NORME
Nr. 3 din 26 februarie 2002
privind standardele de cunoastere a clientelei
ACT EMIS DE: BANCA NATIONALA A ROMANIEI
PUBLICATE IN: MONITORUL OFICIAL NR. 154 din 4 martie 2002
In temeiul prevederilor art. 2 alin. (2) si ale art. 26 alin. (2) din Legea
nr. 101/1998 privind Statutul Bancii Nationale a Romaniei, cu modificarile si
completarile ulterioare, si ale art. 45 si 55 din Legea bancara nr. 58/1998, cu
modificarile si completarile ulterioare,
avand in vedere prevederile Legii nr. 21/1999 pentru prevenirea si
sanctionarea spalarii banilor si necesitatea diminuarii riscului
reputational*), operational, de credit, de lichiditate si de conformare la
cerintele legii, precum si protejarea sigurantei si stabilitatii bancilor si,
prin aceasta, a integritatii sistemului bancar,
Banca Nationala a Romaniei emite prezentele norme.
*) Posibilitatea ca publicitatea negativa facuta practicilor de afaceri ale
unei banci si/sau persoanelor legate de aceasta - actionari, parteneri de
afaceri etc. -, indiferent daca este conforma realitatii sau nu, sa cauzeze o
pierdere a increderii in integritatea bancii.
CAP. 1
Dispozitii generale
Art. 1
(1) Prezentele norme se aplica bancilor, persoane juridice romane, si
reprezinta un cadru general pentru elaborarea de catre acestea a politicilor si
procedurilor proprii de cunoastere a clientelei, ca parte esentiala a unei
gestiuni prudente a riscului si a unor sisteme eficiente de control intern.
(2) Prezentele norme se aplica in mod corespunzator si sucursalelor din
Romania ale bancilor straine.
Art. 2
In scopul asigurarii desfasurarii activitatii bancare in conformitate cu
cerintele legii, inclusiv cu legislatia privind prevenirea si sanctionarea spalarii
banilor si cu regulile unei practici bancare prudente si sanatoase, bancile
trebuie sa adopte politici si proceduri eficiente de cunoastere a clientelei,
denumite in continuare programe de cunoastere a clientelei, care sa promoveze
inalte standarde etice si profesionale si sa previna folosirea bancii de catre
clientii acesteia pentru desfasurarea unor activitati de natura infractionala
sau a altor activitati contrare legii.
Art. 3
(1) Pentru scopul prezentelor norme, termenul client include:
a) orice persoana fizica, persoana juridica sau entitate fara personalitate
juridica ce are deschis la banca un cont prin care sunt derulate operatiuni
care implica primirea sau distribuirea de fonduri;
b) orice persoana fizica, persoana juridica sau entitate fara personalitate
juridica in numele careia este deschis un astfel de cont;
c) orice persoana fizica, persoana juridica sau entitate fara personalitate
juridica ce are legatura cu o tranzactie financiara in care banca este
implicata si care poate genera un risc reputational sau de alta natura pentru
aceasta.
(2) Termenul client va fi inteles in cel mai larg sens, astfel incat sa
includa, fara a fi limitativ:
a) orice beneficiar direct sau indirect al unui cont de disponibilitati, de
depozit, de credit sau al unui alt cont prin care sunt derulate operatiuni care
implica primirea sau distribuirea de fonduri;
b) orice persoana sau entitate care este beneficiarul real al tranzactiilor
derulate de intermediarii de profesie, cum ar fi organismele de plasament
colectiv in valori mobiliare, fondurile de pensii ori alte entitati ale caror
active sunt administrate de societati de administrare, beneficiarul real al
tranzactiilor derulate prin conturile administrate de avocati, societati de
valori mobiliare, agenti de bursa pentru clientii acestora, beneficiarul real
al tranzactiilor derulate prin conturi deschise pe numele unui imputernicit sau
al unei persoane interpuse;
c) bancile corespondente;
d) orice persoana imputernicita sa opereze in conturile unui client al
bancii.
Art. 4
(1) Programele de cunoastere a clientelei trebuie sa aiba in vedere toate
operatiunile bancii care implica primirea sau distribuirea de fonduri ale
clientilor, cuprinzand, fara a fi limitative:
a) deschiderea de conturi curente, de depozit, de economii, de credit, de
card;
b) deschiderea de conturi de evidenta a valorilor mobiliare;
c) inchirierea de casete de siguranta;
d) efectuarea tranzactiilor cu valori mobiliare ori cu alte instrumente
financiare, valuta, metale si pietre pretioase, a caror valoare depaseste
10.000 euro in echivalent;
e) operatiuni cu numerar care depasesc 10.000 euro in echivalent;
f) acordarea de credite si operatiuni cu efecte de comert.
(2) Operatiunile cu numerar sunt considerate operatiunile efectuate la
ghiseul bancii sub forma de schimb valutar, vanzare-cumparare de metale
pretioase, subscriere de obligatiuni, vanzarea de cecuri de calatorie, incasare
de cecuri si alte asemenea operatiuni.
(3) Prevederile alin. (1) nu se aplica in cazul deschiderii de conturi
pentru colectarea fondurilor in vederea constituirii capitalului social al unei
societati, cu exceptia cazului in care banca suspecteaza ca operatiunea are
drept scop spalarea banilor.
Art. 5
Cerintele privind cunoasterea clientelei se aplica si in cazul
tranzactiilor in care banca este angajata si care pot genera pentru aceasta o
expunere semnificativa la riscul reputational sau de alta natura, decurgand din
calitatea partenerului sau contractual sau a oricarei alte persoane fizice ori
entitati care are o legatura cu tranzactia respectiva.
CAP. 2
Elemente esentiale ale programelor de cunoastere a clientelei
SECTIUNEA 1
Programele de cunoastere a clientelei
Art. 6
Fiecare banca va elabora un program propriu de cunoastere a clientelei,
care sa corespunda naturii, marimii, complexitatii si intinderii activitatii
sale si sa fie adaptat la gradul de risc asociat categoriilor de clienti pentru
care aceasta presteaza servicii bancare.
Art. 7
Programele de cunoastere a clientelei trebuie sa cuprinda cel putin
urmatoarele:
a) o politica de acceptare a clientului;
b) proceduri de identificare a clientului si de incadrare a acestuia in
categoria de clientela corespunzatoare;
c) modalitati de intocmire si pastrare a evidentelor corespunzatoare;
d) monitorizarea operatiunilor derulate prin conturi in scopul detectarii
tranzactiilor suspecte si procedura de raportare a acestora;
e) modalitati de abordare a tranzactiilor in si/sau din jurisdictiile in
care nu exista reglementari corespunzatoare in domeniul prevenirii spalarii
banilor;
f) proceduri si sisteme de verificare a modului de implementare a
programelor elaborate si de evaluare a eficientei acestora;
g) programe de pregatire a personalului in domeniul cunoasterii clientelei.
Art. 8
Programele de cunoastere a clientelei trebuie sa fie elaborate in forma
scrisa si sa fie aprobate de consiliul de administratie al fiecarei banci.
Aceste programe de cunoastere a clientelei trebuie sa fie cunoscute de intregul
personal implicat si sa fie reanalizate periodic de consiliul de administratie
in vederea adaptarii lor corespunzatoare.
SECTIUNEA a 2-a
Politica de acceptare a clientelei
Art. 9
(1) Bancile trebuie sa elaboreze politici clare de acceptare a clientului,
prin care sa se stabileasca cel putin categoriile de clientela pe care banca
isi propune sa le atraga, tipurile de produse si servicii care pot fi furnizate
fiecarei categorii de clientela, procedurile graduale de acceptare a clientelei
stabilite in functie de riscul asociat diferitelor categorii de clienti si care
sa includa si o descriere a categoriilor de clienti cu un grad de risc
potential mai ridicat decat nivelul mediu acceptat de banca.
(2) La elaborarea politicilor de acceptare a clientului se va avea in
vedere ca banca sa intre in relatii de afaceri si sa furnizeze produsele
oferite numai in functie de calitatea clientului, care va fi evaluata indiferent
de gradul de expunere a bancii la riscul de credit.
Art. 10
Bancile care ofera servicii bancare complexe, denumite in practica
internationala private banking, trebuie sa manifeste o vigilenta sporita fata
de categoria de clientela careia ii sunt oferite astfel de servicii; toti
clientii noi facand parte din aceasta categorie trebuie sa fie aprobati atat in
cadrul structurii organizatorice care gestioneaza acest tip de clientela, cat
si de cel putin o persoana cu competente in managementul riscului clientelei,
insarcinata in acest sens.
Art. 11
Decizia de a intra in relatii de afaceri cu clientii cu un grad de risc
potential mai ridicat trebuie luata exclusiv la nivelul consiliului de
administratie al bancii sau, dupa caz, la nivelul comitetului de directie, in
functie de competentele acordate acestuia.
SECTIUNEA a 3-a
Identificarea clientului
3.1. Principii generale
Art. 12
(1) Bancile trebuie sa stabileasca o procedura sistematizata pentru
verificarea identitatii noilor clienti si a persoanelor care actioneaza in
numele acestora si sa nu intre in relatii de afaceri pana cand identitatea
noului client nu este verificata in mod corespunzator.
(2) Bancile nu vor deschide si nu vor opera conturi anonime pentru care
identitatea titularului nu este cunoscuta si evidentiata in mod corespunzator.
Art. 13
Bancile trebuie sa obtina toate informatiile necesare pentru a stabili
identitatea fiecarui nou client, scopul si natura preconizata a serviciilor
bancare ce urmeaza sa fie prestate de banca pentru respectivul client. Volumul
si natura informatiilor solicitate vor fi in functie de tipul potentialului
client - persoana fizica, societate comerciala - si de natura si volumul
preconizat ale operatiunilor ce urmeaza sa fie derulate prin intermediul
bancii.
Art. 14
Politicile de identificare a clientelei trebuie sa fie aplicate in egala
masura atat in cazul conturilor deschise si mentinute pe numele clientului
bancii, cat si in cazul conturilor nenominative pentru care identitatea
titularului, cunoscuta de banca, este inlocuita in documentatia subsecventa
printr-un cod numeric sau de alta natura, in vederea asigurarii unui grad
sporit de confidentialitate.
Art. 15
In cazul conturilor de depozit si de economii bancile trebuie sa verifice
identitatea oricarei persoane care efectueaza depuneri in cont sau retrageri de
sume care depasesc 10.000 euro in echivalent.
Art. 16
In cazul efectuarii operatiunilor prevazute la art. 4 alin. (1) lit. d) si
e), a caror valoare se situeaza sub limita de 10.000 euro in echivalent, banca
trebuie sa verifice identitatea clientului/clientilor in situatiile in care
sunt suspiciuni ca mai multe asemenea operatiuni au o legatura intre ele si fac
parte dintr-o singura tranzactie care a fost astfel divizata in scopul evitarii
cerintelor de identificare.
Art. 17
Daca banca suspecteaza ca o operatiune are drept scop spalarea banilor,
aceasta trebuie sa verifice identitatea clientului, indiferent de valoarea
operatiunii sau de incidenta prevederilor referitoare la exceptia de la cerinta
identificarii, prevazuta la art. 4 alin. (3).
3.2. Cerinte generale de identificare
Art. 18
(1) Bancile vor stabili identitatea clientului pe baza unui document
oficial sau a altui document de identificare si vor inregistra in evidente
corespunzatoare identitatea clientilor lor, inclusiv a clientilor ocazionali.
(2) Bancile vor acorda o atentie speciala in cazul clientilor nerezidenti
si al clientilor care nu se prezinta personal la banca.
Art. 19
Bancile vor depune diligentele necesare pentru verificarea informatiilor
furnizate de client in cadrul procedurii de identificare. Verificarea se poate
realiza prin observarea directa a locatiei la adresa indicata, prin schimb de
corespondenta si/sau accesarea numarului de telefon furnizat de client,
verificarea informatiilor furnizate de client cu cele inscrise pe facturile
remise la plata sau prin orice alta metoda.
Art. 20
(1) In cazul clientilor persoane fizice bancile trebuie sa solicite si sa
obtina cel putin urmatoarele informatii:
a) numele si prenumele si, dupa caz, pseudonimul;
b) adresa domiciliului si/sau resedinta;
c) data si locul nasterii;
d) codul numeric personal sau, dupa caz, un alt element unic de
identificare similar;
e) numele/denumirea angajatorului sau natura activitatii proprii;
f) sursa fondurilor;
g) specimenul de semnatura.
(2) Bancile vor urmari ca documentele pe baza carora se verifica
identitatea clientilor sa fie din categoria celor mai greu de falsificat sau de
obtinut pe cale ilicita sub un nume fals, cum sunt documente originale de
identitate, emise de o autoritate oficiala, care sa includa o fotografie a
titularului, eventual o descriere a persoanei si semnatura acesteia, ca de
exemplu carti de identitate, pasapoarte.
(3) In vederea incadrarii corespunzatoare in categoriile de clienti
stabilite de banca si pentru asigurarea indeplinirii in mod corespunzator a
obligatiilor de raportare ale bancii potrivit legislatiei in vigoare,
informatii suplimentare care pot fi solicitate se vor referi la nationalitate
sau la tara de origine a clientului, pozitia publica sau politica detinuta si
altele.
Art. 21
(1) Identificarea clientilor persoane juridice sau entitati fara
personalitate juridica se realizeaza prin obtinerea, de la client sau de la un
registru public ori din ambele surse, a documentelor care au stat la baza
inmatricularii ori inregistrarii acestora si a unui extras la zi din acel registru;
in cazul absentei unei cerinte de inregistrare, identificarea se va realiza pe
baza documentelor de constituire, inclusiv a autorizatiilor de functionare
si/sau a rapoartelor de audit.
(2) Procedura de identificare a clientului va consta cel putin in:
a) verificarea existentei legale a entitatii, respectiv daca aceasta este
inregistrata in registrul comertului sau, dupa caz, intr-un alt registru
public, si obtinerea de informatii privind denumirea, forma juridica, adresa
sediului social, tipul si natura activitatii desfasurate, identitatea
administratorilor/directorilor si prevederile care reglementeaza puterile
acestora de angajare a entitatii;
b) verificarea oricarei persoane care sustine ca actioneaza in numele
clientului, pentru a se stabili ca aceasta este autorizata/imputernicita in
acest sens, si identificarea persoanei in cauza.
Art. 22
(1) In scopul asigurarii unei cat mai bune cunoasteri a clientului bancile
pot solicita informatii suplimentare referitoare la situatia financiara,
structura entitatii si la identitatea persoanelor fizice in beneficiul carora
sunt desfasurate operatiuni prin intermediul entitatii respective.
(2) Pentru verificarea unor informatii furnizate de client bancile pot
solicita confirmarea acestora de catre terte persoane.
Art. 23
(1) Bancile trebuie sa intocmeasca si sa pastreze evidente adecvate privind
identitatea clientilor, care sa cuprinda copii de pe documentele de
identificare si/sau de pe alte documente, care sa furnizeze cel putin informatiile
prevazute la art. 20 alin. (1) si la art. 21 alin. (2), masurile intreprinse in
scopul verificarii realitatii informatiilor, analizele si evaluarile legate de
clientul respectiv, iar in cazul clientilor cu un grad de risc potential mai
ridicat, aprobarile prevazute la art. 11 si la art. 44 lit. c).
(2) Bancile vor asigura accesul departamentului de control intern si al
auditorului independent la evidentele intocmite.
3.3. Cerinte specifice de identificare
Art. 24
(1) Bancile trebuie sa ia masurile necesare pentru a obtine informatii cu
privire la adevarata identitate a persoanelor in beneficiul carora este deschis
un cont sau este derulata o tranzactie.
(2) Daca exista suspiciuni asupra faptului ca un client este si beneficiarul
real al contului si al operatiunilor derulate prin acesta, bancile trebuie sa
manifeste diligenta necesara pentru stabilirea identitatii beneficiarului real.
In acest sens ele vor solicita clientului sa completeze o declaratie conform
formularului prevazut in anexa la prezentele norme, prin care acesta sa declare
identitatea beneficiarului real.
Art. 25
Formularul de declaratie poate fi intocmit de catre banci intr-o forma
agreata de acestea, care sa corespunda propriilor cerinte si poate fi redactat
in una sau mai multe limbi de circulatie internationala, dar trebuie sa includa
cel putin textul cuprins in formularul prevazut in anexa la prezentele norme.
Art. 26
Bancile trebuie sa manifeste suspiciune cu privire la identitatea
beneficiarului real in situatii cum ar fi:
a) cand clientul imputerniceste o persoana cu care, in mod evident, nu are
relatii apropiate sa efectueze operatiuni prin contul sau deschis la banca;
b) cand valoarea fondurilor sau a activelor implicate intr-o operatiune
dispusa de un client este disproportionata in raport cu situatia financiara a
acestuia, cunoscuta de banca;
c) cand banca observa si alte situatii neobisnuite pe parcursul derularii
relatiilor sale cu un client.
Art. 27
Banca trebuie sa solicite clientului sa dea o declaratie cu privire la
identitatea beneficiarului real in forma prevazuta in anexa la prezentele
norme, in urmatoarele cazuri:
a) operatiuni cu numerar, a caror valoare excede 10.000 euro in echivalent;
b) in cazurile in care banca intra in relatii cu clientii prin
corespondenta sau prin alta modalitate care nu implica prezentarea clientului
la banca.
Art. 28
Daca, dupa completarea declaratiei, suspiciunile privind informatiile
furnizate in scris de catre client persista si nu pot fi inlaturate prin
clarificari suplimentare, banca va refuza sa intre in relatii cu clientul
respectiv sau sa efectueze operatiunea solicitata.
Art. 29
In cazul deschiderii si mentinerii unor conturi detinute in comun de mai
multi titulari bancile trebuie sa dispuna de o evidenta cuprinzand identitatea
tuturor beneficiarilor contului.
Art. 30
In situatia deschiderii de conturi in numele unei alte persoane, care
actioneaza ca intermediar - imputernicit, persoana interpusa, administrator al
fondurilor, custode, tutore -, banca trebuie sa solicite si sa obtina
informatiile si documentele corespunzatoare cu privire la identitatea
intermediarului si a persoanelor beneficiare in contul carora acesta
actioneaza, precum si detalii privind natura imputernicirii.
Art. 31
(1) In cazul deschiderii de conturi administrate de intermediari de
profesie - societati de administrare - in numele unor entitati, cum ar fi
fonduri mutuale, fonduri de pensii sau alte asemenea entitati, precum si de
conturi administrate de avocati sau agenti de bursa pentru o categorie de
clienti, se vor avea in vedere urmatoarele:
a) in cazul conturilor deschise pe numele unor organisme de plasament
colectiv in valori mobiliare, care au mai mult de 50 de investitori,
informatiile privind identitatea beneficiarilor trebuie obtinute numai in cazul
investitorilor care detin direct sau indirect cel putin 5% din activele
respectivului organism;
b) in cazul conturilor deschise pe numele unui organism de plasament
colectiv, la care numarul investitorilor este mai mic de 50, se vor solicita
informatii cu privire la identitatea tuturor beneficiarilor;
c) in cazul conturilor deschise pe numele unui intermediar, pentru care
exista subconturi care pot fi atribuite fiecarui client al acestuia, banca
trebuie sa aplice procedurile de identificare prevazute de prezentele norme
pentru fiecare beneficiar al contului detinut de intermediar.
(2) Bancile trebuie sa accepte deschiderea unor asemenea conturi numai cu
conditia ca ele sa fie in masura sa stabileasca daca intermediarul a aplicat
proceduri corespunzatoare de identificare si daca acesta dispune de sisteme
adecvate de alocare a activelor din cont pe fiecare beneficiar. La evaluarea
procedurilor intermediarului banca trebuie sa aplice criteriile prevazute la
art. 32.
(3) Cand intermediarul nu este in masura sa furnizeze bancii informatiile
solicitate cu privire la beneficiari sau cand acesta nu este supus unor
standarde echivalente celor prevazute in prezentele norme, banca nu va intra in
relatii cu respectivul intermediar.
Art. 32
(1) In cazul acceptarii unui nou client pe baza datelor de identificare
furnizate de alte banci sau de o terta parte, care intermediaza contactul
clientului cu banca, aceasta trebuie sa se asigure de calitatea procedurilor de
identificare aplicate de intermediar. La evaluarea calitatii procedurilor banca
va avea in vedere urmatoarele cerinte:
a) asigurarea ca procedurile intermediarului sunt conforme cu standardele
minime referitoare la cunoasterea clientelei si cel putin la fel de riguroase
ca cele implementate de banca;
b) incheierea unei intelegeri cu intermediarul, prin care bancii sa i se
permita sa verifice procedurile urmate de intermediar pentru cunoasterea
clientelei;
c) obligativitatea transmiterii catre banca a tuturor informatiilor si a
altor documente de identificare obtinute de intermediar in cadrul procedurilor
proprii de identificare.
(2) Responsabilitatea ultima pentru cunoasterea clientelei revine
intotdeauna bancii.
Art. 33
(1) In cazul relatiilor incepute prin corespondenta sau prin intermediul
mijloacelor moderne de telecomunicatii - telefon, e-mail, Internet - bancile
trebuie sa aplice clientilor in cauza procedurile de identificare si
standardele de monitorizare aplicabile clientilor disponibili sa se prezinte
personal la banca.
(2) In cazul unor astfel de relatii banca trebuie sa verifice realitatea
adresei si a numarului de telefon indicate la art. 19 sau prin orice alta metoda
considerata oportuna de catre banca. Cu ocazia primei vizite a clientului la
banca, aceasta va solicita documentele corespunzatoare pentru identificarea
clientului si va intocmi evidentele corespunzatoare.
(3) In vederea realizarii unei cat mai bune cunoasteri a acestei categorii
de clientela bancile pot lua anumite masuri, cum ar fi:
a) certificarea documentatiei transmise bancii, inclusiv a specimenului de
semnatura, in special in cazul clientilor nerezidenti, de catre o sucursala a
bancii sau de un intermediar de incredere;
b) solicitarea unor documente suplimentare;
c) acceptarea clientului ca urmare a introducerii acestuia de catre un
intermediar care indeplineste cerintele prevazute la art. 32;
d) solicitarea ca prima plata sa fie derulata in numele clientului
printr-un cont de la o alta banca care este supusa unor standarde similare de
identificare si verificare a clientelei.
Art. 34
Bancile vor acorda o atentie speciala in cazurile in care intra in relatii
de corespondent sau continua asemenea relatii cu o banca inregistrata intr-o
jurisdictie care a fost identificata ca nefiind cooperanta in domeniul
prevenirii spalarii banilor.
SECTIUNEA a 4-a
Monitorizarea clientelei
Art. 35
Monitorizarea clientelei se realizeaza cel putin prin urmatoarele
activitati: actualizarea permanenta a evidentelor privind identitatea
clientilor, reevaluarea periodica a calitatii procedurilor de identificare
aplicate de intermediari si monitorizarea tranzactiilor si a conturilor in
vederea determinarii si raportarii tranzactiilor suspecte in conformitate cu
procedurile interne ale bancii.
Art. 36
(1) Bancile trebuie sa asigure o revizuire periodica a informatiilor
detinute cu privire la client si sa realizeze o actualizare permanenta a
evidentelor intocmite la inceputul relatiei; in functie de evolutia relatiei cu
fiecare client bancile vor proceda la reincadrarea acestora in categoriile de
clientela corespunzatoare.
(2) Schimbarile ulterioare in informatiile furnizate vor fi verificate si
inregistrate in mod corespunzator.
(3) Daca apar in mod frecvent schimbari substantiale in structura
clientilor persoane juridice sau a altor entitati fara personalitate juridica
ori a detinatorilor acestora, banca trebuie sa realizeze verificari ulterioare.
(4) Revizuirea poate avea loc atunci cand se deruleaza o tranzactie
semnificativa, cand cerintele referitoare la documentatia necesara pentru
fiecare client se modifica in mod semnificativ sau cand exista o modificare importanta
in modul de operare a contului.
(5) In situatiile in care exista lipsuri in informatiile detinute despre un
client existent ori cand exista indicii sau banca suspecteaza ca informatiile
furnizate nu corespund realitatii, aceasta trebuie sa ia masurile necesare
pentru ca toate informatiile relevante sa fie obtinute cat mai curand posibil.
(6) In situatia in care nu pot fi obtinute informatiile solicitate sau in
cazul in care se constata ulterior ca informatiile furnizate de client nu
corespund realitatii, banca va depune diligentele necesare pentru incheierea
relatiilor cu clientul respectiv si, dupa caz, va raporta despre aceasta
autoritatilor competente si Bancii Nationale a Romaniei.
Art. 37
Bancile trebuie sa reevalueze periodic calitatea procedurilor de
identificare aplicate de intermediar pentru a se asigura ca acestea indeplinesc
cerintele prevazute de prezentele norme.
Art. 38
(1) Bancile trebuie sa asigure monitorizarea activitatii clientului prin
urmarirea tranzactiilor efectuate de acesta prin toate conturile sale,
indiferent de tipul contului si unitatile teritoriale ale bancii unde sunt
deschise acestea.
(2) Programul trebuie sa prevada un grad de monitorizare a tranzactiilor
derulate prin conturi, care sa fie raportat la gradul de risc asociat
diferitelor categorii de clienti.
Art. 39
In vederea asigurarii unei monitorizari eficiente a tranzactiilor si a
conturilor bancile trebuie sa cunoasca activitatea clientului astfel incat sa
poata identifica tranzactiile care ies din tiparele obisnuite ale operatiunilor
derulate de acesta prin conturile bancare.
Art. 40
Procedura de determinare a activitatii obisnuite sau preconizate a
clientului trebuie sa aiba in vedere tipul de cont care a fost deschis. In
acest sens banca trebuie sa realizeze o clasificare a clientelei in mai multe
categorii, avand in vedere factori cum ar fi:
a) tipul contului;
b) tipul tranzactiilor derulate prin diferitele tipuri de conturi;
c) numarul si volumul tranzactiilor derulate prin cont;
d) riscul unei activitati ilicite asociat diferitelor tipuri de conturi si
de tranzactii derulate prin cont.
Art. 41
Pentru toate conturile bancile trebuie sa aiba in functiune sisteme de
detectare a operatiunilor neobisnuite sau suspecte. Aceasta se poate realiza
prin stabilirea unor parametri in interiorul carora se situeaza tranzactiile
obisnuite care pot fi derulate prin tipurile de conturi respective, cum ar fi:
limite valorice pe tip de tranzactie, de client sau de cont, domeniul de
activitate in cazul persoanelor juridice si al altor entitati. In acest caz
monitorizarea va viza tranzactiile care nu se incadreaza in parametrii
stabiliti.
Art. 42
(1) Programul trebuie sa prevada un sistem de determinare a tranzactiilor
suspecte si o procedura de raportare a acestora persoanei desemnate potrivit
art. 47 alin. (2) si autoritatilor competente. Banca trebuie sa se concentreze
asupra tipurilor de tranzactii care nu se incadreaza in tiparele obisnuite si
sa izoleze tranzactiile care prezinta factori de risc ce necesita o evaluare
ulterioara. Aparitia unor suspiciuni depinde de volumul activelor sau
veniturilor, de tipul tranzactiilor, circumstantele economice, reputatia tarii
de origine si de plauzibilitatea explicatiilor oferite de client.
(2) Tranzactiile suspecte pot include:
a) tranzactiile care nu se circumscriu tiparelor obisnuite, inclusiv
datorita frecventei neobisnuite a retragerilor ori depunerilor operate in cont;
b) tranzactiile complexe, de o valoare semnificativa, care implica depuneri
si retrageri de mari sume de bani;
c) transferuri externe sau alte operatiuni care nu par sa aiba un sens
economic, comercial sau legal, inclusiv transferuri externe care nu se
circumscriu activitatii statutare a clientului sau care sunt ordonate de
clienti care nu sunt angajati in activitatea statutara.
(3) Circumstantele si scopul unor asemenea tranzactii trebuie sa fie
examinate cat mai curand posibil, inclusiv pe baza unor documente suplimentare
solicitate clientului pentru justificarea tranzactiei, constatarile sa fie
consemnate in scris si sa fie disponibile verificarilor ulterioare.
Tranzactiile vor fi raportate persoanei desemnate potrivit art. 47 alin. (2).
Art. 43
Pentru categoria clientilor cu un risc potential mai ridicat este necesar
sa se monitorizeze majoritatea sau, dupa caz, toate tranzactiile derulate prin
conturile acestora. La stabilirea persoanelor care se incadreaza in aceasta
categorie se vor lua in considerare:
a) tipul clientului - persoana fizica, persoana juridica;
b) tara de origine;
c) pozitia publica sau pozitia importanta detinuta;
d) conturile asociate acestuia;
e) specificul activitatii desfasurate de client;
f) sursa fondurilor;
g) alti indicatori de risc.
Art. 44
Pentru clientii cu un risc potential mai ridicat:
a) bancile trebuie sa dispuna de sisteme adecvate de gestiune a informatiei
care sa furnizeze personalului de conducere si de control intern informatii in
timp util, necesare pentru identificarea, analizarea si monitorizarea efectiva
a acestor conturi; sistemele implementate trebuie sa evidentieze cel putin
lipsa sau insuficienta documentatiei corespunzatoare la deschiderea contului,
tranzactiile neobisnuite derulate prin contul clientului si situatia agregata a
tuturor relatiilor clientului cu banca;
b) personalul de conducere insarcinat cu serviciile bancare pentru clientii
respectivi trebuie sa aiba cunostinta de circumstantele personale ale acestora
si sa acorde atentie sporita informatiilor provenite de la terte parti in
legatura cu aceste persoane;
c) tranzactiile de mare valoare ale acestor clienti trebuie aprobate la
nivelul consiliului de administratie al bancii sau, dupa caz, al comitetului de
directie.
Art. 45
(1) Banca va putea refuza efectuarea operatiunilor considerate suspecte si
nu va efectua operatiunile care sunt contrare legii sau care nu pot fi
justificate corespunzator.
(2) Operatiunile suspecte se vor raporta de catre banca la Banca Nationala
a Romaniei - Directia supraveghere. Raportarea va cuprinde elemente de
identificare a clientului, sumele implicate in operatiune, justificarea
operatiunii, motivele pentru care operatiunea solicitata este considerata
suspecta si orice alte informatii considerate relevante de catre banca. In
cazul in care banca suspecteaza ca fondurile isi au izvorul in activitati
criminale, aceasta va raporta si altor autoritati competente.
SECTIUNEA a 5-a
Managementul riscului
Art. 46
(1) Fiecare banca trebuie sa isi stabileasca politici si proceduri
corespunzatoare pentru asigurarea implementarii unui program eficient de
cunoastere a clientelei. In acest sens prin reglementarile interne trebuie sa
se asigure cel putin:
a) separarea responsabilitatilor;
b) supravegherea periodica a gestiunii informatiei, a sistemelor si
controlului acestora;
c) o strategie de pregatire a personalului in domeniul standardelor de
cunoastere a clientelei si a programelor proprii elaborate pe baza acestora.
(2) Bancile vor evalua noile produse si servicii din perspectiva riscurilor
asociate acestora, inclusiv a riscului de a fi folosite de clienti ca mijloc
pentru desfasurarea unor activitati de natura infractionala.
Art. 47
(1) Bancile trebuie sa stabileasca in mod explicit responsabilitatile prin
reglementari interne, astfel incat sa se asigure ca politicile si procedurile
sunt utilizate in mod eficient. Procedura de raportare a tranzactiilor suspecte
trebuie sa fie clar stabilita, in forma scrisa, si aduse la cunostinta
intregului personal.
(2) Banca trebuie sa desemneze un functionar responsabil cu coordonarea si
monitorizarea respectarii procedurilor stabilite.
Art. 48
(1) Procedurile de control intern ale bancii trebuie sa cuprinda o evaluare
independenta a politicilor si procedurilor proprii ale bancii privind
cunoasterea clientelei, inclusiv din punct de vedere al conformarii la
cerintele legii si ale altor reglementari aplicabile.
(2) Controlul intern trebuie sa evalueze periodic eficienta procedurilor si
politicilor stabilite, inclusiv nivelul de pregatire a personalului, sa faca
propuneri pentru inlaturarea deficientelor constatate si sa urmareasca modul de
rezolvare a concluziilor si a propunerilor formulate.
(3) Responsabilitatile personalului insarcinat cu exercitarea controlului
intern trebuie sa includa monitorizarea permanenta a performantelor
personalului prin testarea prin sondaj a respectarii conformitatii cu normele
interne si revizuirea rapoartelor privind cazurile exceptionale, in vederea
atentionarii conducerii bancii sau consiliului de administratie in cazul in
care se considera ca procedurile stabilite privind cunoasterea clientelei nu
sunt respectate.
(4) Conducerea bancii trebuie sa se asigure ca departamentul de control
intern dispune de personal adecvat, cu experienta in asemenea politici si
proceduri.
Art. 49
(1) Bancile trebuie sa aiba un program continuu de pregatire a
personalului, astfel incat personalul implicat in relatia cu clientii sa fie
pregatit in mod adecvat. Programul de pregatire si continutul acestuia pe
diferite sectoare trebuie sa fie adaptat necesitatilor fiecarei banci.
(2) Cerintele de pregatire a personalului trebuie sa fie focalizate diferit
in cazul noilor angajati, lucratorilor de la ghiseu, personalului din
departamentul de control intern si al personalului implicat in relatia cu noii
clienti. Personalul nou-angajat trebuie instruit in legatura cu importanta
programelor de cunoastere a clientelei si cu cerintele minime ale bancii in
acest domeniu. Personalul de la ghiseu, care vine in contact direct cu
publicul, trebuie instruit sa verifice identitatea noilor clienti, sa manifeste
in permanenta vigilenta in administrarea conturilor clientilor existenti si sa
detecteze tipurile de activitati suspecte.
(3) Personalul va fi instruit periodic, cel putin o data pe an si ori de
cate ori se considera necesar, pentru a se asigura ca acesta cunoaste
responsabilitatile care ii revin si pentru a fi tinut la curent cu noile progrese
in domeniu, astfel incat sa se asigure implementarea consecventa a programelor
stabilite.
CAP. 3
Implementarea programelor de cunoastere a clientelei in contextul
tranzactiilor transfrontaliere
Art. 50
(1) Banca trebuie sa asigure implementarea programelor de cunoastere a
clientelei in toate unitatile sale teritoriale si filialele atat din tara, cat
si din strainatate si sa verifice periodic conformitatea acestora atat cu
cerintele prevazute de prezentele norme, cat si cu standardele tarii gazda,
pentru ca programele sale sa opereze eficient pe plan global.
(2) Banca trebuie sa dispuna de proceduri de evaluare a vulnerabilitatii la
riscul reputational, operational, de concentrare si de conformare la cerintele
legii pentru unitatile sale teritoriale si sa implementeze masuri speciale de
securitate, daca este cazul.
(3) Evidentele referitoare la clientela, existente la nivelul fiecarei
unitati teritoriale sau filiale, trebuie sa fie in mod corespunzator tinute si
disponibile in cazul verificarilor realizate de controlul intern si al
inspectiilor efectuate de Banca Nationala a Romaniei.
Art. 51
Daca legile si reglementarile din tara gazda - in mod special dispozitiile
referitoare la secretul bancar - impiedica implementarea cerintelor prevazute
de prezentele norme, unitatile teritoriale si filialele din strainatate ale
bancii vor respecta standardele tarii gazda, dar vor informa banca si, prin
intermediul acesteia, Banca Nationala a Romaniei asupra diferentelor existente.
CAP. 4
Supravegherea respectarii cerintelor privitoare la cunoasterea clientelei
Art. 52
(1) Consiliul de administratie al fiecarei banci trebuie sa fie pe deplin
angajat intr-o strategie eficienta de cunoastere a clientelei si sa implementeze
o politica clara cu privire la comportamentul etic si profesional in relatia cu
clientela, care sa fie aduse la cunostinta intregului personal al bancii.
(2) Deciziile privind derularea unor operatiuni pentru clientii cu un risc
potential mai ridicat si a oricaror tranzactii in care banca este implicata si
carora le este asociat un grad de risc mai mare trebuie luate la nivelul
consiliului de administratie al bancii sau, dupa caz, al comitetului de
directie. Deciziile trebuie sa fie fundamentate pe o documentatie adecvata si o
analiza a tuturor circumstantelor operatiunii/tranzactiei respective in vederea
determinarii riscurilor asociate si sa cuprinda, daca este cazul, masuri
suplimentare de protectie prin care sa se asigure diminuarea acestor riscuri.
Art. 53
Conducerea bancii si ceilalti membri ai consiliului de administratie sunt
raspunzatori pentru:
a) elaborarea si implementarea unui program eficient de cunoastere a
clientelei;
b) asigurarea pregatirii corespunzatoare a personalului implicat;
c) realizarea controlului asupra respectarii programelor stabilite si
eficientei politicilor, procedurilor si sistemelor implementate;
d) efectuarea sau angajarea bancii in tranzactii fara realizarea unei
analize corespunzatoare, pe baza programelor stabilite si a riscurilor asociate
tranzactiilor respective;
e) efectuarea sau angajarea bancii in tranzactii atunci cand stiau sau
trebuiau sa stie ca tranzactiile prezinta un risc semnificativ pentru banca,
periclitand credibilitatea si viabilitatea bancii prin administrarea
necorespunzatoare a fondurilor acesteia;
f) nerespectarea altor prevederi cuprinse in prezentele norme.
Art. 54
Bancile trebuie sa asigure personalului insarcinat cu activitatea de
supraveghere accesul la intreaga documentatie legata de clienti si tranzactiile
derulate prin conturile acestora, inclusiv la orice analiza pe care banca a
facut-o pentru detectarea tranzactiilor neobisnuite sau suspecte ori pentru a
determina gradul de risc asociat unei tranzactii in care este implicata banca.
Art. 55
(1) Pentru nerespectarea prevederilor prezentelor norme Banca Nationala a
Romaniei va aplica sanctiunile prevazute la art. 69 din Legea bancara nr.
58/1998, cu modificarile ulterioare, si/sau va dispune, dupa caz, masuri de
remediere, conform art. 70 din aceeasi lege.
(2) Aplicarea sanctiunilor de catre Banca Nationala a Romaniei nu inlatura
raspunderea penala, civila sau de alta natura, dupa caz, a persoanelor
sanctionate.
CAP. 5
Dispozitii tranzitorii si finale
Art. 56
(1) Bancile trebuie sa pastreze, cel putin 5 ani, toate evidentele de
inregistrare a tranzactiilor, atat a celor efectuate in tara, cat si in
strainatate, care sa le permita sa furnizeze cu usurinta toate informatiile
cerute de autoritatile competente. Asemenea evidente trebuie sa fie suficiente
pentru a permite o reconstituire a tranzactiei - inclusiv suma si tipul valutei
- si pentru a furniza, daca este necesar, probe pentru incriminarea faptelor de
natura penala.
(2) Evidentele realizate cu privire la identificarea clientelei - copii sau
inregistrari ale documentelor de identitate originale -, dosarele de cont si
corespondenta de afaceri vor fi pastrate de catre banca cel putin 5 ani dupa
inchiderea contului sau dupa incheierea relatiei cu clientul. Aceste documente
trebuie sa fie disponibile, in conditiile prevazute de lege, autoritatilor
competente in domeniul investigarii si incriminarii faptelor de natura penala
si autoritatii de supraveghere.
Art. 57
(1) In termen de 3 luni de la data intrarii in vigoare a prezentelor norme
bancile vor adopta si vor implementa programe de cunoastere a clientelei,
adaptate specificului activitatii fiecareia.
(2) In acest sens, in termenul aratat bancile vor asigura identificarea
clientilor existenti si intocmirea evidentelor corespunzatoare.
GUVERNATORUL BANCII NATIONALE A ROMANIEI,
MUGUR CONSTANTIN ISARESCU
ANEXA 1
Numarul contului Client*)
.......................... ....................
....................
DECLARATIE
privind identitatea beneficiarului real
Subsemnatul client declar pe propria raspundere, sub sanctiunea legii:
a) ca subsemnatul este beneficiarul real al fondurilor/activelor detinute
in contul aratat;
b) ca beneficiarul real/beneficiarii reali este/sunt:
Numele si prenumele/denumirea Adresa domiciliului/sediului social si
tara
.............................
...........................................
.............................
...........................................
............................. ...........................................
.............................
...........................................
Subsemnatul client se obliga sa comunice bancii orice modificare
referitoare la cele declarate.
Locul si data Semnatura clientului
..................... ........................
N.B.: Banca isi rezerva dreptul de a refuza efectuarea tranzactiilor
ordonate de client/de a inceta relatiile cu clientul in cazul unor declaratii
false sau daca are suspiciuni cu privire la realitatea celor declarate de
client.
*) Se va completa cu numele si prenumele/denumirea clientului, adresa
domiciliului/sediului social.