
    c. Servicii de Consultanta (Servicii) - sunt definite astfel asistenta si instruirea acordata de specialisti si/sau prestatiile complexe efectuate de echipe mixte de specialisti, fiecare cu experienta intr-un domeniu specific, cu studii si cunostinte profesionale corespunzatoare.

    5.2. Stabilirea Metodei Aplicabile
    5.2.1. Ghidul descrie toate metodele si procedurile de achizitii pentru toate tipurile de proiecte. Pentru un anume proiect sunt aplicabile numai acele metode si proceduri adecvate acestuia. Metoda aplicabila este precizata in Planul de achizitii al fiecarui proiect in parte.
    5.2.2. Beneficiarii competitiilor de granturi vor utiliza, pentru fiecare achizitie, numai una din metode, in functie de:
    - Tipul achizitiei (Bunuri/Lucrari/Servicii)
    - Valoarea contractului (cost estimat)

    5.3. Stabilirea Comisiei de evaluare
    5.3.1. Pentru derularea corecta a procesului de achizitie, Beneficiarul va numi, prin Decizie, membrii Comisiei de evaluare (de regula 3 sau 5 persoane).
    5.3.2. 3 (trei) persoane vor fi numite pentru evaluarea cotatiilor de bunuri si lucrari a caror valoare de contract nu depaseste 5.000 USD, echivalent. Se recomanda ca specialistul care a pregatit specificatiile tehnice sa participe la procesul de evaluare.
    5.3.3. 3 (trei) persoane vor fi numite pentru selectia consultantilor individuali, dintre acestea cel putin 2 (doua) fiind foarte bine informate in domeniu.
    5.3.4. 5 (cinci) persoane vor fi numite pentru selectia serviciilor de consultanta prestate de firme, dintre acestea cel putin 2 (doua) persoane avand un nivel de pregatire adecvat (in zonele rurale este foarte greu de indeplinit aceasta cerinta, de aceea beneficiarul va apela la specialistii din cadrul autoritatilor locale sau la "fii" ai satului).
    5.3.5. 5 (cinci) persoane vor fi numite in cazul evaluarii cotatiilor de bunuri si lucrari a caror valoare este de 5.000 USD, echivalent, sau mai mult. Se recomanda ca specialistii care au pregatit specificatiile tehnice si inspectorul de santier sa participe la procesul de evaluare.
    5.3.6. Pentru valori foarte mari sau pentru servicii importante, beneficiarul poate solicita asistenta din partea Fondului in timpul procesului de evaluare.
    5.3.7. Principalele responsabilitati ale membrilor Comisiei de evaluare, in timpul procesului de evaluare, asa cum sunt precizate si in regulamentele romanesti, sunt:
    - Sa-si organizeze propriile intalniri
    - Sa primeasca toate cotatiile/propunerile de la persoana insarcinata cu organizarea achizitiilor
    - Sa returneze ofertantilor, nedeschise, cotatiile primite dupa termenul limita
    - Sa deschida ofertele primite la termen si sa le inregistreze in "Minuta la deschidere", in prezenta ofertantilor care doresc sa asiste (daca este prevazuta deschidere publica). Un membru al Comisiei va completa Minuta cu toate datele prezentate si cu orice alte informatii considerate importante
    - Sa efectueze evaluarea in conformitate cu conditiile referitoare la confidentialitate, obiectivitate si impartialitate si cu respectarea restrictiilor privind "conflictul de interese"*24)
    - Sa verifice continutul ofertelor (daca acestea sunt complete sau nu)
    - Sa determine daca fiecare cotatie raspunde substantial cerintelor si sa stabileasca ce clarificari (informatii sau documente aditionale) sunt necesare in legatura cu cotatiile
    - Sa examineze mai intai documentele privind eligibilitatea ofertantilor
    - Sa examineze apoi documentele referitoare la cerintele de calificare
    - Sa examineze toate preturile unitare, preturile totale (verificand calculele si stabilind eventualele corectii aritmetice) stabilind pretul total evaluat al fiecarei cotatii si solicitand ofertantilor acceptarea corectiilor
    - Sa stabileasca clasamentul final, alegand castigatorul in conformitate cu metoda aplicabila
    - Sa se asigure ca valoarea contractului nu depaseste costul estimat
    - Sa recomande Beneficiarului ofertantul cel mai bine clasat caruia i se poate incredinta contractul.

 ______________________________________________________________________________
|   Toti membrii Comisiei de evaluare isi vor insusi si vor respecta           |
| procedurile din acest Ghid precum si pe acelea din Documentele transmise     |
| ofertantilor                                                                 |
|______________________________________________________________________________|

    5.4. Pregatirea Anuntului publicitar
    5.4.1. Beneficiarul va publica, intr-un ziar de larga circulatie din regiune (sau din tara), un Anunt privind achizitiile pe care urmeaza sa le faca daca valoarea acestora este mai mare decat echivalentul a 20.000 USD. Scrisorile de intentie*25) primite la Beneficiar, vor fi comparate cu Listele furnizorilor/contractorilor din Baza de date a Fondului.
    5.4.2. Fondul anunta periodic, intr-o gazeta cu circulatie la nivel national*26), proiectele aprobate spre finantare, beneficiarii de granturi, locatia si tipul proiectului.

    5.5. Pregatirea Invitatiei la cotatie/Documentelor de ofertare/Cererii de propuneri
    5.5.1. Pentru pregatirea acestor documente, in Partea a 2-a a Ghidului de achizitii se gasesc cateva modele si formulare ale Fondului care trebuie utilizate:
    - Modele*27) de Invitatie la cotatie, Comanda/Contract, Termene si conditii de livrare, Nota de receptie a bunurilor primite, precum si formular de Raport de evaluare, pentru achizitia de bunuri prin metoda "Achizitie Locala";
    - Formulare*28) pentru Invitatie la cotatie, Documente de ofertare, Contract si Raport de evaluare, pentru achizitia de lucrari prin metoda "Lucrari Mici";
    - Formulare pentru Scrisoare de invitatie, Cerere de propuneri, Contract si Rapoarte de evaluare, pentru angajarea consultantilor prin metoda "Selectie la pretul cel mai mic", precum si Termeni de referinta pentru servicii de proiectare;
    - Termeni de referinta pentru doua tipuri frecvente de consultanta (contabil, inspector de santier); Termeni de referinta - model general pentru alte tipuri de consultanta.
    5.5.2. Beneficiarul va incuraja candidatii sa viziteze amplasamentul proiectului (zona santierului/conditiile de lucru la sediu), inainte ca acestia sa depuna oferta/propunerea.
    5.5.3. Beneficiarul va face toate demersurile pentru a se convinge ca firmele invitate la cotatie/propunere au o buna reputatie, sunt inregistrate si autorizate legal pentru livrarea de bunuri, executia de lucrari sau prestarea de servicii, acestea fiind obiect curent de activitate al lor. In cazul in care Beneficiarul primeste o cotatie/propunere de la o firma neinvitata, aceasta poate fi acceptata numai dupa efectuarea unor demersuri similare de verificare a activitatii curente si reputatiei firmei.

    5.6. Trimiterea Invitatiilor. Primirea Cotatiilor/Propunerilor
    5.6.1. Pentru ca Beneficiarii sa fie siguri ca vor primi cel putin 3 (trei) cotatii/propuneri astfel incat sa se asigure o competitie corespunzatoare, ei trebuie sa trimita invitatii*29) astfel:
    - Cel putin 3 (trei) Invitatii la cotatie, in cazul metodei "Achizitie locala", transmise unor furnizori care au bunurile necesare, indeplinind cerintele de calitate si performanta
    - Cel putin 7 (sapte) Invitatii la cotatie, in cazul metodei "Lucrari mici", transmise contractorilor calificati din regiune, care au capabilitate tehnica, financiara si profesionala pentru a executa lucrarile si care au executat cel putin un contract similar, selectati de catre Beneficiar din Lista Contractorilor (Baza de date a Fondului)
    - De la 3 (trei) pana la 6 (sase) Cereri de Propuneri, in cazul metodei "Selectie la pretul cel mai mic", transmise firmelor din Lista scurta, selectate de catre Beneficiar din Lista Proiectantilor (Baza de date a Fondului)
    - Cel putin 3 (trei) Cereri de exprimare a interesului, in cazul metodei "Selectia Consultantilor Individuali", transmise persoanelor care au profesiunea, calificarea si experienta necesara
    5.6.2. Toate ofertele primite, la timp sau cu intarziere, se pastreaza in conditii de siguranta pana la momentul "deschiderii" sau inceperii evaluarii.

    5.7. Deschiderea Ofertelor
    5.7.1. Comisia de evaluare va deschide ofertele (daca acestea s-au primit in plic inchis), va citi si va verifica cu mare atentie: invitatia la cotatie/documentele de ofertare/cererea de propuneri; termenele de ofertare; perioada de valabilitate; costul estimat; toate documentele fiecarei cotatii/propuneri primite; inregistrarea lor; modificari (dupa caz); cotatiile/preturile si orice alte documente in legatura cu acestea.
    5.7.2. Daca este prevazuta deschidere publica, Comisia de evaluare va invita ofertantii/consultantii care doresc sa asiste, in camera in care va avea loc "deschiderea". Plicurile primite dupa termenul limita nu vor fi deschise, ci vor fi returnate in forma prezentata. Plicurile primite la termen vor fi deschise. Se va citi cu voce tare si se va consemna, in Minuta la deschidere, numele ofertantului/consultantului si pretul corespondent. Originalul Minutei va fi pastrat in dosarul achizitiei.

    5.8. Evaluarea cotatiilor
    5.8.1. Toti membrii Comisiei de evaluare sunt pe deplin responsabili pentru corectitudinea evaluarii in cadrul procesului de evaluare. Acest proces va avea loc numai in prezenta membrilor comisiei (sunt exceptati de la aceasta regula reprezentantii Fondului - supervizor/coordonator - care pot fi prezenti in calitate de consultanti, fara drept de participare la adoptarea deciziilor).
    5.8.2. Evaluarea cotatiilor/propunerilor trebuie sa se faca conform metodelor si procedurilor de achizitii descrise in acest Ghid. Membrii Comisiei de evaluare trebuie deasemenea sa intocmeasca, la sfarsitul activitatii, Rapoartele de evaluare, conforme cu formularele din partea a 2-a a Ghidului, precum si o scurta descriere a modului in care s-a desfasurat procesul, justificand decizia adoptata.
    5.8.3. Beneficiarul trebuie sa verifice daca membrii Comisiei de evaluare si-au indeplinit corect sarcina atribuita. Incredintarea contractului/comenzii numai pe baza recomandarii facuta de Comisia de evaluare nu absolva Beneficiarul de responsabilitatea contractarii. De aceea, se recomanda fiecarui beneficiar de grant sa solicite, ori de cate ori apar probleme dificile, opinia reprezentantului Fondului (supervizorul) sau a specialistilor in achizitii ai Fondului.

    5.9. Trimiterea notificarilor. Contestatii
    5.9.1. Rezultatele selectiei (numele castigatorului si valoarea contractului/comenzii) vor fi notificate tuturor participantilor*30). Castigatorului i se va transmite o Scrisoare de acceptare prin care i se va comunica termenul limita si locul unde se va perfecta negocierea contractului.
    5.9.2. Contestatii (daca este cazul). Daca un ofertant solicita in scris informatii in legatura cu motivele pentru care nu a fost ales, beneficiarul trebuie sa intocmeasca un raspuns. In cazul in care se constata ca motivele invocate in contestatie nu sunt justificate, Beneficiarul poate respinge contestatia, raspunzand in consecinta. Daca, dimpotriva, se descopera ca procedura nu a fost respectata sau ca motivele invocate sunt intemeiate, Comisia de evaluare isi poate reconsidera decizia initiala. Raspunsul se trimite in scris contestatarului, imediat dupa ce au fost trasate concluziile, iar daca decizia finala a Comisiei a fost modificata vor fi instiintati toti candidatii.
    5.9.3. In cazul in care un ofertant inainteaza contestatia la Fond (sau la Banca), Beneficiarul trebuie sa transmita acestor finantatori (in copie) toate documentele legate de procesul de evaluare. Fondul (sau Banca) vor revizui si examina procesul de achizitie facand comentariile care se impun sau adoptand o decizie asupra sanctiunilor aplicabile.
    5.9.4. Pana cand se transmite raspuns contestatarului, iar contestatia va fi rezolvata, semnarea contractului de catre beneficiar se amana.

    5.10. Negocierea si semnarea Contractului/Comenzii
    Reprezentantii Beneficiarului pot semna Contractul/Comanda numai dupa ce acest document a fost semnat de catre ofertant si numai dupa ce reprezentantul Fondului (supervizorul) a revizuit procedura, iar comunitatea a fost informata asupra rezultatelor selectiei. Daca evaluarea si selectia au avut la baza o metoda de achizitie prin care castigatorul a fost determinat pe criteriul "pret", valoarea totala evaluata nu poate fi negociata. Pot fi negociate numai conditiile si termenele contractuale (in legatura cu: data de incepere, facilitati pe care beneficiarul le va face, posibilitatea acordarii avansului si garantarea acestuia, organizarea activitatilor comune).

    5.11. Registrul de corespondenta. Registrul Contractelor
    Toate documentele, invitatiile, notificarile, cotatiile/propunerile, solicitarile de clarificare si clarificarile etc. referitoare la achizitii vor fi inregistrate in Registrul de corespondenta. Pentru toate corespondentele prin posta se vor pastra confirmarile de primire. Toate contractele/comenzile vor fi inregistrate in Registrul de contracte, in ordinea in care au fost semnate, primul contract inregistrat fiind Acordul de grant.

    5.12. Dosarul de achizitie.
    Comitetul de Conducere a Proiectului (CCP) sau Presedintele/Directorul executiv al Grupului productiv sau al ONG-ului, dupa caz, trebuie sa intocmeasca dosarul fiecarei achizitii. Urmatoarele documente, in original, vor fi pastrate in dosarul respectiv:
    - Anuntul publicitar (ziarul)
    - Decizia privind numirea Comisiei de evaluare
    - Lista Bunurilor/Lista cantitatilor de lucrari, Desenele si specificatiile tehnice/Cererea de propuneri, Termenii de Referinta
    - Invitatiile la cotatie/Scrisorile de invitatie si Confirmarile, Clarificarile, Modificarile
    - Cotatiile/Propunerile primite si inregistrarile acestora (se vor pastra deasemenea si plicurile in care au fost primite ofertele)
    - Minuta la deschidere, unde este cazul
    - Raportul de evaluare si documentele aditionale anexate
    - Notificarile, Contestatiile si raspunsurile (unde este cazul)
    - Contractul semnat
    - Facturile, documente de preluare si acceptare, bonurile, ordinele de plata, statele de plata

 ______________________________________________________________________________
|   Toate aceste documente vor fi pastrate in Dosarul proiectului, timp de 10  |
| (zece) ani dupa data la care s-a finalizat Proiectul                         |
|______________________________________________________________________________|

    CAP. 6
    Coordonarea Contractelor. Platile

    6.1. Coordonatorul de contract
    6.1.1. Pentru fiecare contract in parte, Beneficiarul va desemna o persoana care va fi coordonator de contract. Coordonatorul va urmari:
    - Receptionarea tuturor bunurilor/executarea lucrarilor/prestarea serviciilor;
    - Respectarea termenelor contractuale si a conditiilor de plata;
    - Respectarea preturilor si tarifelor care au determinat valoarea Contractului.
    6.1.2. Toate platile se fac in contul furnizorului/contractorului, inscris de acesta in Contract, numai dupa ce Beneficiarul a primit documentele justificative (bon fiscal, factura fiscala, chitanta). Gestionarea banilor se face in conformitate cu "PROCEDURILE FINANCIAR - CONTABILE ale FRDS" din "Manualul Comunitatii".
    6.1.3. Beneficiarul va acorda o atentie deosebita depozitului bancar in care sunt primite fondurile. Se recomanda ca suma din acest depozit (de cont curent) sa fie permanent suficient de mare pentru acoperirea platilor datorate. Echipa de conducere a proiectului va verifica periodic suma din cont si va solicita in timp util urmatoarea transa. Daca plata datorata este mai mare decat soldul, Beneficiarul poate solicita furnizorului/contractorului sa intarzie executia sau sa amane depunerea facturii pana la primirea transei urmatoare. Termenele contractuale si conditiile de plata vor fi deasemenea respectate.

    6.2. Plata pentru Bunuri
    Dupa consemnarea primirii produsului (bunurilor) prin Nota de receptie a bunurilor, insotita de un certificat de calitate si/sau agrementul tehnic al acestuia, de Certificatul de origine a produsului (tara de origine - de fabricatie) precum si de Certificatul de garantie, furnizorul poate emite factura, care va fi certificata de coordonatorul contractului si plata poate fi facuta. Bunurile care nu corespund calitativ sau care nu trec probele si testele de functionare nu vor fi acceptate. Platile se vor face in conformitate cu cotatiile primite.

    6.3. Plata lucrarilor
    Dupa consemnarea periodica a lucrarilor executate prin Nota de receptie a lucrarilor, insotita de toate documentele de certificare a calitatii si a rezultatelor testelor, contractorul poate emite factura, care va fi certificata de coordonatorul contractului si plata poate fi facuta. Platile se vor face in conformitate cu conditiile contractului, astfel:
    (a) Pentru contractele cu preturi unitare fixe: plata se face conform cu preturile unitare si cu cantitatile de lucrari executate;
    (b) Pentru contractele cu suma fixa: plata se face conform cu suma fixa alocata activitatii finalizate din grafic.
    Ultima plata va fi facuta numai dupa terminarea lucrarilor, eveniment consemnat prin Proces-verbal de Receptie la terminare*31) si dupa executarea remedierilor constatate cu aceasta ocazie.

    6.4. Plata Serviciilor
    Pentru unele servicii de consultanta care pot fi materializate (desene, specificatii tehnice, autorizatii si avize) plata poate fi facuta dupa primirea si acceptarea acestor documente in forma finala. Se va intocmi Nota de receptie a serviciilor, iar consultantul va putea emite factura. Pentru acele servicii care nu pot fi materializate (contabilitate, dirigentie de santier) platile pot fi facute, pentru luna precedenta, numai daca consultantul si-a indeplinit corespunzator sarcinile in luna respectiva. Plata acestor servicii se face numai pe baza unui document justificativ (factura sau stat de plata).

    6.5. Plata avansului
    Nici o plata nu se face in avans la contracte cu valori mici si in nici un caz fara o scrisoare de garantie bancara in favoarea Beneficiarului. Avansul se poate acorda numai daca este necesar, la contracte cu valori mari (peste 50.000 USD), in limita a 10% din valoarea contractului. Pentru a putea incasa avansul, Contractorul va prezenta Beneficiarului o Scrisoare de garantie bancara, cu valoare egala cu avansul, Beneficiarul retinand scrisoarea pana in momentul in care se executa si se receptioneaza lucrari de valoare echivalenta cu avansul.

    CAP. 7
    Rapoartele privind achizitiile

    7.1. Raport asupra stadiului achizitiilor
    Beneficiarul va raporta la Fond despre stadiul achizitiilor inainte de solicitarea fiecarei transe urmatoare. Raportul se va prezenta in formatul cerut si va fi certificat de catre supervizorul Fondului. In acest raport Beneficiarul va completa Planul de achizitii cu achizitiile efectuate, precizand tipul de achizitie, stadiul procesului, valoarea contractelor semnate si platile efectuate.

    7.2. Raport final privind achizitiile
    Dupa ce proiectul se finalizeaza, Beneficiarul va face un raport asupra cheltuielilor finale. Inainte de inchiderea proiectului, Beneficiarul va face o scurta prezentare cu privire la rezultatele proiectului, metodele si activitatile derulate, probleme pe care le-a avut si solutiile adoptate, rezultatele privind obiectivele proiectului, cunostintele dobandite si impactul proiectului asupra beneficiarilor si va face sugestii pentru viitoarele proiecte. Formularele pentru Plan de achizitii, Raport privind stadiul achizitiilor si Raport final privind achizitiile sunt prezentate in continuare.

 ______________________________________________________________________________
| Planul de achizitii                                                          |
| ____________________________________________________________________________ |
|| Pachete de      | Cost Estimat|    Metoda de    |Semnare | Data    | Data  ||
|| Contracte       |_____________|    achizitie    |Contract| Incepere| Finala||
||                 |  LEI |  US$ |                 |        |         |       ||
||_________________|______|______|_________________|________|_________|_______||
|| 1. BUNURI:      |      |      |                 |        |         |       ||
|| ............... | .... | .... | Achizitie locala|        |         |       ||
|| ............... | .... | .... |                 |        |         |       ||
||_________________|______|______|_________________|________|_________|_______||
|| Val. Totala     |      |      |                 |        |         |       ||
|| Bunuri          |      |      |                 |        |         |       ||
||_________________|______|______|_________________|________|_________|_______||
|| 2. LUCRARI:     |      |      |                 |        |         |       ||
|| ............... | .... | .... | Lucrari Mici    |        |         |       ||
||_________________|______|______|_________________|________|_________|_______||
|| Val. Totala     |      |      |                 |        |         |       ||
|| Lucrari         |      |      |                 |        |         |       ||
||_________________|______|______|_________________|________|_________|_______||
|| 3. SERVICII:    |      |      | Selectie la     |        |         |       ||
|| ............... | .... | .... | pretul cel mai  |        |         |       ||
|| ............... | .... | .... | mic;            |        |         |       ||
|| ............... | .... | .... | Selectie        |        |         |       ||
||                 |      |      | consultanti     |        |         |       ||
||                 |      |      | individuali     |        |         |       ||
||_________________|______|______|_________________|________|_________|_______||
|| Val. Totala     |      |      |                 |        |         |       ||
|| Servicii        |      |      |                 |        |         |       ||
||_________________|______|______|_________________|________|_________|_______||
|| 4. Alte costuri |      |      |                 |        |         |       ||
|| ............... | .... | .... |                 |        |         |       ||
|| ............... | .... | .... |                 |        |         |       ||
||_________________|______|______|_________________|________|_________|_______||
|| Total GRANT     |      |      |                 |        |         |       ||
||_________________|______|______|_________________|________|_________|_______||
|______________________________________________________________________________|

 ______________________________________________________________________________
| Raport privind stadiul achizitiilor                                          |
| ____________________________________________________________________________ |
|| Descrierea   |Cost Estimat*|Metoda de|Stadiu    |   Contracte (comenzi)    ||
|| Pachetelor de|             |achizitie|(invitare/|          semnate         ||
|| Contracte    |_____________|aplicata |ofertare/ |__________________________||
||              |Cheltuieli* |         |evaluare) |Valoare |Data de|Data de  ||
||              |_____________|         |          |Contract|inceput|terminare||
||              |  LEI |  US$ |         |          | (LEI)  |       |         ||
||______________|______|______|_________|__________|________|_______|_________||
|| 1. BUNURI:   |______|______|         |          |        |       |         ||
||              |      |      |         |          |        |       |         ||
|| ............ | .... |      | ....... | ........ | ...... | ..... | ....... ||
|| ............ | .... |      | ....... | ........ | ...... | ..... | ....... ||
||______________|______|______|_________|__________|________|_______|_________||
|| Total        |      |      |         |          |        |       |         ||
|| cheltuieli 1.|      |      |         |          |        |       |         ||
||______________|______|______|_________|__________|________|_______|_________||
|| 2. LUCRARI:  |______|______|         |          |        |       |         ||
||              |      |      |         |          |        |       |         ||
|| ............ | .... |      | ....... | ........ | ...... | ..... | ....... ||
||______________|______|______|_________|__________|________|_______|_________||
|| Total        |      |      |         |          |        |       |         ||
|| cheltuieli 2.|      |      |         |          |        |       |         ||
||______________|______|______|_________|__________|________|_______|_________||
|| 3. SERVICII  |______|______|         |          |        |       |         ||
||              |      |      |         |          |        |       |         ||
|| ............ | .... |      | ....... | ........ | ...... | ..... | ....... ||
|| ............ | .... |      | ....... | ........ | ...... | ..... | ....... ||
||______________|______|______|_________|__________|________|_______|_________||
|| Total        |      |      |         |          |        |       |         ||
|| cheltuieli 3.|      |      |         |          |        |       |         ||
||______________|______|______|_________|__________|________|_______|_________||
|| 4. ALTE      |______|______|         |          |        |       |         ||
|| COSTURI      |      |      |         |          |        |       |         ||
||______________|______|______|_________|__________|________|_______|_________||
|| Total        |      |      |         |          |        |       |         ||
|| CHELTUIELI   |      |      |         |          |        |       |         ||
||______________|______|______|_________|__________|________|_______|_________||
|                                                                              |
| Raport final privind achizitiile                                             |
| ____________________________________________________________________________ |
|| Contracte    |Costuri Estimate|      Cheltuieli la contracte (LEI)         ||
||              |                |____________________________________________||
||              |________________| Valori totale| Plati | Valori   | Valori   ||
||              |  LEI   |  US$  | contractate  | finale| economii | adaugate ||
||              |        |       |              |       |   (-)    |    (+)   ||
||______________|________|_______|______________|_______|__________|__________||
|| 1. BUNURI:   |        |       |              |       |          |          ||
||              |        |       |              |       |          |          ||
||______________|________|_______|______________|_______|__________|__________||
|| 2. LUCRARI:  |        |       |              |       |          |          ||
||              |        |       |              |       |          |          ||
||______________|________|_______|______________|_______|__________|__________||
|| 3. SERVICII: |        |       |              |       |          |          ||
||              |        |       |              |       |          |          ||
||______________|________|_______|______________|_______|__________|__________||
|| 4. Alte      |        |       |              |       |          |          ||
|| COSTURI      |        |       |              |       |          |          ||
||______________|________|_______|______________|_______|__________|__________||
|| Total Buget  |        |       |              |       |                     ||
|| Cheltuieli   |        |       |              |       |                     ||
||______________|________|_______|______________|_______|_____________________||
|______________________________________________________________________________|
    * Se completeaza cu valorile inscrise in Planul de achizitii.
    * Se completeaza cu valorile platilor efectuate.

    Partea a 2-a a Ghidului de achizitii*) cuprinde:

    SECTIUNEA I
    ACHIZITIE DE BUNURI:

    - Invitatie la cotatie si Termene si conditii de livrare - model
    - Comanda/contract livrare bunuri - model
    - Raport de evaluare/bunuri - formular FRDS

    SECTIUNEA II
    ACHIZITIE DE LUCRARI:

    - Invitatie la cotatie si Instructiuni pentru ofertanti cu Anexe (A, B, C, D, E) - formulare FRDS
    - Contract pentru executie lucrari cu preturi unitare fixe - formular FRDS
    - Contract pentru executie lucrari cu suma fixa - formular FRDS
    - Raport de evaluare/lucrari - formular FRDS

    SECTIUNEA III
    ACHIZITIE DE SERVICII:

    - Cerere de propuneri si Informatii pentru consultanti cu Anexe (A, B, C, D, E, F, G, H) - formulare FRDS
    - Contract de prestari servicii - formular FRDS
    - Rapoarte de evaluare/servicii (tehnica/financiara) - formulare FRDS
------------
    *) Partea a 2-a a Ghidului de achizitii poate fi consultata la organizatorii achizitiilor.

    Explicatii si comentarii:
    _________________________
    *1) Tipul de procedura se va stabili de catre Beneficiarul de grant numai cu asistenta specialistilor Fondului.
    *2) Compararea preturilor se face exclusiv TVA.
    *3) Comisia de evaluare numita de Beneficiar analizeaza procedura parcursa, evalueaza si compara cotatiile primite, verifica incadrarea substantiala in cerinte si face clasamentul preturilor, in ordine crescatoare.
    *4) Compararea preturilor se face exclusiv TVA.
    *5) Setul de documente - modele FRDS - se regaseste in Partea a 2-a a Ghidului, Sectiunea I.
    *6) Comisia de evaluare numita de Beneficiar analizeaza procedura parcursa, evalueaza si compara cotatiile primite, verifica incadrarea substantiala in cerintele Invitatiei la cotatie si face clasamentul preturilor, in ordine crescatoare.
    *7) Receptia si punerea in functiune pentru echipamente sau utilaje se va face numai in prezenta unui specialist.
    *8) Se interzice impartirea unor lucrari in contracte de valori mai mici cu scopul aplicarii unei proceduri mai simple.
    *9) Compararea preturilor se face exclusiv TVA.
    *10) Se grupeaza lucrarile pe categorii mari (activitati), intr-o ordine cronologica, care pot fi executate si receptionate partial.
    *11) Setul de documente - modele FRDS - se regaseste in Partea a 2-a a Ghidului, Sectiunea II.
    *12) Comisia de evaluare numita de Beneficiar analizeaza procedura parcursa, indeplinirea conditiilor de calificare ale ofertantilor, evalueaza si compara cotatiile primite, verifica incadrarea in cerintele Invitatiei si face clasamentul preturilor, in ordine crescatoare.
    *13) Compararea preturilor se face luand in considerare toate cantitatile de lucrari, costurile directe si alte costuri (in)directe, exclusiv TVA.
    *14) In conformitate cu continutul cadru al Proiectului Tehnic (Ordin nr. 1.014/874 MFP/MLPTL din 2001).
    *15) Lista Firmelor recomandate de FRDS din Baza de date proprie nu este limitativa, putand fi invitati si contractori care si-au exprimat interesul, numai dupa ce se verifica eligibilitatea, activitatea si notorietatea acestora.
    *16) Setul de documente - formulare FRDS - se regaseste in Partea a 2-a a Ghidului, Sectiunea II.
    *17) Comisia de evaluare numita de Beneficiar analizeaza procedura parcursa, indeplinirea conditiilor de calificare ale ofertantilor, evalueaza si compara cotatiile primite, verifica incadrarea in cerintele invitatiei la cotatie, evalueaza preturile (utilizand pentru comparatie preturile unitare din Baza de date FRDS) si face clasamentul preturilor, in ordine crescatoare.
    *18) Atasamentele si Situatiile pentru lucrarile executate corespunzator Proiectului tehnic si conform conditiilor de calitate, se certifica cantitativ si calitativ de catre un inspector de santier angajat de catre Beneficiar.
    *19) Compararea preturilor se face exclusiv TVA, luand in considerare toate activitatile (serviciile) cerute.
    *20) Setul de documente - formulare FRDS, se regaseste in Partea a 2-a a Ghidului, Sectiunea III.A.
    *21) Lista Firmelor recomandate de FRDS din Baza de date proprie nu este limitativa, putand fi invitati si alti consultanti care si-au exprimat interesul, caz in care este necesara verificarea calificarii si notorietatii acestora.
    *22) Comisia de evaluare numita de Beneficiar analizeaza procedura parcursa, verifica indeplinirea Termenilor de referinta si noteaza fiecare propunere, conform cu criteriile si punctajul comunicat prin Cererea de propunere.
    *23) Setul de documente - modele FRDS - se regaseste in Partea a 2-a a Ghidului, Sectiunea III.B.
    *24) Fiecare membru al Comisiei de evaluare va semna, pe proprie raspundere, o Declaratie de confidentialitate si impartialitate.
    *25) Scrisorile de intentie demonstreaza interesul firmelor, de aceea, dupa o atenta verificare a informatiilor furnizate, acestea vor fi luate in considerare cu prioritate.
    *26) De regula, in "Tribuna Constructiilor".
    *27) Un Model poate fi adaptat situatiei si caracteristicilor specifice achizitiei.
    *28) Un Formular trebuie completat cu toate datele Proiectului dar nu poate fi modificat decat cu avizul prealabil al Fondului.
    *29) Beneficiarul va solicita de la invitati "confirmare de primire" a Invitatiei (sub semnatura reprezentantului firmei).
    *30) Beneficiarul se va asigura ca toti participantii au primit notificarile, solicitand "confirmare de primire" (sub semnatura).
    *31) Beneficiarul va numi o Comisie de receptie si va anunta, despre acest eveniment, intreaga comunitate, Fondul, autoritatea locala, toate institutiile locale interesate, pe alti colaboratori ai sai.