HOTARARE   Nr. 1433 din  2 septembrie 2004

privind aprobarea structurii organizatorice, a numarului maxim de posturi si a Regulamentului de organizare si functionare ale Oficiului Roman pentru Adoptii

ACT EMIS DE: GUVERNUL ROMANIEI

ACT PUBLICAT IN: MONITORUL OFICIAL  NR. 869 din 23 septembrie 2004

    In temeiul art. 108 din Constitutie, republicata, si al art. 11 alin. (1) din Legea nr. 274/2004 privind infiintarea, organizarea si functionarea Oficiului Roman pentru Adoptii,

    Guvernul Romaniei adopta prezenta hotarare.

    Art. 1
    Se aproba structura organizatorica si Regulamentul de organizare si functionare ale Oficiului Roman pentru Adoptii, prevazute in anexele nr. 1 si 2 care fac parte integranta din prezenta hotarare.
    Art. 2
    Numarul maxim de posturi al Oficiului Roman pentru Adoptii este de 20, exclusiv demnitarul.
    Art. 3
    Prezenta hotarare intra in vigoare la data de 1 ianuarie 2005.

                  PRIM-MINISTRU
                  ADRIAN NASTASE

                         Contrasemneaza:
                         Ministrul muncii,
                         solidaritatii sociale si familiei,
                         Dan Mircea Popescu

                         Ministrul finantelor publice,
                         Mihai Nicolae Tanasescu

                         p. Secretarul de stat al
                         Autoritatii Nationale pentru
                         Protectia Copilului si Adoptie,
                         Vali Sonia Botezatu

    ANEXA 1

    Numarul maxim de posturi = 20 (exclusiv demnitarul)

          STRUCTURA ORGANIZATORICA A OFICIULUI ROMAN PENTRU ADOPTII

                           __________________
                          | SECRETAR DE STAT |_______________
                          |__________________|               |
                                    |                        |
                           _________|________                |
                          | SECRETAR GENERAL |               |
                          |__________________|               |
                                    |                    ____|____
                                    |                   | AUDITOR |
                                    |                   |_________|
                    ________________|___________________
      _____________|______________       _______________|_____________
     | Biroul de evidenta adoptii |     | Serviciul economic, juridic |
     |                            |     |      si resurse umane       |
     |____________________________|     |_____________________________|

    ANEXA 2

                                 REGULAMENT
     de organizare si functionare al Oficiului Roman pentru Adoptii

    CAP. 1
    Dispozitii generale

    Art. 1
    (1) Oficiul Roman pentru Adoptii, denumit in continuare Oficiul, este organ de specialitate al administratiei publice centrale, cu personalitate juridica, in subordinea Guvernului.
    (2) Sediul Oficiului este in municipiul Bucuresti.
    Art. 2
    (1) Oficiul coordoneaza si supravegheaza activitatile de adoptie si realizeaza cooperarea internationala in domeniul adoptiei.
    (2) Oficiul este autoritatea centrala romana insarcinata sa duca la indeplinire obligatiile prevazute in Conventia asupra protectiei copiilor si cooperarii in materia adoptiei internationale, incheiata la Haga la 29 mai 1993, ratificata prin Legea nr. 84/1994, denumita in continuare Conventia de la Haga.
    (3) Oficiul are rolul de a duce la indeplinire obligatiile asumate de statul roman in materia adoptiei prin conventiile si tratatele internationale la care Romania este parte, de a pune in aplicare si de a urmari si asigura aplicarea unitara a legislatiei in domeniul adoptiei.

    CAP. 2
    Secretarul de stat

    Art. 3
    (1) Secretarul de stat conduce intreaga activitate a Oficiului, pe care il reprezinta in raporturile cu Guvernul, cu Secretariatul General al Guvernului, cu ministerele, cu alte autoritati ale administratiei publice centrale sau locale, cu alte institutii publice si cu persoane fizice ori juridice, romane sau straine.
    (2) Secretarul de stat este ordonator secundar de credite.
    (3) In exercitarea atributiilor sale secretarul de stat emite ordine si instructiuni.
    (4) Secretarul de stat raspunde in fata Guvernului pentru intreaga activitate a Oficiului.
    Art. 4
    (1) Secretarul de stat al Oficiului indeplineste urmatoarele atributii principale:
    a) reprezinta Oficiul in raporturile cu persoanele juridice romane si straine in domeniul adoptiei;
    b) fundamenteaza si elaboreaza propuneri pentru bugetul propriu si raspunde, potrivit legii, de executia acestuia, fiind ordonator secundar de credite;
    c) colaboreaza cu institutiile de specialitate pentru formarea si perfectionarea pregatirii profesionale a personalului din cadrul Oficiului;
    d) ia masuri pentru editarea, daca este cazul, a unor publicatii de specialitate si de informare;
    e) asigura cooperarea intre autoritatile administratiei publice locale si autoritatile administratiei publice centrale cu atributii in domeniul adoptiei;
    f) analizeaza fisele posturilor de conducere, stabilind atributiile, sarcinile si limitele de competenta ale acestora;
    g) se preocupa pentru asigurarea unui cadru unitar al managementului activitatilor prin adoptie, prin integrarea acestor activitati in sistemul de servicii si institutii organizat de autoritatile administratiei publice locale.
    (2) Secretarul de stat indeplineste si alte atributii specifice domeniului de activitate al Oficiului, stabilite prin acte normative sau prin decizii ale primului-ministru.

    CAP. 3
    Secretarul general

    Art. 5
    (1) Secretarul general este inalt functionar public, subordonat secretarului de stat, numit prin concurs sau examen, pe criterii de profesionalism.
    (2) Secretarul general asigura stabilitatea functionarii Oficiului, continuitatea conducerii si realizarea legaturilor functionale dintre structurile Oficiului, avand in subordine sefii compartimentelor din structura institutiei.
    (3) Secretarul general este, de regula, coordonatorul colectivului de lucru care are drept obiectiv principal initierea actelor normative.
    Art. 6
    Secretarul general are urmatoarele atributii principale:
    a) prezinta propuneri de masuri necesare pentru aplicarea si respectarea actelor normative in domeniul adoptiei;
    b) elaboreaza, impreuna cu compartimentele de specialitate, proiecte de avize la actele normative initiate de ministere si de alte organe ale administratiei publice centrale;
    c) analizeaza lucrarile elaborate in cadrul directiilor de specialitate si, daca este cazul, le prezinta spre aprobare secretarului de stat;
    d) propune secretarului de stat masuri pentru a asigura buna organizare si functionare a serviciilor/compartimentelor de specialitate;
    e) urmareste realizarea corecta si la termenele stabilite a tuturor activitatilor si sarcinilor stabilite de secretarul de stat;
    f) realizeaza legaturile functionale cu omologii sai din ministere si alte organe de specialitate ale administratiei publice centrale;
    g) propune si coordoneaza diferite programe de specializare in vederea cresterii gradului de profesionalism al personalului Oficiului;
    h) indeplineste orice alte atributii stabilite de lege sau primite de la secretarul de stat.

    CAP. 4
    Conducatorii structurilor/compartimentelor

    Art. 7
    Sefii structurilor din cadrul Oficiului au urmatoarele atributii:
    a) organizeaza sau, dupa caz, coordoneaza si controleaza realizarea corecta si in termen a activitatilor si sarcinilor stabilite de secretarul de stat sau de secretarul general, de catre personalul din subordine;
    b) raspund de incarcarea echilibrata cu sarcini a salariatilor, elaboreaza proiectele fiselor posturilor pentru fiecare salariat si evalueaza activitatea profesionala a personalului din subordine;
    c) asigura ca activitatea structurilor pe care le coordoneaza sa se desfasoare organizat, pe baza unui program de activitate;
    d) urmaresc cunoasterea legislatiei aplicabile domeniului administratiilor de catre personalul din subordine si actioneaza pentru respectarea acesteia;
    e) participa la elaborarea sau, dupa caz, realizeaza lucrari de complexitate sau importanta deosebita, corespunzatoare functiei in care sunt incadrati;
    f) repartizeaza spre rezolvare corespondenta si celelalte lucrari care intra in atributiile compartimentului pe care il conduc si dau indrumarile in vederea rezolvarii acestora in termenul stabilit de catre conducerea Oficiului;
    g) semneaza, potrivit competentelor stabilite pe linie ierarhica, lucrarile si corespondenta realizate in cadrul structurii respective;
    h) urmaresc elaborarea in termen a studiilor, sintezelor, rapoartelor, metodologiilor, proiectelor de acte normative si a tuturor celorlalte lucrari repartizate de secretarul de stat sau de secretarul general;
    i) stabilesc, in limita competentelor acordate, relatii de colaborare cu serviciile publice specializate pentru protectia copilului sau cu organismele private autorizate sa desfasoare activitati in domeniul adoptiei;
    j) programeaza concediile de odihna pentru salariatii din subordine si urmaresc efectuarea acestora;
    k) asigura, in conformitate cu legislatia in vigoare, respectarea normelor de disciplina de catre salariatii din subordine si fac propuneri secretarului de stat pentru salariatii care au savarsit abateri disciplinare;
    l) raspund in fata secretarului de stat sau a secretarului general pentru activitatea desfasurata.

    CAP. 5
    Serviciul economic, juridic si resurse umane

    Art. 8
    (1) Serviciul economic, juridic si resurse umane are in componenta sa Compartimentul financiar-contabilitate, Compartimentul juridic si Compartimentul resurse umane si administrativ si are urmatoarele atributii principale:
    a) gestioneaza fondurile din bugetul Oficiului si bunurile acestuia, potrivit legii;
    b) indeplineste toate atributiile privind sistemul de salarizare, indemnizatii si alte drepturi banesti ale angajatilor Oficiului;
    c) realizeaza si coordoneaza, sub indrumarea secretarului general al Oficiului, politicile generale de management al resurselor umane, in cadrul acestuia;
    d) administreaza bunurile proprietate publica si privata aflate in patrimoniul Oficiului potrivit prevederilor legale.
    (2) Compartimentul financiar-contabilitate are urmatoarele atributii principale:
    a) stabileste necesarul de cheltuieli materiale pentru intocmirea proiectului de buget anual si a rectificarilor acestuia, pentru activitatea Oficiului;
    b) primeste, analizeaza si intocmeste necesarul fizic si valoric al lucrarilor de investitii si dotari ce se inscriu in bugetul Oficiului;
    c) urmareste angajarea patrimoniala a Oficiului, in baza aprobarii conducerii acestuia, cu avizul Compartimentului juridic, intocmeste si verifica balanta de venituri si cheltuieli a Oficiului, darea de seama contabila si raportul explicativ;
    d) asigura schimbul permanent de date si informatii cu structurile de resort din cadrul Ministerului Finantelor Publice;
    e) intocmeste notele contabile pentru operatiunile specifice si fisele de conturi, analizeaza si urmareste soldurile conturilor si intocmirea specificatiilor de cont pentru conturile specifice si propune conducerii Oficiului declansarea inventarierii anuale a patrimoniului acestuia, compara rezultatele inventarierii faptice cu cele scriptice din contabilitate si valorifica inventarierea si inregistreaza in contabilitate rezultatele inventarierii, conform procesului-verbal intocmit de comisia de inventariere a patrimoniului, stabilita prin ordin al secretarului de stat;
    f) recupereaza eventualele pagube constatate conform procesului-verbal intocmit de comisia de inventariere a patrimoniului, analizeaza si avizeaza propunerile privind scoaterea din functiune a mijloacelor fixe si clasarea sau declasarea celorlalte dotari si materiale, conform propunerilor facute de cei in drept;
    g) intocmeste lunar, trimestrial si anual executia bugetara si asigura raportarea acesteia si realizeaza defalcarea pe trimestre a cheltuielilor bugetare, initiaza si urmareste derularea procedurilor de achizitii si intocmeste contracte si verifica bonitatea;
    h) urmareste incadrarea in platile programate si tine evidenta creditelor externe in baza documentelor de fundamentare transmise de personalul angajat pentru derularea acestor credite, asigura gestionarea fondurilor speciale;
    i) acorda viza de control financiar preventiv in conformitate cu ordinul emis de secretarul de stat, intocmeste si tine evidenta ordonantarilor angajamentelor de plata ale Oficiului si intocmeste bugetul de venituri si cheltuieli al Oficiului;
    j) deschide lunar creditele bugetare si fondurile speciale, conform normelor legale, cu incadrarea in bugetul aprobat, si asigura schimbul permanent de date si informatii cu structurile de resort din cadrul Ministerului Finantelor Publice;
    k) intocmeste statele de plata pentru personalul Oficiului, preluand de la Compartimentul resurse umane si administrativ toate documentele necesare, asigura plata efectiva a drepturilor de personal pentru Oficiu si efectueaza, daca este cazul, retinerile din salariu, cu avizul juridic, daca este cazul, si tine evidenta veniturilor lunare ale personalului;
    l) asigura efectuarea varsamintelor la bugetul de stat, bugetul asigurarilor sociale de stat, la terti si alte obligatii;
    m) intocmeste titluri executorii, in conditiile legii, cu avizul Compartimentului juridic, si urmareste recuperarea prejudiciilor aduse Oficiului, asigura ridicarea si depunerea de numerar;
    n) asigura ridicarea si depunerea documentelor de decontare bancara, intocmeste fisele individuale de salarii si fisele fiscale, intocmeste raportari statistice specifice si monitorizarea drepturilor salariale;
    o) acorda viza de control financiar preventiv in conformitate cu ordinul emis de conducerea Oficiului si obtine viza de control financiar delegat de la Ministerul Finantelor Publice, conform prevederilor legale.
    (3) Compartimentul financiar-contabilitate indeplineste si alte atributii specifice stabilite de conducerea Oficiului.
    (4) Compartimentul juridic are urmatoarele atributii principale:
    a) efectueaza studii, analize si documentatii privind oportunitatea initierii sau modificarii unor acte normative, in raport cu fenomenele ce apar in aplicarea reglementarilor legale in vigoare;
    b) participa la elaborarea proiectelor de acte normative in domeniul adoptiei;
    c) face propuneri pentru solutionarea unor probleme rezultate din aplicarea legislatiei in domeniul adoptiei;
    d) avizeaza, din punct de vedere al tehnicii legislative si al corelarii cu prevederile altor reglementari, toate proiectele de acte normative initiate de catre ministere si organe centrale care au ca obiect reglementarea unor aspecte legate de domeniul de activitate al Oficiului;
    e) avizeaza legalitatea contractelor civile si comerciale prin care este angajata raspunderea patrimoniala a Oficiului;
    f) asigura reprezentarea Oficiului in raporturile cu instantele judecatoresti de drept comun si contencios administrativ;
    g) participa la organizarea si urmarirea actiunilor de informare privind legislatia in domeniul adoptiei, prin instruiri, simpozioane, mass-media;
    h) ofera consultanta juridica in domeniul adoptiei persoanelor fizice si juridice interesate si rezolva orice alte lucrari cu caracter juridic.
    (5) Compartimentul resurse umane si administrativ are urmatoarele atributii principale:
    A. in domeniul resurselor umane:
    a) gestiunea curenta a resurselor umane si a functiilor publice, managementul resurselor umane in conditii de eficienta, formarea si perfectionarea personalului, intocmirea documentelor pentru incadrarea personalului;
    b) intocmirea documentelor date in competenta sa si difuzarea acestora la compartimentele interesate, stabilirea drepturilor de spor de vechime pentru toti salariatii Oficiului;
    c) intocmirea contractelor individuale de munca, pastrarea si completarea la zi a carnetelor de munca, precum si a dosarelor personale ale fiecarui salariat;
    d) derularea procedurilor in vederea transferarii personalului, intocmirea ordinelor de incetare a raporturilor de serviciu sau a raporturilor de munca si difuzarea acestora la compartimentele interesate, intocmirea si pastrarea la zi a statului de functii si de personal al Oficiului;
    e) transmiterea documentatiei pentru evaluarea performantelor profesionale individuale, inregistrarea in evidente si inaintarea spre plata Compartimentului financiar-contabilitate a drepturilor banesti, in cazul concediilor medicale, stabilirea drepturilor de concediu de odihna, precum si a altor concedii prevazute de legislatia in vigoare si evidenta efectuarii acestora;
    B. in domeniul administrativ:
    a) asigura evidenta declaratiilor pe baza carora se acorda deducerile personale suplimentare, intocmirea dosarelor de pensionare pentru limita de varsta, pentru invaliditate sau de urmas, intocmirea fisei colective de prezenta, pastrarea evidentei orelor prestate peste programul de lucru;
    b) intocmirea si eliberarea legitimatiilor de serviciu, de acces, precum si pastrarea evidentei acestora, eliberarea de documente privind statutul de salariat, solicitate de salariatii Oficiului, intocmirea si tinerea evidentei fiselor fiscale pentru toti salariatii Oficiului.
    (6) Compartimentul resurse umane si administrativ indeplineste si alte atributii stabilite de conducerea Oficiului.
    (7) Compartimentul resurse umane si administrativ, in domeniul administrativ, are urmatoarele atributii:
    a) urmareste contractele cu furnizorii, realizarea obiectivelor acestora, cu respectarea prevederilor legale privind achizitiile de bunuri;
    b) deruleaza planul de aprovizionare al Oficiului privind obiectivele de investitii si aprovizionare curenta cu bunuri si contractele de servicii, asigura gestionarea materialelor consumabile procurate;
    c) intocmeste fisele de magazie si cele de inventar, face propuneri de casare si declasare a dotarilor si materialelor, conform prevederilor legale;
    d) organizeaza si supravegheaza modul de intrebuintare a bunurilor mobile si imobile aflate in patrimoniul Oficiului, a gestiunii materialelor si intocmeste documentatia necesara, urmareste si vizeaza justificarea cheltuielilor efectuate pentru activitatea de transport a Oficiului (folosirea autoturismelor din dotarea Oficiului);
    e) confirma pentru plata facturile primite pentru serviciile prestate Oficiului de catre furnizorii directi, intocmeste si fundamenteaza anual propunerile pentru reparatii capitale si curente in cadrul Oficiului;
    f) organizeaza si supravegheaza efectuarea si intretinerea curateniei in sediul Oficiului si pe caile de acces, amenajeaza spatii din incinta Oficiului pentru actiuni de protocol, asigura protectia muncii conform prevederilor legale in vigoare, pentru aparatul de lucru al Oficiului, indeplinind toate formalitatile necesare, intocmeste necesarul de rechizite si materiale pentru compartimentele Oficiului;
    g) intocmeste notele de intrare-receptie pentru achizitiile Oficiului si asigura semnarea acestora de cei in drept, opereaza bonurile de materiale, centralizeaza consumurile pe fiecare sortiment si le preda la Compartimentul financiar-contabilitate impreuna cu procesele-verbale de predare-primire;
    h) inregistreaza mijloacele fixe si obiectele de inventar in registrul de inventar si completeaza fisele de inventar pe locuri de folosinta si persoane.
    (8) Compartimentul resurse umane si administrativ indeplineste si alte atributii stabilite de conducerea Oficiului.

    CAP. 6
    Biroul de evidenta a adoptiei

    Art. 9
    (1) Biroul de evidenta a adoptiei are urmatoarele atributii principale:
    a) asigura verificarea respectarii termenelor, procedurilor si documentelor prevazute de legislatia in vigoare privind adoptia;
    b) asigura constituirea evidentei cererilor persoanelor sau familiilor care doresc sa adopte;
    c) intocmeste si actualizeaza Registrul national pentru adoptii;
    d) asigura si urmareste aplicarea prevederilor din Legea nr. 273/2004 privind regimul juridic al adoptiei;
    e) verifica daca adoptatul va beneficia in tara straina de garantiile si normele echivalente celor existente in cazul unei adoptii nationale;
    f) comunica directiilor generale de asistenta sociala si protectia copilului lista centralizata la nivel national a persoanelor sau familiilor adoptatoare atestate si inscrise in Registrul national pentru adoptii;
    g) urmareste evolutia copilului si a relatiilor dintre acesta si parintele sau parintii sai adoptivi prin intermediul autoritatii centrale competente sau organizatiei acreditate ori autorizate din statul de domiciliu al parintilor adoptivi;
    h) intocmeste certificatul care atesta ca adoptia este conforma cu normele impuse de Conventia de la Haga;
    i) centralizeaza si expediaza comisiei pentru protectia copilului competente rapoartele de urmarire postadoptie a copiilor adoptati;
    j) sprijina adoptatul in obtinerea informatiilor vizand identitatea parintilor firesti, in conditiile legii.
    (2) Biroul prevazut la alin. (1) executa orice alte atributii primite de la conducerea Oficiului, pe linie ierarhica.

    CAP. 7
    Auditor

    Art. 10
    Auditorul functioneaza in directa subordine a secretarului de stat al Oficiului si exercita auditul intern asupra tuturor activitatilor desfasurate sau coordonate direct de Oficiu, inclusiv asupra utilizarii de catre terti, indiferent de natura juridica a acestora, a fondurilor publice gestionate de acestia din urma, in baza unei finantari realizate de catre Oficiu.
    Art. 11
    (1) Principalele atributii ale auditorului sunt:
    a) elaboreaza proiectul planului anual de audit intern;
    b) efectueaza activitati de audit intern pentru a evalua daca sistemele de management financiar si control ale Oficiului sunt transparente si sunt conforme cu normele de legalitate, regularitate, economicitate, eficienta si eficacitate;
    c) elaboreaza raportul anual al activitatii de audit intern;
    d) raporteaza secretarului de stat identificarea unor nereguli sau eventuale prejudicii;
    e) auditeaza, cel putin o data la 3 ani, fara a se limita la acestea, urmatoarele: angajamente bugetare si legale din care deriva direct sau indirect obligatii de plata, inclusiv din fondurile comunitare, platile asumate prin angajamente bugetare si legale, inclusiv din fondurile comunitare, vanzarea, gajarea, concesionarea sau inchirierea de bunuri din domeniul privat al statului ori al unitatilor administrativ-teritoriale, concesionarea sau inchirierea de bunuri din domeniul public al statului ori al unitatilor administrativ-teritoriale, constituirea veniturilor publice, respectiv modul de autorizare si stabilire a titlurilor de creanta, precum si a facilitatilor acordate la incasarea acestora, alocarea creditelor bugetare, sistemul contabil si fiabilitatea acestuia, sistemul de luare a deciziilor, sistemele de conducere si control, precum si riscurile asociate unor astfel de sisteme, sistemele informatice.
    (2) Auditorul indeplineste si alte atributii stabilite de secretarul de stat al Oficiului.

    CAP. 8
    Dispozitii finale

    Art. 12
    Prezentul regulament va fi adus la cunostinta tuturor salariatilor, prin grija conducatorilor structurilor din cadrul Oficiului.
    Art. 13
    Programul de lucru al Oficiului se stabileste prin ordin al secretarului de stat al Oficiului.
    Art. 14
    Atributiile si raspunderile specifice functiilor din cadrul Oficiului se stabilesc prin fisa postului, corespunzatoare fiecarei functii, care se aproba prin ordin al secretarului de stat al Oficiului.
    Art. 15
    Personalul Oficiului are obligatia de a declara, pe propria raspundere, ca atat el, cat si rudele sale pana la gradul III, nu lucreaza in cadrul fundatiilor sau asociatiilor, al caror obiect de activitate vizeaza protectia si promovarea adoptiei.
    Art. 16
    Personalul Oficiului are obligatia de a lua la cunostinta si de a respecta prevederile prezentului regulament, precum si ale regulamentului de ordine interioara, care se aproba prin ordin al secretarului de stat al Oficiului in termen de 30 de zile de la data intrarii in vigoare a prezentei hotarari.