ORDIN   Nr. 53 din 18 aprilie 2002

privind aprobarea formularelor tipizate ale notificarilor prevazute de Legea nr. 677/2001 pentru protectia persoanelor cu privire la prelucrarea datelor cu caracter personal si libera circulatie a acestor date

ACT EMIS DE: AVOCATUL POPORULUI

ACT PUBLICAT IN: MONITORUL OFICIAL  NR. 383 din  5 iunie 2002

    Avocatul Poporului,
    in temeiul Hotararii Senatului Romaniei nr. 33 din 4 octombrie 2001 pentru numirea Avocatului Poporului,
    vazand prevederile art. 13 din Legea nr. 35/1997 privind organizarea si functionarea institutiei Avocatul Poporului si ale art. 7 din Regulamentul de organizare si functionare a institutiei Avocatul Poporului,
    in aplicarea art. 21 alin. (3) lit. a) din Legea nr. 677/2001 pentru protectia persoanelor cu privire la prelucrarea datelor cu caracter personal si libera circulatie a acestor date,
    avand in vedere Nota privind aspecte legate de activitatea Avocatului Poporului, ca autoritate de supraveghere, in sensul Legii nr. 677/2001, inregistrata sub nr. 4.219 din 16 aprilie 2002, a adjunctului Avocatului Poporului,
    avand in vedere exigenta aprobarii formularelor tipizate ale notificarilor prevazute de Legea nr. 677/2001 si a publicarii lor in Monitorul Oficial al Romaniei, Partea I, in scopul ca acestea sa poata fi utilizate in mod corespunzator de catre operatorii care efectueaza prelucrari de date cu caracter personal,
    emite prezentul ordin.

    Art. 1
    Se aproba formularele tipizate ale notificarilor prevazute de Legea nr. 677/2001 pentru protectia persoanelor cu privire la prelucrarea datelor cu caracter personal si libera circulatie a acestor date, prevazute in anexele nr. 1 - 4.
    Art. 2
    Caracteristicile de tiparire, modul de difuzare si de utilizare a formularelor de notificare sunt prevazute in anexa nr. 5.
    Art. 3
    Prezentul ordin va fi publicat in Monitorul Oficial al Romaniei, Partea I.
    Art. 4
    Anexele nr. 1 - 5 fac parte integranta din prezentul ordin.

                           AVOCATUL POPORULUI,
                       prof. univ dr. IOAN MURARU

    ANEXA 1

                                NOTIFICARE
pentru prelucrarea de date cu caracter personal

    1. Numele (denumirea) operatorului .........................................
................................................................................
    2. Domiciliul (sediul) operatorului ........................................
................................................................................
    3. Numele (denumirea) reprezentantului (reprezentantilor) ..................
................................................................................
    4. Domiciliul (sediul) reprezentantului (reprezentantilor) .................
................................................................................
    5. Numele (denumirea) imputernicitului (imputernicitilor)*1) ...............
................................................................................
    6. Domiciliul (sediul) imputernicitului (imputernicitilor) .................
................................................................................
    7. Scopul (scopurile) prelucrarii ..........................................
................................................................................
    8. Descrierea categoriei (categoriilor) de persoane vizate*2) ..............
................................................................................
    9. Descrierea datelor ori a categoriilor de date ce vor fi prelucrate*3) ...
................................................................................
    10. Sursa din care sunt colectate datele ...................................
................................................................................
    11. Operatiunile prin care se realizeaza prelucrarea datelor ...............
................................................................................
    12. Destinatarii sau categoriile de destinatari carora urmeaza sa li se dezvaluie datele*4) ............................................................
................................................................................
    13. Garantiile care insotesc dezvaluirea datelor catre terti*5) ............
................................................................................
    14. Modul in care persoanele vizate sunt informate asupra drepturilor lor ..
................................................................................
    15. Data estimata pentru incheierea operatiunilor de prelucrare ............
................................................................................
    16. Destinatia ulterioara a datelor ........................................
................................................................................
    17. Transferuri de date care se intentioneaza sa fie facute catre alte state*6) .......................................................................
................................................................................
    18. Descriere generala care sa permita aprecierea preliminara a masurilor luate pentru asigurarea securitatii prelucrarii ................................
................................................................................
    19. Specificarea oricarui sistem de evidenta a datelor cu caracter personal, care are legatura cu prelucrarea, precum si a eventualelor legaturi cu alte prelucrari de date sau cu alte sisteme de evidenta a datelor cu caracter personal, indiferent daca se efectueaza, respectiv daca sunt sau nu sunt situate pe teritoriul Romaniei .........................................................
................................................................................
    20. Motivele care justifica aplicarea prevederilor art. 11, art. 12 alin. (3) sau (4) ori ale art. 13 alin. (5) sau (6) din Legea nr. 677/2001, in situatia in care prelucrarea datelor se face exclusiv in scopuri jurnalistice, literare sau artistice ori in scopuri statistice, de cercetare istorica sau stiintifica ....................................................................
................................................................................

          Data ..............                   Semnatura
                                           ...................

------------
    *1) Daca este cazul.
    *2) In cazul in care se prelucreaza date in scopuri diferite, se va mentiona distinct fiecare categorie de persoane vizate, in functie de scopul prelucrarii.
    *3) In cazul in care se prelucreaza date in scopuri diferite, se va mentiona distinct fiecare categorie de date prelucrate, in functie de scopul prelucrarii.
    *4) In cazul in care se prelucreaza date in scopuri diferite, se va mentiona distinct fiecare categorie de destinatari, in functie de scopul prelucrarii.
    *5) Se vor mentiona actele normative in baza carora are loc dezvaluirea datelor cu caracter personal catre terti. In lipsa acestor acte normative se va mentiona daca exista consimtamantul persoanei vizate.
    *6) In situatia in care se intentioneaza ca datele care sunt prelucrate sa fie transferate in strainatate, se va completa si notificarea pentru transferul in strainatate al datelor cu caracter personal.

    ANEXA 2

                                NOTIFICARE
pentru prelucrarea de date cu caracter personal, efectuata in cadrul activitatilor de prevenire, cercetare si reprimare a infractiunilor si de mentinere a ordinii publice, precum si al altor activitati desfasurate in domeniul dreptului penal, in limitele si cu restrictiile stabilite de lege

    1. Denumirea operatorului ..................................................
................................................................................
    2. Sediul operatorului .....................................................
................................................................................
    3. Scopul prelucrarii ......................................................
................................................................................
    4. Temeiul legal al prelucrarii ............................................
................................................................................
    5. Categoriile de date cu caracter personal supuse prelucrarii .............
................................................................................

              Data ...........                  Semnatura
                                              ..............

    ANEXA 3

                           NOTIFICARE SIMPLIFICATA

    1. Numele (denumirea) operatorului .........................................
................................................................................
    2. Sediul si numarul de telefon ale operatorului ...........................
................................................................................
    3. Numele reprezentantului (reprezentantilor) ..............................
................................................................................
    4. Domiciliul reprezentantului (reprezentantilor) ..........................
................................................................................
    5. Numele (denumirea) imputernicitului (imputernicitilor)*1) ...............
................................................................................
    6. Domiciliul (sediul) imputernicitului (imputernicitilor) .................
................................................................................
    7. Scopul (scopurile) prelucrarii ..........................................
................................................................................
    8. Datele sau categoriile de date ce urmeaza a fi prelucrate*2) ............
................................................................................
    9. Categoria (categoriile) de persoane vizate*3) ...........................
................................................................................
    10. Destinatarii (categoriile) de destinatari*4) ...........................
................................................................................
    11. Perioada pentru care sunt stocate datele ...............................
................................................................................

                Data ...........                  Semnatura
                                                ..............

------------
    *1) Daca este cazul.
    *2) In cazul in care se prelucreaza date in scopuri diferite, se va mentiona distinct fiecare categorie de date prelucrate, in functie de scopul prelucrarii.
    *3) In cazul in care se prelucreaza date in scopuri diferite, se va mentiona distinct fiecare categorie de persoane vizate, in functie de scopul prelucrarii.
    *4) In cazul in care se prelucreaza date in scopuri diferite, se va mentiona distinct fiecare categorie de destinatari, in functie de scopul prelucrarii.

    ANEXA 4

                                NOTIFICARE
pentru transferul in strainatate al datelor cu caracter personal

    1. Numele (denumirea) operatorului .........................................
................................................................................
    2. Sediul si numarul de telefon ale operatorului ...........................
................................................................................
    3. Numele reprezentantului (reprezentantilor) ..............................
................................................................................
    4. Domiciliul reprezentantului (reprezentantilor) ..........................
................................................................................
    5. Numele (denumirea) imputernicitului (imputernicitilor)*1) ...............
................................................................................
    6. Domiciliul (sediul) imputernicitului (imputernicitilor) .................
................................................................................
    7. Categoriile de date transmise*2) ........................................
................................................................................
    8. Scopul prelucrarii ......................................................
................................................................................
    9. Durata propusa pentru prelucrare ........................................
................................................................................
    10. Statul de origine ......................................................
................................................................................
    11. Statul de destinatie finala ............................................
................................................................................
    12. Garantiile cu privire la protectia drepturilor fundamentale ale persoanelor*3) .................................................................
................................................................................

               Data ...........                  Semnatura
                                               .............

------------
    *1) Daca este cazul.
    *2) In cazul in care se prelucreaza date in scopuri diferite, se va mentiona distinct fiecare categorie de date prelucrate, in functie de scopul prelucrarii.
    *3) Stabilite prin contracte incheiate intre operatori.

    ANEXA 5

    Caracteristicile de tiparire, modul de difuzare si de utilizare a formularelor de notificare

    Denumirea formularului: Notificare pentru prelucrarea de date cu caracter personal, Notificare pentru prelucrarea de date cu caracter personal, efectuata in cadrul activitatilor de prevenire, cercetare si reprimare a infractiunilor si de mentinere a ordinii publice, precum si al altor activitati desfasurate in domeniul dreptului penal, in limitele si cu restrictiile stabilite de lege, Notificare simplificata, Notificare pentru transferul in strainatate al datelor cu caracter personal.
    Format: A4
    Se difuzeaza: gratuit
    Se utilizeaza la: notificarea prelucrarilor de date cu caracter personal ce cad sub incidenta Legii nr. 677/2001
    Se intocmeste de: operator
    Circula: un exemplar la autoritatea de supraveghere
    Se arhiveaza: un exemplar la autoritatea de supraveghere.