ORDIN   Nr. 168 din 18 ianuarie 2008

privind stabilirea cadrului general pentru planificarea strategica si financiara, gestionarea, implementarea si auditarea utilizarii fondurilor acordate Romaniei prin Programul general „Solidaritatea si gestionarea fluxurilor migratorii"

ACT EMIS DE: MINISTERUL ECONOMIEI SI FINANTELOR

ACT PUBLICAT IN: MONITORUL OFICIAL  NR. 170 din 5 martie 2008

Având în vedere dispoziţiile:

- Deciziei nr. 435/2007/CE a Consiliului din 25 iunie 2007 de instituire a Fondului european de integrare a resortisanţilor ţărilor terţe pentru perioada 2007-2013, ca parte a Programului general „Solidaritatea şi gestionarea fluxurilor migratorii"(2007/435/CE), publicată în Jurnalul Oficial al Uniunii Europene nr. L 168 din 28 iunie 2007;

- Deciziei nr. 573/2007/CE a Parlamentului European şi a Consiliului din 23 mai 2007 de instituire a Fondului european pentru refugiaţi pentru perioada 2008-2013, ca parte a Programului general „Solidaritatea şi gestionarea fluxurilor migratorii", precum şi de abrogare a Deciziei 2004/904/CE a Consiliului (2007/573/CE), publicată în Jurnalul Oficial al Uniunii Europene nr. L 144 din 6 iunie 2007;

- Deciziei nr. 574/2007/CE a Parlamentului European şi a Consiliului din 23 mai 2007 de instituire a Fondului pentru frontierele externe pentru perioada 2007-2013, ca parte a Programului general „Solidaritatea şi gestionarea fluxurilor migratorii" (2007/574/CE), publicată în Jurnalul Oficial al Uniunii Europene nr. L 144 din 6 iunie 2007;

- Deciziei nr. 575/2007/CE a Parlamentului European şi a Consiliului din 23 mai 2007 de instituire a Fondului european de returnare pentru perioada 2008-2013, ca parte a Programului general "Solidaritatea şi gestionarea fluxurilor migratorii"(2007/575/CE), publicată în Jurnalul Oficial al Uniunii Europene nr. L 144 din 6 iunie 2007,

în temeiul art. 7 alin. (4) din Ordonanţa de urgenţă a Guvernului nr. 30/2007 privind organizarea şi funcţionarea Ministerului Internelor şi Reformei Administrative, al art. 11 alin. (4) din Hotărârea Guvernului nr. 386/2007 privind organizarea si funcţionarea Ministerului Economiei şi Finanţelor, cu modificările şi completările ulterioare, precum şi al art. 2 din Hotărârea Guvernului nr. 1.506/2007 privind abilitarea Ministerului Internelor şi Reformei Administrative de a gestiona fondurile acordate României prin Programul general „Solidaritatea şi gestionarea fluxurilor migratorii",

ministrul internelor si reformei administrative si ministrul economiei si finanţelor emit următorul ordin:

Art. 1. - (1) Obiectul prezentului ordin îl constituie stabilirea cadrului general pentru planificarea strategică şi financiară, gestionarea, implementarea şi auditarea utilizării asistenţei financiare comunitare acordate României prin intermediul Programului general „Solidaritatea şi gestionarea fluxurilor migratorii", denumit în continuare Program general.

(2) Asistenţa financiară comunitară acordată României prin Programul general cuprinde următoarele fonduri:

a) Fondul european pentru refugiaţi pentru perioada 2008- 2013;

b) Fondul european pentru returnare pentru perioada 2008- 2013;

c) Fondul european pentru integrarea resortisantilor statelor terţe pentru perioada 2007-2013;

d) Fondul pentru frontierele externe pentru perioada 2007- 2013, acordat României începând cu anul 2010.

Art. 2. -In sensul prezentului ordin, termenii şi expresiile de mai jos au următoarele înţelesuri:

a) program anual şi program multianual - documentele de planificare strategică şi programare financiară, elaborate pentru fiecare fond, care au drept scop orientarea şi stimularea activităţii de atingere a obiectivelor elaborate în baza documentelor strategice sectoriale şi a liniilor directoare aprobate de Comisia Europeană;

b) autoritate responsabilă - organismul abilitat să gestioneze asistenţa financiară acordată României prin Programul general, să planifice şi să coordoneze activităţile de evaluare a proiectelor finanţate în cadrul Programului general;

c) autoritate delegată - organismul desemnat de către autoritatea responsabilă de a efectua procedurile de contractare şi plată pentru proiectele stabilite prin programul anual şi programul multianual;

d) autoritate de certificare - organismul desemnat să certifice declaraţiile de cheltuieli efectuate în cadrul proiectelor finanţate prin programul general;

e) autoritate de audit - organismul care efectuează auditarea utilizării asistenţei financiare comunitare acordate României prin Programul general, în conformitate cu procedurile proprii şi cu standardele internaţionale de audit acceptate;

f) cofinanţare publică naţională - sumele prevăzute în bugetul Ministerului Internelor si Reformei Administrative, respectiv în bugetele organismelor prestatoare de servicii publice şi de utilitate publică de interes local sau judeţean, după caz, pentru finanţarea cheltuielilor eligibile aferente proiectelor finanţate în cadrul Programului general;

g) cofinanţare privată - orice contribuţie la finanţarea cheltuielilor eligibile, alta decât cea prevăzută la lit. f), aferentă fondurilor alocate României prin Programul general;

h) parteneri - orice persoană juridică de drept privat sau public, care participă la dezvoltarea unui program multianual, definit pentru Fondul european pentru refugiaţi la art. 11 din Decizia nr. 573/2007/CE a Parlamentului European şi a Consiliului din 23 mai 2007 de instituire a Fondului european pentru refugiaţi pentru perioada 2008-2013, pentru Fondul european de returnare la art.12 din Decizia nr.575/2007/CE a Parlamentului European şi a Consiliului din 23 mai 2007 de instituire a Fondului european de returnare pentru perioada 2008-2013, pentru Fondul european de integrare a naţionalilor ţărilor terţe pentru perioada 2007-2013, la art. 10 din Decizia nr. 435 a Consiliului din 25 iunie 2007 de instituire a Fondului european de integrare a naţionalilor ţărilor terţe pentru perioada 2007-2013 şi pentru Fondul pentru frontierele externe la art. 12 din Decizia nr. 574/2007/CE a Parlamentului European şi a Consiliului din 23 mai 2007 de instituire a Fondului pentru frontierele externe pentru perioada 2007-2013;

i) contribuţia financiară a Uniunii Europene - sumele alocate României de către Uniunea Europeană pentru finanţarea proiectelor în cadrul Programului general;

j) debite faţă de bugetul Uniunii Europene - astfel cum sunt definite la art.1 lit. s) din Ordonanţa Guvernului nr. 29/2007 privind modul de alocare a instrumentelor structurale, a prefinanţării şi a cofinanţării alocate de la bugetul de stat, inclusiv din Fondul naţional de dezvoltare, în bugetul instituţiilor implicate în gestionarea instrumentelor structurale şi utilizarea acestora pentru obiectivul convergenţă, aprobată cu modificări şi completări prin Legea nr.249/2007, inclusiv majorările de întârziere;

k) cheltuieli eligibile - cheltuielile aferente proiectelor din cadrul Programului general, care respectă toate criteriile de eligibilitate stabilite de Comisia Europeană şi care pot fi finanţate atât din Fondul european pentru refugiaţi, Fondul european pentru returnare, Fondul european pentru integrarea resortisantilor statelor terţe, Fondul frontierelor externe, cât şi din cofinanţarea publică naţională sau privată;

l) cheltuieli neeligibile - cheltuielile inerente realizării proiectelor finanţate din Fondul european pentru refugiaţi, Fondul european pentru returnare, Fondul european pentru integrarea resortisantilor statelor terţe, Fondul frontierelor externe în cadrul Programului general, care nu pot fi finanţate din aceste fonduri, conform reglementărilor naţionale şi comunitare.

Art. 3. - (1) In scopul utilizării eficiente a fondurilor acordate României prin Programul general se instituie un sistem de monitorizare, coordonat de un comitet de monitorizare, cu următoarea componenţă: autoritatea responsabilă, autoritatea de certificare şi autoritatea delegată.

(2) Autoritatea de audit de pe lângă Curtea de Conturi participă în calitate de observator la reuniunile Comitetului de monitorizare.

(3) Comitetul de monitorizare analizează stadiul proiectelor din cadrul Programului general pentru fazele de programare, contractare, implementare şi evaluare, pe baza raportărilor semestriale elaborate de autoritatea responsabilă.

(4) Comitetul de monitorizare stabileşte măsurile necesare pentru implementarea corespunzătoare a proiectelor din cadrul Programului general.

(5) Comitetul de monitorizare se reuneşte semestrial şi este prezidat de conducătorul autorităţii responsabile.

(6) Secretariatul Comitetului de monitorizare este asigurat de către Serviciul fonduri europene din cadrul Direcţiei generale afaceri europene şi relaţii internaţionale din Ministerul Internelor şi Reformei Administrative.

Art. 4. - Programul anual şi programul multianual pentru fiecare dintre fondurile care constituie Programul general sunt supuse aprobării conducerii Ministerului Internelor şi Reformei Administrative anterior transmiterii acestora, spre aprobare, Comisiei Europene.

Art. 5. - Se desemnează Direcţia generală afaceri europene şi relaţii internaţionale, denumită în continuare DGAERI, din cadrul Ministerului Internelor şi Reformei Administrative, ca autoritate responsabilă pentru coordonarea implementării asistenţei comunitare acordate prin Programul general.

Art. 6. -Atribuţiile autorităţii responsabile sunt următoarele:

a) atribuţiile prevăzute la art. 27 din Decizia Parlamentului European şi a Consiliului nr. 573/2007/CE, la art. 29 din Decizia Parlamentului European şi a Consiliului nr. 574/2007/CE, la art. 27 din Decizia Parlamentului European şi a Consiliului nr.575/2007/CE şi la art. 25 din Decizia Consiliului nr. 435/2007/CE, cu excepţia atribuţiilor delegate Oficiului Român pentru Imigrări şi Inspectoratului General al Poliţiei de Frontieră, prevăzute la art. 8 din prezentul ordin;

b) înfiinţează un punct unic de contact în cadrul Serviciului fonduri europene, răspunzător de:

(i) schimbul de informaţii cu unităţile angajate în folosirea mijloacelor fondului;

(ii) menţinerea contactelor curente cu reprezentanţii Comisiei Europene;

c) în conformitate cu prevederile art. 47 din Decizia Parlamentului European şi a Consiliului nr. 573/2007/CE, ale art. 49 din Decizia Parlamentului European şi a Consiliului nr. 574/2007/CE, ale art. 45 din Decizia Consiliului nr. 435/2007/CE şi ale art. 47 din Decizia Parlamentului European şi a Consiliului nr.575/2007/CE, plăteşte la bugetul general al Uniunii Europene sumele care trebuie restituite, prin intermediul autorităţilor delegate;

d) ia măsurile necesare pentru identificarea neregulilor şi efectuarea corecţiilor financiare, în cadrul domeniului său de competenţă, precum şi pentru recuperarea de către autorităţile delegate a sumelor reprezentând contribuţia financiară a Uniunii Europene sau cofinanţarea publică, care s-au dovedit a fi plătite nejustificat ca urmare a neregulilor constatate;

e) efectuează în colaborare cu Direcţia generală audit intern din cadrul Ministerului Internelor şi Reformei Administrative acţiuni de verificare a stadiului proiectelor şi a îndeplinirii măsurilor stabilite cu ocazia şedinţelor Comitetului de monitorizare.

Art. 7. - (1) Se desemnează Oficiul Român pentru Imigrări, denumit în continuare ORI, pentru îndeplinirea funcţiei de autoritate delegată pentru asistenţa acordată prin Fondul european pentru refugiaţi pentru perioada 2008-2013, Fondul european de returnare pentru perioada 2008-2013 şi Fondul european de integrare a resortisanţilor ţărilor terţe pentru perioada 2007-2013.

(2) Se desemnează Inspectoratul General al Poliţiei de Frontieră, denumit în continuare IGPF, pentru îndeplinirea funcţiei de autoritate delegată pentru asistenţa acordată prin Fondul pentru frontierele externe pentru perioada 2007-2013.

(3) Modificarea contractelor este valabilă numai cu aprobarea ORI şi IGPF In lipsa aprobării ORI şi, respectiv, IGPF, cheltuielile afectate de aceste modificări se consideră costuri neeligibile şi se suportă de către cei care au operat modificările fără aprobarea ORI şi/sau IGPF

Art. 8. - Autoritatea delegată are următoarele atribuţii principale:

a) organizează selecţia de proiecte şi procedurile de achiziţii finanţate din fondurile alocate prin Programul general, este responsabilă pentru derularea acestora şi evaluează ofertele din punct de vedere al corectitudinii documentaţiei şi a completitudinii în vederea desemnării câştigătorilor;

b) primeşte cereri de plată şi efectuează plăţile către contractor;

c) pentru aplicarea prevederilor art. 27 pct. 1 lit. m) din Decizia Parlamentului European şi a Consiliului nr. 573/2007/CE, ale art. 29 pct. 1 lit. m) din Decizia Parlamentului European şi a Consiliului nr. 574/2007/CE, ale art. 25 pct. 1 lit. n) din Decizia Consiliului nr. 435/2007/CE şi ale art. 27 pct. 1 lit. m) din Decizia Parlamentului European şi a Consiliului nr.575/2007/CE, furnizează autorităţii responsabile şi autorităţii de certificare evidenţe detaliate privind plăţile efectuate în vederea transmiterii acestora către Comisia Europeană;

d) trimite anual către autoritatea responsabilă şi autoritatea de certificare declaraţia referitoare la sumele rămase de recuperat la acea dată;

e) asigură menţinerea evidenţelor financiare şi păstrarea tuturor documentelor justificative privind operaţiunile pe care le derulează cu respectarea termenelor de păstrare legale;

f) informează autoritatea responsabilă, periodic, la termenele stabilite de comun acord cu aceasta, referitor la stadiul plăţilor efectuate;

g) verifică şi solicită modificări ale acordurilor/contractelor, dacă este necesar, pentru asigurarea conformităţii cu reglementările Programului general;

h) constituie comisiile de evaluare a ofertelor, având în vedere asigurarea componenţei acestora sub aspectul competenţei membrilor acesteia, pregătirii şi imparţialităţii faţă de ofertanţi, componenţa comisiilor de evaluare fiind supusă aprobării autorităţii responsabile;

i) elaborează proiectele de contract, negociază contractele şi pregăteşte semnarea contractelor;

j) încheie acordurile/contractele aferente proiectelor finanţate prin Programul general, în vederea asigurării respectării procedurilor administrative ale acestuia;

k) utilizează registre contabile şi înregistrarea contabilă adecvată a tuturor operaţiunilor la nivel de program, proiect şi contract;

l) operează în conturile financiare, în condiţiile efectuării tuturor verificărilor standard şi a reconcilierilor bancare necesare;

m) solicită autorizarea de plată „citit şi aprobat" din partea autorităţii responsabile sau, după caz, returnarea la contractor a cererii de plată, pentru modificări;

n) elaborează rapoartele privind situaţia financiară a fiecărui program;

o) furnizează autorităţii responsabile şi autorităţii de certificare, periodic, informaţii la zi privind planificarea selecţiei de proiecte şi procedurilor de achiziţii, a evaluării ofertelor şi a atribuirii contractelor;

p) este responsabilă pentru aplicarea măsurilor necesare asigurării eligibilităţii operaţiunilor finanţate prin Programul general, aplicând un management financiar şi tehnic riguros şi transparent;

q) suportă orice cheltuieli considerate neeligibile în urma unei misiuni de audit a Comisiei Europene, a Direcţiei generale audit intern din cadrul Ministerului Internelor şi Reformei Administrative şi/sau a Autorităţii de audit de pe lângă Curtea de Conturi a României;

r) supraveghează în permanenţă îndeplinirea tuturor obligaţiilor asumate în conformitate cu acordurile/contractele încheiate;

s) transmite lunar către autoritatea de certificare, în copie conformă cu originalul, documentele contabile justificative şi suport, documentele de plată sau alte documente cu valoare justificativă privind operaţiunile care s-au derulat în luna anterioară;

t) întocmeşte documentele subsecvente aprobării programului anual şi celui multianual în vederea organizării selecţiei de proiecte şi a procedurilor de achiziţii;

u) planifică şi răspunde de organizarea în condiţii optime a activităţilor aprobate prin program;

v) participă la controalele/auditul efectuate/efectuat de Comisia Europeană;

w) îndeplineşte atribuţiile delegate de către autoritatea responsabilă, precum şi alte atribuţii ce derivă în mod firesc din statutul de autoritate delegată;

x) elaborează, în baza strategiilor sectoriale şi a liniilor directoare transmise de către Comisia Europeană, programele anuale şi programele multianuale, pe care le înaintează autorităţii responsabile;

y) elaborează şi propune manualul de implementare şi utilizare a fondurilor acordate României prin Programul general, în cooperare cu autorităţile implicate;

z) recuperează sumele reprezentând contribuţia financiară a Uniunii Europene, cofinanţarea publică naţională, care s-au dovedit a fi plătite nejustificat, ca urmare a neregulilor constatate;

aa) primeşte sumele corespunzătoare contribuţiei financiare a Uniunii Europene;

bb) plăteşte la bugetul general al Uniunii Europene sumele aferente debitelor faţă de bugetul Uniunii Europene.

Art. 9. - Se desemnează structura specializată a Direcţiei generale financiare din cadrul Ministerului Internelor şi Reformei Administrative pentru îndeplinirea funcţiei de autoritate de certificare pentru asistenţa acordată prin Programul general.

Art. 10. -Atribuţiile autorităţii de certificare sunt prevăzute la art. 31 din Decizia Parlamentului European şi a Consiliului nr. 574/2007/CE, la art. 29 din Decizia Parlamentului European şi a Consiliului nr. 573/2007/CE, la art. 29 din Decizia Parlamentului European şi a Consiliului nr. 575/2007/CE şi la art. 27 din Decizia Consiliului nr. 435/2007/CE.

Art. 11. -Auditarea utilizării fondurilor acordate României prin Programul general se realizează conform legislaţiei naţionale şi comunitare în materie, de către Autoritatea de audit de pe lângă Curtea de Conturi a României, abilitată în condiţiile legii.

Art. 12. -Atribuţiile autorităţii de audit sunt prevăzute la art. 32 din Decizia Parlamentului European şi a Consiliului nr. 574/2007/CE, la art. 30 din Decizia Parlamentului European şi a Consiliului nr. 573/2007/CE, la art. 30 din Decizia Parlamentului European şi a Consiliului nr. 575/2007/CE şi la art. 28 din Decizia Consiliului nr. 435/2007/CE.

Art. 13. - (1) Creditele bugetare şi de angajament aferente fondurilor externe nerambursabile alocate României în cadrul Programului general au caracter previzional şi se reflectă, la poziţii distincte pentru fiecare dintre fondurile prevăzute la art. 1 alin. (2), în anexa la bugetul Ministerului Internelor şi Reformei Administrative ca ordonator principal de credite

(2) Creditele bugetare, altele decât cele aferente fondurilor externe nerambursabile, se cuprind în bugetul Ministerului Internelor şi Reformei Administrative, la poziţiile distincte denumite „Sume aferente Fondului european pentru refugiaţi", „Sume aferente Fondului european de returnare", „Sume aferente Fondului european de integrare a resortisanţilor ţărilor terţe", respectiv „Sume aferente Fondului pentru frontierele externe", astfel:

a) sumele reprezentând cofinanţare publică naţională;

b) sume aferente achitării debitelor faţă de bugetul Uniunii Europene, inclusiv a majorărilor de întârziere ca urmare a nerecuperării la timp de la beneficiari a sumelor plătite nejustificat;

c) sumele necesare finanţării cheltuielilor aferente transferului de fonduri din conturile autorităţilor delegate în scopul efectuării plăţilor;

(3) Sumele necesare finanţării cheltuielilor neeligibile se cuprind în bugetul Ministerului Internelor şi Reformei Administrative, potrivit clasificaţiei bugetare.

Art. 14. - (1) Autorităţile delegate din cadrul Ministerului Internelor şi Reformei Administrative deschid conturi în euro pentru fiecare fond din cadrul Programului general, la Trezoreria Statului sau la instituţii financiar-bancare, în care Comisia Europeană virează sumele corespunzătoare contribuţiei financiare a Uniunii Europene.

(2) Echivalentul în lei al sumelor încasate în conturile prevăzute la alin. (1) se gestionează prin conturi distincte deschise pentru fiecare fond la Trezoreria Statului.

(3) Ministerul Internelor şi Reformei Administrative repartizează autorităţilor delegate creditele bugetare aprobate, aferente sumelor prevăzute la art. 13 alin. (2) lit. a)-c) şi alin. (3), în conturile acestora deschise la Trezoreria Statului.

(4) In limita creditelor bugetare repartizate, autoritatea delegată îşi transferă sumele necesare efectuării de plăţi în conturi distincte de disponibilităţi aferente sumelor prevăzute la art. 13 alin. (2) lit. a)-c) şi alin. (3), corespunzătoare fiecărui fond din cadrul Programului general.

Art. 15. - (1) In vederea reflectării fondurilor acordate României prin Programul general în poziţia netă a României în relaţia financiară cu Uniunea Europeană, Unitatea de coordonare a relaţiilor bugetare cu Uniunea Europeană din cadrul Ministerului Economiei şi Finanţelor primeşte de la autoritatea responsabilă şi prelucrează datele privind contribuţia financiară a Uniunii Europene, conform procedurii şi modelului elaborate de Ministerul Economiei şi Finanţelor.

(2) Autoritatea responsabilă transmite Unităţii de coordonare a relaţiilor bugetare cu Uniunea Europeană din cadrul Ministerului Economiei şi Finanţelor următoarele informaţii, conform procedurii elaborate de Ministerul Economiei şi Finanţelor:

a) estimările alocărilor bugetare anuale pentru România, comunicate de Comisia Europeană pentru fiecare fond din cadrul Programului general, în conformitate cu art. 20 alin. (2) din Decizia Parlamentului European şi a Consiliului nr. 573/2007/CE, art. 23 alin. (2) din Decizia Parlamentului European şi a Consiliului nr. 574/2007/CE, art. 19 alin. (2) din Decizia Consiliului nr. 435/2007/CE şi art. 21 alin. (2) din Decizia Parlamentului European şi a Consiliului nr. 575/2007/CE;

b) situaţia sumelor necesare achitării debitelor faţă de bugetul Uniunii Europene, inclusiv a achitării acestora şi a majorărilor de întârziere ca urmare a nerecuperării la timp de la beneficiari;

c) situaţia sumelor aferente contribuţiei financiare a Uniunii Europene, transferate de Comisia Europeană, pentru fiecare fond din cadrul Programului general.

Art. 16. - Dispoziţiile prezentului ordin se aplică şi pentru gestionarea proiectelor finanţate din fondurile acordate României prin Fondul european pentru refugiaţi pentru anul 2007, potrivit Deciziei nr. 2004/904/CE a Consiliului din 2 decembrie 2004 de instituire a Fondului european pentru refugiaţi pentru perioada 2005-2010, publicată în Jurnalul Oficial al Uniunii Europene nr. L381 din 28 decembrie 2004.

Art. 17. - Prezentul ordin intră în vigoare la data publicării în Monitorul Oficial al României, Partea I, cu excepţia art. 11 şi 12, care intră în vigoare la data abilitării prin lege a Autorităţii de audit de pe lângă Curtea de Conturi de a efectua auditul fondurilor alocate României prin Programul general.

Ministrul internelor şi reformei administrative,

Cristian David

Ministrul economiei şi finanţelor,

Varujan Vosganian