ORDIN
Nr. 2388 din 15 decembrie 1995
pentru aprobarea Normelor privind organizarea si efectuarea inventarierii
patrimoniului
ACT EMIS DE: MINISTERUL FINANTELOR
ACT PUBLICAT IN: MONITORUL OFICIAL NR. 292 din 18 decembrie 1995
Ministru de stat, ministrul finantelor,
in baza Hotararii Guvernului nr. 449/1994 privind organizarea si
functionarea Ministerului Finantelor, avand in vedere prevederile art. 9 din
Legea contabilitatii nr. 82/1991, emite urmatorul ordin:
Art. 1
Se aproba Normele privind organizarea si efectuarea inventarierii
patrimoniului.
Art. 2
Directia generala a contabilitatii va lua masuri pentru aducerea la
indeplinire a prezentului ordin.
Prezentul ordin se publica in Monitorul Oficial al Romaniei.
Ministru de stat,
ministrul finantelor,
Florin Georgescu
NORME
privind organizarea si efectuarea inventarierii patrimoniului
1. Inventarierea patrimoniului reprezinta ansamblul operatiunilor prin care
se constata existenta tuturor elementelor de activ si de pasiv,
cantitativ-valoric sau numai valoric, dupa caz, in patrimoniul unitatii la data
la care aceasta se efectueaza.
Inventarierea are ca scop principal stabilirea situatiei reale a
patrimoniului fiecarei unitati si cuprinde toate elementele patrimoniale,
precum si bunurile si valorile detinute cu orice titlu, apartinand altor
persoane juridice sau fizice, in vederea intocmirii bilantului contabil care
trebuie sa asigure o imagine fidela, clara si completa a patrimoniului, a
situatiei financiare si a rezultatelor obtinute.
2. Organizarea si efectuarea inventarierii patrimoniului din cadrul
regiilor autonome, societatilor comerciale, institutiilor publice, unitatilor
cooperatiste, asociatiilor si celorlalte persoane juridice, precum si al
persoanelor fizice care au calitatea de comerciant se efectueaza potrivit
prevederilor Legii contabilitatii nr. 82/1991, ale Regulamentului de aplicare a
Legii contabilitatii, precum si ale prezentelor norme.
3. In temeiul art. 8 alin. (1) din Legea contabilitatii, unitatile
patrimoniale au obligatia sa efectueze inventarierea generala a patrimoniului
la inceputul activitatii, cel putin o data pe an, de regula la sfarsitul
anului, pe parcursul functionarii sale, in cazul fuzionarii, divizarii sau
incetarii activitatii, precum si in urmatoarele situatii:
a) in cazul modificarii preturilor;
b) la cererea organelor de control, cu prilejul efectuarii controlului, sau
a altor organe prevazute de lege;
c) ori de cate ori sunt indicii ca exista lipsuri sau plusuri in gestiune
care nu pot fi stabilite cert decat prin inventariere;
d) ori de cate ori intervine o predare-primire de gestiune;
e) cu prilejul reorganizarii gestiunilor;
f) ca urmare a calamitatilor naturale sau a unor cazuri de forta majora sau
in alte cazuri prevazute de lege.
In baza prevederilor art. 8 alin. (2) din Legea contabilitatii, Ministerul
Finantelor poate aproba, pentru institutiile publice, exceptii de la regula
inventarierii obligatorii anuale, la solicitarea justificata a unitatii
patrimoniale, cu avizul directiilor generale ale finantelor publice si
controlului financiar de stat judetene, respectiv a municipiului Bucuresti.
4. In cazul in care, in situatiile de mai sus, sunt inventariate toate
elementele patrimoniale dintr-o gestiune, aceasta poate tine loc de
inventariere anuala, cu aprobarea administratorului, a ordonatorului de credite
sau a persoanei care are obligatia gestionarii patrimoniului.
La inceputul activitatii unitatii patrimoniale, inventarierea are ca scop
principal stabilirea si evaluarea elementelor patrimoniale ce constituie
aportul la capitalul social. Elementele patrimoniale aduse ca aport la
capitalul social se inscriu in registrul-inventar, grupate pe conturi.
Inventarierea anuala a elementelor patrimoniale se face, de regula, cu
ocazia incheierii exercitiului financiar, avandu-se in vedere si specificul
activitatii unitatilor patrimoniale.
In cadrul agentilor economici cu activitate complexa, bunurile materiale
pot fi inventariate si inaintea datei de 31 decembrie, cu conditia asigurarii
valorificarii si cuprinderii rezultatelor inventarierii in bilantul contabil
intocmit pentru anul respectiv.
5. Bunurile proprietate publica date in administrarea regiilor autonome se
inventariaza si se evidentiaza in mod distinct in patrimoniul acestora.
6. Disponibilitatile banesti, cecurile, cambiile, biletele la ordin, precum
si alte valori aflate in casieria unitatilor patrimoniale se inventariaza in
conformitate cu Regulamentul operatiunilor de casa, emis de Banca Nationala a
Romaniei.
7. In situatia inventarierii unor gestiuni pe parcursul anului, in
registrul-inventar se va cuprinde valoarea stocurilor faptice inventariate si
inscrise in listele de inventariere (cod 14-3-12, 14-3-12/a si 14-3-12/b)
prezentate in anexa la prezentele norme, actualizate cu intrarile si iesirile
de bunuri din perioada cuprinsa intre data inventarierii si data de 31
decembrie.
8. Raspunderea pentru buna organizare a lucrarilor de inventariere,
potrivit prevederilor art. 11 alin. (3) din Legea contabilitatii, revine
administratorului, ordonatorului de credite sau altei persoane care are
obligatia gestionarii patrimoniului si care elaboreaza si transmit comisiilor
de inventariere instructiuni scrise in acest sens, adaptate la specificul
unitatii.
9. Inventarierea patrimoniului se efectueaza de catre comisii de
inventariere, formate din cel putin doua persoane, numite prin decizie scrisa,
emisa de persoanele autorizate prevazute la pct. 8 din prezentele norme. In
decizia de numire se mentioneaza, in mod obligatoriu, componenta comisiei,
numele responsabilului comisiei, modul de efectuare a inventarierii, gestiunile
supuse inventarierii, data de incepere si terminare a operatiunilor.
La unitatile mici, inventarierea poate fi efectuata de catre o singura
persoana.
Prin unitati mici la care, potrivit reglementarilor din prezentele norme,
inventarierea poate fi efectuata de o singura persoana, se intelege: persoanele
fizice care au calitatea de comerciant sau societatile comerciale al caror
numar de salariati este de pana la doua persoane, iar valorile materiale care
trebuie inventariate nu depasesc plafonul stabilit de administratorii unitatii.
Comisiile de inventariere sunt coordonate, acolo unde este cazul, de catre
o comisie centrala numita, de asemenea, prin decizie scrisa emisa de conducerea
societatii, care are ca sarcina sa organizeze, sa instruiasca, sa supravegheze
si sa controleze modul de efectuare a operatiunilor de inventariere.
Comisia de inventariere raspunde de efectuarea tuturor lucrarilor de
inventariere, potrivit prevederilor legale.
Pentru desfasurarea in bune conditii a operatiunilor de inventariere, in
comisii vor fi numite persoane cu pregatire corespunzatoare economica si
tehnica, care sa asigure efectuarea corecta si la timp a inventarierii
patrimoniului, inclusiv evaluarea elementelor patrimoniale potrivit pct. 19 din
Regulamentul de aplicare a Legii contabilitatii nr. 82/1991, aprobata prin
Hotararea Guvernului nr. 704/1993.
Inventarierea patrimoniului se poate efectua atat prin salariatii proprii,
cat si pe baza de contracte de prestari de servicii incheiate cu persoane
fizice sau juridice.
Din comisia de inventariere nu pot face parte gestionarii depozitelor
supuse inventarierii si nici contabilii care tin evidenta gestiunii respective,
cu exceptia unitatilor mici prevazute in prezentele norme.
Membrii comisiilor de inventariere nu pot fi inlocuiti decat in cazuri bine
justificate si numai prin decizie scrisa, emisa de catre cei care i-au numit.
10. In vederea bunei desfasurari a operatiunilor de inventariere,
administratorii, ordonatorii de credite sau alte persoane, care au obligatia
gestionarii patrimoniului trebuie sa ia masuri pentru crearea conditiilor
corespunzatoare de lucru comisiei de inventariere, prin:
- organizarea depozitarii valorilor materiale grupate pe sortotipodimensiuni,
codificarea acestora si intocmirea etichetelor de raft;
- tinerea la zi a evidentei tehnico-operative la gestiunile de valori
materiale si a celei contabile si efectuarea lunara a confruntarii datelor
dintre aceste evidente;
- participarea la lucrarile de inventariere a intregii comisii de
inventariere;
- asigurarea personalului necesar pentru manipularea valorilor materiale
care se inventariaza, respectiv pentru sortare, asezare, cantarire, masurare,
numarare etc.;
- asigurarea participarii la identificarea bunurilor inventariate
(calitate, sort, pret etc.) a unor persoane competente din unitate sau din
afara acesteia, la solicitarea responsabilului comisiei de inventariere, care
au obligatia de a semna listele de inventariere pentru atestarea datelor
inscrise;
- dotarea gestiunii cu aparate si instrumente adecvate si in numar
suficient pentru masurare, cantarire etc., cu mijloace de identificare
(cataloage, mostre, sonde etc.), precum si cu formularele si rechizitele necesare;
- dotarea comisiei de inventariere cu mijloace tehnice de calcul si de
sigilare a spatiilor inventariate;
- dotarea gestiunilor (magazine, depozite etc.) cu doua randuri de
incuietori diferite.
Dupa primirea deciziei scrise, responsabilul comisiei de inventariere
ridica, sub semnatura directorului economic, a contabilului-sef sau a altei
persoane numite sa indeplineasca aceasta functie, listele de inventariere,
vizate si parafate de catre acesta, dupa care comisia se prezinta la sediul gestiunii
ce urmeaza a fi inventariata in vederea efectuarii inventarierii fizice.
11. Principalele masuri organizatorice care trebuie luate de catre comisia
de inventariere sunt urmatoarele:
a) inainte de inceperea operatiunii de inventariere, se ia de la
gestionarul raspunzator de gestiunea valorilor materiale o declaratie scrisa
din care sa rezulte daca:
- gestioneaza valori materiale si in alte locuri de depozitare;
- in afara valorilor materiale ale unitatii patrimoniale respective, are in
gestiune si altele apartinand tertilor, primite cu sau fara documente;
- are plusuri sau lipsuri in gestiune despre a caror cantitate sau valoare
are cunostinta;
- are valori materiale nereceptionate sau care trebuie expediate (livrate),
pentru care s-au intocmit documentele aferente;
- a primit sau a eliberat valori materiale fara documente legale;
- detine numerar sau alte hartii de valoare rezultate din vanzarea
bunurilor aflate in gestiunea sa;
- are documente de primire-eliberare care nu au fost operate in evidenta
gestiunii sau care nu au fost predate la contabilitate.
De asemenea, gestionarul va mentiona in declaratia scrisa felul, numarul si
data ultimului document de intrare si de iesire a bunurilor in/din gestiune;
b) sa identifice toate locurile (incaperile) in care exista valori
materiale ce urmeaza a fi inventariate;
c) sa asigure inchiderea si sigilarea, in prezenta gestionarului, ori de
cate ori se intrerup operatiunile de inventariere si se paraseste gestiunea.
Daca valorile materiale supuse inventarierii, gestionate de catre o singura
persoana, sunt depozitate in locuri diferite sau cand gestiunea are mai multe
cai de acces, membrii comisiei care efectueaza inventarierea trebuie sa
sigileze toate aceste locuri si caile lor de acces, cu exceptia locului in care
a inceput inventarierea, care se sigileaza numai in cazul cand inventarierea nu
se termina intr-o singura zi.
La reluarea lucrarilor se verifica daca sigiliul este intact; in caz
contrar, acest fapt de va consemna intr-un proces-verbal de desigilare, care se
semneaza de catre comisia de inventariere si de catre gestionar, luandu-se
masurile corespunzatoare.
Documentele intocmite de comisia de inventariere raman in cadrul gestiunii
inventariate, in fisete, casete, dulapuri etc., incuiate si sigilate. Sigiliul
se pastreaza, pe durata inventarierii, de catre responsabilul comisiei de
inventariere.
Declaratia se dateaza si se semneaza de catre gestionarul raspunzator de
gestiunea valorilor materiale si de catre comisia de inventariere, care atesta
ca a fost data in prezenta sa;
d) sa bareze si sa semneze, la ultima operatiune, fisele de magazie,
mentionand data la care s-au inventariat valorile materiale, sa vizeze
documentele care privesc intrari sau iesiri de valori materiale, existente in
gestiune dar neinregistrate, sa dispuna inregistrarea acestora in fisele de
magazie si predarea lor la contabilitate, astfel incat situatia scriptica a
gestiunii sa reflecte realitatea. La unitatile de desfacere cu amanuntul care
folosesc metoda global-valorica sa asigure intocmirea de catre gestionar,
inainte de inceperea inventarierii, a raportului de gestiune in care sa se
inscrie valoarea tuturor documentelor de intrare si de iesire a marfurilor, precum
si cele privind numerarul depus la casierie, intocmite pana in momentul
inceperii inventarierii, precum si depunerea acestui raport la contabilitate;
e) sa verifice numerarul din casa si sa stabileasca suma incasarilor din
ziua curenta, solicitand intocmirea monetarului (la gestiunile cu vanzare cu
amanuntul) si depunerea numerarului la casieria unitatii; sa ridice benzile de
control de la aparatele de casa si stampila unitatii (acolo unde este cazul) si
sa le pastreze in siguranta;
f) sa controleze daca toate instrumentele si aparatele de masura sau de
cantarire au fost verificate si daca sunt in buna stare de functionare.
In cazul in care gestionarul lipseste, comisia de inventariere aplica
sigiliul si comunica aceasta conducerii unitatii patrimoniale. Conducerea
unitatii are obligatia sa incunostinteze imediat in scris, pe gestionar, despre
inventarierea ce trebuie sa se efectueze, indicand locul, ziua si ora fixate
pentru inceperea lucrarilor.
Daca gestionarul sau reprezentantul sau legal nu se prezinta la locul, data
si ora. fixate, inventarierea se efectueaza de catre comisia de inventariere in
prezenta altei persoane, numita prin decizie scrisa, care sa-l reprezinte pe
gestionar.
12. Pentru desfasurarea corespunzatoare a inventarierii este indicat, daca
este posibil, sa se sisteze operatiunile de predare-primire a bunurilor supuse
inventarierii, luandu-se din timp masurile corespunzatoare pentru a nu se
stanjeni procesul normal de livrare sau de primire a bunurilor.
Daca operatiunile de predare-primire a bunurilor nu pot fi suspendate se
prevede crearea unei zone tampon in care sa se depoziteze bunurile primite in
timpul inventarierii sau sa permita expedieri la clienti, iar operatiunile
respective se vor efectua numai in prezenta comisiei de inventariere, care va
mentiona pe documentele respective "primit sau eliberat in timpul
inventarierii", dupa caz, cu evitarea inventarierii duble sau a
omisiunilor.
13. Pe toata durata inventarierii, programul si perioada inventarierii vor
fi afisate la loc vizibil.
14. Stabilirea stocurilor faptice se face prin numarare, cantarire,
masurare sau cubare, dupa caz. Bunurile aflate in ambalaje originale intacte nu
se desfac decat prin sondaj, acest lucru urmand a fi mentionat si in listele de
inventariere respective.
La lichidele a caror cantitate efectiva nu se poate stabili prin
transvazare si masurare, continutul vaselor - stabilit in functie de volum,
densitate, compozitie etc. - se verifica prin scoaterea de probe din aceste vase,
tinandu-se seama de densitate, compozitie si de alte caracteristici ale
lichidelor, care se constata fie organoleptic, fie prin masurare sau probe de
laborator, dupa caz.
Materialele de masa ca: ciment, otel beton, produse de cariera si
balastiera, materiale si produse agricole etc., a caror inventariere, prin
cantarire si masurare, ar necesita cheltuieli importante sau ar conduce la
degradarea bunurilor respective, se pot inventaria pe baza de calcule tehnice.
In listele de inventariere a materialelor prevazute la alineatele de mai
sus se mentioneaza modul cum s-a facut inventarierea, precum si datele tehnice
care au stat la baza calculelor.
15. Bunurile aflate asupra angajatilor la data inventarierii (echipament,
cazarmament, scule, unelte etc.) se inventariaza si se trec in liste separate,
specificandu-se persoanele care raspund de pastrarea lor. In cadrul
evidentierii acestora pe formatii, locuri de munca, bunurile vor fi
centralizate si comparate cu datele din evidenta tehnico-operativa, precum si
cu cele din evidenta contabila.
Bunurile cu un grad mare de perisabilitate se inventariaza cu prioritate,
fara a se stanjeni desfacerea imediata a acestora.
Comisia de inventariere are obligatia sa controleze toate locurile in care
pot sa existe bunuri supuse inventarierii.
16. Toate bunurile ce se inventariaza se inscriu in listele de
inventariere, varianta simplificata (cod 14-3-12/b), care trebuie sa se
intocmeasca pe locuri de depozitare, pe gestiuni si pe categorii de bunuri.
Bunurile apartinand altor unitati (inchiriate, in leasing, in custodie, cu
vanzare in consignatie, spre prelucrare etc.) se inventariaza si se inscriu in
liste separate. Listele de inventariere pentru bunurile in custodie vor contine
informatii cu privire la numarul si data actului de custodie si ale
documentului de livrare (factura), precum si alte informatii utile.
Listele de inventariere cuprinzand valorile materiale aflate in custodie se
trimit si persoanei fizice sau juridice, romane sau straine, dupa caz, careia
ii apartin bunurile respective, in termen de cel mult 15 zile de la terminarea
inventarierii, urmand ca proprietarul bunurilor sa comunice eventualele
nepotriviri in termen de cinci zile de la primirea listelor de inventariere.
Neconfirmarea in acest termen presupune recunoasterea exactitatii datelor
inscrise in listele de inventariere primite.
In caz de nepotriviri, unitatea detinatoare este obligata sa clarifice
situatia diferentelor respective si sa comunice constatarile sale persoanei
fizice sau juridice careia ii apartin bunurile respective, in termen de cinci
zile de la primirea sesizarii.
17. Creantele fata de terti sunt supuse verificarii si confirmarii pe baza
extraselor, soldurilor debitoare si creditoare ale conturilor de clienti si
furnizori care detin ponderea in totalul soldurilor acestor conturi, dupa
modelul anexat (cod 14-6-3) sau punctajelor reciproce in functie de necesitati.
Fac exceptie de la aceasta regula creantele curente ale agentilor economici a
caror pondere nu depaseste 1% din totalul creantelor. Pentru creantele cu o
vechime mai mare de 6 luni confirmarea soldurilor se face in mod obligatoriu pe
baza de adresa cu confirmare de primire. Nerespectarea acestei proceduri,
precum si refuzul de confirmare constituie abateri de la prezentele norme.
In cazul unitatilor care efectueaza decontarea creantelor si obligatiilor
pe baza de conturi sau deconturi externe periodice ce urmeaza a fi confirmate
de catre partenerii externi, aceste documente tin locul extraselor de cont
confirmate.
Disponibilitatile aflate in conturi la banci se inventariaza prin
confruntarea soldurilor din extrasele de cont emise de banci cu cele din
contabilitate.
In acest scop, extrasele de cont din ziua de 31 decembrie puse la dispozitie
de unitatile bancare clientilor vor purta in mod obligatoriu stampila oficiala
a bancii.
Disponibilitatile in lei si in valuta din casieria unitatii se inventariaza
in ultima zi lucratoare a exercitiului financiar, dupa inregistrarea tuturor
operatiunilor de incasari si plati privind exercitiul respectiv,
confruntandu-se soldurile din registrul de casa cu cele din contabilitate.
Pentru toate celelalte elemente patrimoniale, de activ si pasiv, cu ocazia
inventarierii, se verifica realitatea soldurilor conturilor respective, iar
pentru cele aflate la terti se fac cereri de confirmare, care se vor atasa la
listele respective, dupa primirea confirmarii.
18. Pentru bunurile depreciate, inutilizabile sau deteriorate, fara miscare
sau greu vandabile, comenzi in curs, abandonate sau sistate, precum si pentru
creantele si obligatiile incerte ori in litigiu se intocmesc liste de
inventariere separate.
19. Inventarierea bunurilor de patrimoniu, culturale, artistice, inclusiv a
fondului de carte se face potrivit normelor elaborate de Ministerul Culturii.
20. Mijloacele fixe care in perioada inventarierii se afla in afara
unitatii (vapoare, locomotive, vagoane, avioane, autovehicule etc.), plecate in
cursa de lunga durata, masinile de forta si utilajele energetice, masinile,
utilajele si instalatiile de lucru, aparatele si instalatiile de masurare,
control si reglare si mijloacele de transport date pentru reparatii in afara
unitatii se inventariaza inaintea iesirii lor temporare din unitatea economica.
Inventarierea terenurilor se efectueaza pe baza documentelor care atesta
proprietatea acestora si a schitelor de amplasare.
Cladirile se inventariaza prin identificarea lor potrivit titlurilor de
proprietate, a dosarului acestora prin inspectarea si compararea constatarilor
cu datele prevazute in documentele respective.
Constructiile si echipamentele speciale cum sunt: retelele de energie
electrica, termica, gaze, apa, canal, telecomunicatii, cai ferate si altele
similare se inventariaza potrivit regulilor stabilite de detinatorii acestora.
21. Inventarierea imobilizarilor necorporale se efectueaza prin constatarea
existentei si apartenentei acestora la unitatile detinatoare iar, in cazul
brevetelor, licentelor, know-howurilor, marcilor de fabrica, este necesara
dovedirea existentei acestora pe baza titlurilor de proprietate.
In listele de inventariere a imobilizarilor necorporale si corporale aflate
in curs de executie se mentioneaza pentru fiecare obiect in parte, pe baza
constatarii la fata locului: denumirea obiectului, descrierea amanuntita a
stadiului in care se afla acesta, pe baza valorii din documentatia existenta
(devize), precum si in functie de volumul lucrarilor realizate la data
inventarierii. Materialele si utilajele primite de la beneficiari pentru montaj
si neincorporate in lucrari se inventariaza separat.
22. La unitatile patrimoniale care executa imobilizari corporale cu forte
proprii, in listele de inventariere a lucrarilor neterminate respective se
includ cheltuielile aferente articolelor de deviz la care nu s-a executat
intregul complex de lucrari prevazute in indicatoarele de norme de deviz.
Investitiile puse in functiune total sau partial, carora nu li s-au
intocmit formele de inregistrare ca mijloace fixe, se inscriu in liste de
inventariere separate. De asemenea, lucrarile de investitii care nu se mai
executa, fiind sistate sau abandonate, se inscriu in liste de inventariere
separate, aratandu-se cauzele sistarii sau abandonarii, aprobarea de sistare sau
abandonare si masurile ce se propun in legatura cu aceste lucrari.
23. In cazul productiei in curs de executie se inventariaza atat produsele
care nu au trecut prin toate fazele (stadiile) prelucrarii impuse de procesul
tehnologic de productie, cat si produsele care, desi au fost terminate, nu au
trecut toate probele de receptionare tehnica sau nu au fost completate cu toate
piesele si accesoriile lor.
In cadrul productiei in curs de executie se cuprind, de asemenea, lucrarile
si serviciile, precum si studiile in curs de executie sau neterminate.
24. La societatile de constructii-montaj, in listele de inventariere a
productiei neterminate se includ:
- categoriile de lucrari si parti de elemente de constructii la care n-a
fost executat intregul volum de lucrari prevazute in indicatoarele de norme de
deviz;
- lucrarile executate (terminate), dar nereceptionate de catre beneficiar.
25. Materiile prime, materialele, prefabricatele, piesele de schimb,
semifabricatele etc., aflate la locurile de munca si nesupuse prelucrarii, nu
se considera productie in curs de executie. Acestea se inventariaza separat si
se repun in conturile din care provin, diminuandu-se cheltuielile, iar dupa
terminarea inventarierii acestora, se vor evidentia in conturile initiale de
cheltuieli.
26. Inainte de inceperea inventarierii productiei in curs de executie si a
semifabricatelor din productia proprie, este necesar:
- sa se predea la magazii si la depozite, pe baza documentelor, toate
piesele, ansamblurile si agregatele a caror prelucrare a fost terminata;
- sa se colecteze din sectii sau ateliere toate produsele reziduale si
deseurile, intocmindu-se documentele de constatare;
- sa se intocmeasca documentele de constatare si sa se prezinte la control
semifabricatele a caror utilizare este indoielnica.
27. Determinarea stocurilor faptice se face astfel incat sa se evite
omiterea sau inventarierea de doua sau de mai multe ori a acelorasi bunuri; in
acest scop, se recomanda ca procedeu dubla inventariere.
Inventarierea productiei in curs de executie din cadrul sectiilor auxiliare
se face prin stabilirea gradului de executare a lucrarilor (reparatii, lucrari
pentru terti etc.).
28. Inventarierea lucrarilor de reparatii capitale neterminate ale cladirilor,
instalatiilor, masinilor, utilajelor, mijloacelor de transport si ale altor
obiecte, in cazul in care are loc o crestere a valorii acestora sau o marire a
duratei de functionare, se face prin verificarea la fata locului a stadiului
fizic al lucrarilor. Lucrarile de reparatii capitale neterminate se consemneaza
intr-o lista de inventariere separata, in care se indica denumirea obiectului
supus reparatiei, gradul de executare a reparatiei, costul de deviz si cel
efectiv al lucrarilor executate.
29. Produsele aflate in expeditie se inventariaza de catre unitatile
patrimoniale furnizoare si se inscriu in liste separate de inventariere.
30. Formularele cu regim special se inscriu in listele de inventariere in
ordinea codurilor, pentru a se putea stabili cu usurinta integritatea acestora,
in conformitate cu dispozitiile legale.
31. Inscrierea in listele de inventariere a marcilor postale si a timbrelor
fiscale se face la valoarea lor nominala, cu exceptia timbrelor cu valoare
filatelica.
32. Pe ultima fila a listei de inventariere, gestionarul trebuie sa
mentioneze daca toate valorile materiale si banesti din gestiune au fost
inventariate si consemnate in listele de inventariere in prezenta sa. De
asemenea, acesta mentioneaza daca are obiectii cu privire la modul de efectuare
a inventarierii. In acest caz, comisia de inventariere este obligata sa
analizeze obiectiile, iar concluziile la care a ajuns se vor mentiona la
sfarsitul listelor de inventariere.
Listele de inventariere se semneaza, pe fiecare fila, de catre membrii
comisiei de inventariere si de catre gestionar.
In cazul gestiunilor colective (cu mai multi gestionari), listele de
inventariere se semneaza de catre toti gestionarii, iar in cazul
predarii-primirii gestiunii, acestea se semneaza atat de catre gestionarul
predator, cat si de catre cel primitor.
33. Inventarierea faptica a patrimoniului unitatilor se materializeaza prin
inscrierea cu cerneala sau pix, fara spatii libere si fara stersaturi, a
valorilor inventariate in formularul "Lista de inventariere"
(varianta simplificata - cod 14-3-12/b), in urma verificarii existentei fizice
a fiecarui bun inventariat.
Lista de inventariere (cod 14-3-12) serveste ca document pentru stabilirea
lipsurilor si a plusurilor de valori materiale constatate cu ocazia
inventarierii prin preluarea din listele de inventariere (varianta simplificata
- cod 14-3-12/b) numai a pozitiilor cu diferente.
Pentru bunurile la care comisiile de inventariere au constatat deprecieri,
se intocmesc liste de inventariere distincte (varianta simplificata - cod
14-3-12/b), care se preiau, de asemenea, in listele de inventariere (cod
14-3-12).
Lista de inventariere pentru gestiunile global-valorice (cod 14-3-12/a) are
rolul de stabilire a diferentelor valorice in plus sau in minus, cu deosebirea
ca se foloseste la acele gestiuni la care evidenta analitica a valorilor
materiale se tine dupa metoda global-valorica.
In cazul imobilizarilor corporale, cat si al celorlalte elemente
patrimoniale pentru care au fost constituite provizioane pentru deprecieri, in
listele de inventariere (cod 14-3-12) se va inscrie valoarea contabila neta a
acestora (col. 9), care se va compara cu valoarea lor actuala, stabilita cu
ocazia inventarierii (col. 12).
Pentru inventarierea elementelor patrimoniale ce nu reprezinta valori
materiale este suficienta prezentarea lor in situatii analitice distincte care
sa fie totalizate si sa justifice soldul conturilor sintetice respective in
care acestea sunt cuprinse, si care se preiau in centralizatorul listelor de
inventariere.
34. Registrul-inventar (cod 14-1-2) este un document contabil obligatoriu,
de inregistrare anuala si de grupare a rezultatelor inventarierii
patrimoniului. In el se inregistreaza toate elementele de activ si de pasiv,
inventariate potrivit prezentelor norme si grupate dupa natura lor, conform
posturilor din bilantul contabil.
Elementele patrimoniale inscrise in registrul-inventar au la baza listele
de inventariere centralizatoare si procesele-verbale de inventariere care
justifica continutul fiecarui post din bilantul contabil.
35. Rezultatele inventarierii se stabilesc prin compararea datelor
constatate faptic si inscrise in listele de inventariere cu cele din evidenta
tehnico-operativa (fisele de magazie) si din contabilitate.
Constatarile comisiei de inventariere privind stocurile, respectiv
soldurile bunurilor materiale inventariate si stabilirea diferentelor, se
consemneaza in listele de inventariere, potrivit prezentelor norme. In cazul
modificarilor ulterioare facute unilateral in fisele de magazie, consemnarile
vor fi precedate de o ancheta prealabila amanuntita.
Inainte de stabilirea rezultatelor inventarierii se procedeaza la o
verificare minutioasa a exactitatii tuturor stocurilor din fisele de magazie si
a soldurilor din contabilitate pentru bunurile inventariate. Erorile
descoperite cu aceasta ocazie trebuie corectate operativ, dupa care se
procedeaza la stabilirea rezultatelor inventarierii, prin confruntarea cantitatilor
consemnate in listele de inventariere, varianta simplificata, cu evidenta
tehnico-operativa pentru fiecare pozitie in parte, urmand ca pozitiile cu
diferente sa fie preluate in lista de inventariere centralizatoare.
36. Evaluarea stocurilor in listele de inventariere se face potrivit
prevederilor pct. 19, 68 si 69 din Regulamentul de aplicare a Legii
contabilitatii nr. 82/1991, precum si prevederilor din prezentele norme.
Stocurile trebuie evaluate cu respectarea principiului permanentei metodelor, potrivit
caruia metodele si regulile de evaluare trebuie mentinute.
Valorile materiale se vor evalua la valoarea lor actuala, numita si valoare
de inventar, care se va inscrie in coloana corespunzatoare din lista de
inventariere centralizatoare numai in cazul constatarii deprecierilor.
La stabilirea valorii de inventar se va aplica principiul prudentei,
potrivit caruia nu este admisa supraevaluarea elementelor de activ si a
veniturilor, respectiv subevaluarea elementelor de pasiv si a cheltuielilor.
In cazul in care se constata ca valoarea de inventar, stabilita in functie
de utilitatea bunului pentru unitate si pretul pietei, este mai mare decat
valoarea cu care sunt evidentiate acestea in contabilitate, in listele de
inventariere se vor inscrie valorile din contabilitate.
In cazul in care valoarea de inventar este mai mica decat valoarea din
contabilitate, in listele de inventariere se inscrie valoarea de inventar
(valoarea actuala determinata in functie de utilitatea bunului si pretul pietei).
37. Pentru asigurarea imaginii fidele a patrimoniului, in cazul constatarii
unor deprecieri relative (nedefinitive) trebuie constituit un provizion pentru
deprecieri, care sa reflecte situatia reala existenta, indiferent de situatia
economica a agentului economic respectiv, chiar si in cazul in care aceste
cheltuieli nu sunt recunoscute din punct de vedere fiscal. In cazul constatarii
unei deprecieri ireversibile (definitive) la mijloacele fixe sau la obiectele
de inventar, se va proceda la constituirea unei amortizari suplimentare in
vederea punerii de acord a valorii contabile nete cu valoarea stabilita cu
ocazia inventarierii, care nu este deductibila din punct de vedere fiscal.
38. Evaluarea creantelor si a datoriilor se face, de regula, la valoarea
lor probabila de incasare sau de plata, potrivit prevederilor pct. 19 din
Regulamentul de aplicare a Legii contabilitatii nr. 82/1991, constituindu-se,
dupa caz, provizioane pentru deprecierea creantelor, pentru cresterea
datoriilor, precum si pentru sumele aflate in litigiu. Evaluarea creantelor si
a datoriilor exprimate in devize se face la cursul de referinta al Bancii
Nationale a Romaniei din ziua de 31 decembrie. Eventualele diferente
reprezentand pierderi sau castiguri latente fata de acest curs se reflecta in
contabilitate cu ajutorul conturilor de diferente de conversie. In cazul
inregistrarii unor diferente de curs valutar nefavorabile, reflectate in
debitul contului 476 "Diferente de conversie - activ", se constituie
provizioane pentru pierderi de schimb valutar potrivit reglementarilor legale.
39. Evaluarea imobilizarilor se efectueaza la valoarea lor ramasa
neamortizata, cu exceptia celor constatate ca fiind depreciate, care se vor
evalua la valoarea lor actuala (in functie de pretul pietei, starea lor fizica,
precum si de utilitatea lor in cadrul unitatii).
In cazul mijloacelor fixe, corectarea valorii contabile a acestora si
aducerea lor la nivelul valorii de inventar inscrise in listele de inventariere
se fac fie prin inregistrarea unei amortizari exceptionale, in cazul in care se
constata o depreciere ireversibila (definitiva, caz tipic pentru mijloacele
fixe inutilizabile propuse pentru a fi casate), fie prin constituirea unor
provizioane pentru deprecierea mijloacelor fixe, in cazul in care se constata o
depreciere relativa a acestora, ca urmare a unor cauze, cum sunt:
- aparitia unei uzuri morale de care nu s-a tinut seama cu ocazia
amortizarii;
- supraevaluarea mijloacelor fixe, prin aplicarea unor coeficienti
neadecvati cu ocazia reevaluarii lor;
- lipsa de utilitate a acestora pentru unitate in momentul inventarierii
(aflate in conservare, neutilizabile pentru activitatile desfasurate in
momentul inventarierii etc.);
- alte cauze care determina o evaluare actuala mai scazuta a mijloacelor
fixe decat valoarea cu care acestea figureaza in contabilitate.
40. Rezultatele inventarierii se inscriu de catre comisia de inventariere,
dupa confirmarea de catre compartimentul de contabilitate a soldurilor
scriptice, intr-un proces-verbal.
Procesul-verbal privind rezultatele inventarierii trebuie sa contina, in
principal, urmatoarele elemente: data intocmirii; numele si prenumele membrilor
comisiei de inventariere; numarul si data actului de numire a comisiei de inventariere;
gestiunea inventariata; data inceperii si terminarii operatiunii de
inventariere; rezultatele inventarierii; concluziile si propunerile comisiei cu
privire la cauzele plusurilor si ale lipsurilor constatate si la persoanele
vinovate, precum si propuneri de masuri in legatura cu acestea; volumul
stocurilor depreciate, fara miscare, cu miscare lenta, greu vandabile, fara
desfacere asigurata si propuneri de masuri in vederea reintegrarii lor in
circuitul economic; propuneri de scoatere din uz a obiectelor de inventar si
declasare sau casare a unor stocuri; constatari privind pastrarea, depozitarea,
conservarea, asigurarea integritatii bunurilor din gestiune, precum si alte
aspecte legate de activitatea gestiunii inventariate.
41. Pentru elementele patrimoniale la care s-au constatat deprecieri, pe
baza listelor de inventariere intocmite distinct, comisia de inventariere face
propuneri privind constituirea provizioanelor pentru depreciere sau de
inregistrare a unor amortizari suplimentare (pentru deprecierile ireversibile
ale imobilizarilor), acolo unde este cazul, aratand, totodata, cauzele care au
determinat aceste deprecieri.
Propunerile cuprinse in procesul-verbal al comisiei de inventariere se
prezinta, in termen de 3 zile de la data incheierii operatiunilor de
inventariere, administratorului unitatii patrimoniale. Acesta, cu avizul
conducatorului compartimentului financiar-contabil si al sefului
compartimentului juridic, decide, in termen de cel mult 5 zile, asupra
solutionarii propunerilor facute, cu respectarea dispozitiilor legale.
42. Inregistrarea in contabilitate a rezultatelor inventarierii se face in
conformitate cu Normele metodologice de utilizare a conturilor contabile,
aprobate prin Hotararea Guvernului nr. 704/1993.
Pentru toate plusurile, lipsurile si deprecierile constatate, precum si
pentru pagubele determinate de expirarea termenelor de prescriptie a creantelor
sau din alte cauze, comisia de inventariere trebuie sa primeasca explicatii
scrise de la persoanele care au raspunderea gestionarii.
Pe baza explicatiilor primite si a documentelor cercetate, comisia de
inventariere stabileste caracterul lipsurilor, pierderilor, pagubelor si
deprecierilor constatate, precum si caracterul plusurilor, propunand, in
conformitate cu dispozitiile legale, modul de regularizare a diferentelor
dintre datele din contabilitate si cele faptice, rezultate in urma
inventarierii.
In cazul in care, in urma inventarierii, rezulta plusuri sau minusuri de
inventar, in vederea punerii de acord a evidentei contabile cu valorile
inventariate, acestea se vor inregistra ca atare in contabilitate, fara a se
face compensari intre ele.
43. Cu ocazia inventarierii, titlurile (titluri de participare, titluri
imobilizate ale activitatii de portofoliu, titluri de plasament, alte titluri)
se evalueaza, in cazul celor cotate la bursa, la valoarea de cotare a acestora
din ziua de 31 decembrie, iar al celor necotate, la valoarea lor probabila de
vanzare. In cazul in care valoarea lor de inventar este mai mica decat valoarea
cu care acestea figureaza in contabilitate, se va proceda la constituirea de
provizioane pentru deprecierea acestor titluri.
Titlurile de valoare, cum sunt: titlurile de participare, titlurile
imobilizate ale activitatii de portofoliu, alte titluri imobilizate si
titlurile de plasament, se inventariaza si se evalueaza cu respectarea
principiului prudentei.
In situatia in care se apreciaza ca valoarea de vanzare este superioara
valorii contabile, in listele de inventariere se inscrie valoarea contabila. In
cazurile in care se constata deprecieri determinate de inregistrarea de
rezultate financiare necorespunzatoare la unitatile la care sunt detinute
titlurile, situatie care conduce la scaderea valorii probabile de vanzare, in
listele de inventariere acestea se evalueaza la aceasta valoare, urmand sa se
constituie provizioane pentru depreciere.
44. Inventarul intermitent, asa cum este definit in Regulamentul de
aplicare a Legii contabilitatii nr. 82/1991, are rolul de a stabili stocurile
fizice existente la incheierea perioadei de gestiune, fara a mai fi necesara
confruntarea acestora cu stocurile scriptice.
In cazul inventarului intermitent, valorile materiale inventariate se
evalueaza la pretul de inregistrare a ultimei intrari in gestiune. Pe aceasta
baza urmeaza a se efectua corectarea cheltuielilor pe naturi.
45. In cazul constatarii unor lipsuri in gestiune, imputabile,
administratorii vor lua masura imputarii acestora la valoarea lor de inlocuire.
Prin valoare de inlocuire, in sensul prezentelor norme, se intelege costul
de achizitie al bunului respectiv la data constatarii pagubei, care va cuprinde
pretul de cumparare practicat pe piata, la care se adauga taxele
nerecuperabile, inclusiv T.V.A., cheltuielile de transport, aprovizionare si
alte cheltuieli accesorii necesare pentru punerea in stare de utilitate sau
pentru intrarea in gestiune a bunului respectiv. In cazul bunurilor constatate
lipsa, ce urmeaza a fi imputate, care nu pot fi cumparate de pe piata, valoarea
de imputare se stabileste de catre o comisie formata din specialisti in
domeniul respectiv. La stabilirea valorii debitului, in cazurile in care
lipsurile in gestiune nu sunt considerate infractiuni, se va avea in vedere
posibilitatea compensarii lipsurilor cu eventualele plusuri constatate, daca
sunt indeplinite urmatoarele conditii:
- existenta riscului de confuzie intre sorturile aceluiasi bun material,
din cauza asemanarii in ceea ce priveste aspectul exterior: culoare, desen,
model, dimensiuni, ambalaj sau alte elemente;
- diferentele constatate in plus sau in minus sa priveasca aceeasi perioada
de gestiune si aceeasi gestiune.
La stabilirea valorii de imputare nu se vor avea in vedere provizioanele
pentru depreciere, constatate.
Nu se admite compensarea in cazurile in care s-a facut dovada ca lipsurile
constatate la inventariere provin din sustragerea sau din degradarea bunurilor
respective datorita vinovatiei persoanelor care raspund de gestionarea acestor
bunuri.
Listele cu sorturile de produse, marfuri, ambalaje si alte valori materiale
care intrunesc conditiile de compensare datorita riscului de confuzie se aproba
anual de catre administratori, respectiv de catre ordonatorii de credite.
Aceste liste sunt de uz intern, fiind numai la dispozitia administratorului
unitatii, respectiv a ordonatorilor de credite.
Compensarea se face pentru cantitati egale intre plusurile si lipsurile
constatate.
In cazul in care cantitatile sorturilor supuse compensarii, la care s-au
constatat plusuri, sunt mai mari decat cantitatile sorturilor admise la
compensare, la care s-au constatat lipsuri, se va proceda la stabilirea
egalitatii cantitative prin eliminarea din calcul a diferentei in plus. Aceasta
eliminare se face incepand cu sorturile care au preturile unitare cele mai
scazute, in ordine crescanda.
In cazul in care cantitatile sorturilor supuse compensarii, la care s-au
constatat lipsuri, sunt mai mari decat cantitatile sorturilor admise la
compensare, la care s-au constatat plusuri, se va proceda, de asemenea, la
stabilirea egalitatii cantitative prin eliminarea din calcul a cantitatii care
depaseste totalul cantitativ al plusurilor. Eliminarea se face incepand cu
sorturile care au preturile unitare cele mai scazute, in ordine crescanda.
46. Pentru valorile materiale la care sunt acceptate scazaminte, in cazul
compensarii lipsurilor cu plusurile stabilite la inventariere, scazamintele se
calculeaza numai in situatia in care cantitatile lipsa sunt mai mari decat
cantitatile constatate in plus.
In aceasta situatie, cotele de scazaminte se aplica in primul rand la
valorile materiale la care s-au constatat lipsurile.
Daca in urma aplicarii scazamintelor respective mai raman diferente
cantitative in minus, cotele de scazaminte se pot aplica si asupra celorlalte
valori materiale admise in compensare, la care s-au constatat plusuri sau la
care nu au rezultat diferente.
Diferenta stabilita in minus in urma compensarii si aplicarii tuturor
cotelor de scazaminte, reprezentand prejudiciu pentru unitate, se recupereaza
de la persoanele vinovate, in conformitate cu dispozitiile legale.
Normele de scazaminte nu se aplica anticipat, ci numai dupa constatarea
existentei efective a lipsurilor si numai in limita acestora.
De asemenea, normele de scazaminte nu se aplica automat aceste norme fiind
considerate limite maxime.
Pentru pagubele constatate in gestiune raspund persoanele vinovate de
producerea lor. Imputarea acestora se va face la valoarea de inlocuire, asa cum
a fost definita aceasta la pct. 45 din prezentele norme.
47. Provizioanele constituite cu ocazia inventarierii, pentru deprecierile
constatate si pentru riscurile si cheltuieli le viitoare, nu sunt deductibile
fiscal, cu exceptia celor prevazute in reglementarile legale in vigoare.
48. Rezultatele inventarierii trebuie inregistrate atat in evidenta
tehnico-operativa, cat si in contabilitate, in termen de cel mult 5 zile de la
data terminarii operatiunilor de inventariere.
Pe baza registrului-inventar si a balantei de verificare se intocmeste
bilantul contabil, ale carui posturi, in conformitate cu art. 28 din Legea
contabilitatii, trebuie sa corespunda cu datele inregistrate in contabilitate,
puse de acord cu situatia reala a elementelor patrimoniale stabilite pe baza
inventarului.
49. Prevederile art. 28 din Legea contabilitatii nr. 82/1991, referitoare
la obligativitatea corelarii datelor din bilant cu datele inregistrate in
contabilitate, puse de acord cu situatia reala a elementelor patrimoniale
stabilite pe baza inventarului, se aplica si institutiilor publice.
In acest scop ordonatorii de credite au obligatia de a organiza
operatiunile de inventariere potrivit prezentelor norme, cu urmatoarele
precizari:
Ordonatorii de credite din domeniile sanatatii, invatamantului etc., ale
caror cheltuieli sunt finantate din bugetul de stat si partial din alte bugete,
respectiv din bugetul local, cu ocazia operatiunilor de inventariere vor
intocmi liste de inventariere distincte pentru stocurile de bunuri provenite
din finantarea din alte bugete, respectiv din bugetul local (materiale sau
eventual obiecte de inventar), din care un exemplar se transmite ordonatorului
de credite care le-a finantat - respectiv consiliului local - pentru a fi avute
in vedere la stabilirea finantarii in perioadele urmatoare.
Valoarea materialelor aflate in stoc la sfarsitul anului la unitatile
subordonate fara organe proprii de contabilitate - inregistrate pe cheltuieli -
pe baza listelor de inventariere separate, se evidentiaza in contabilitatea
ordonatorului de credite prin diminuarea cheltuielilor si majorarea valorii
stocurilor de materiale.
La inceputul anului urmator, operatiunea se storneaza prin debitarea
contului de cheltuieli si creditarea contului de materiale corespunzator.
In acelasi mod se procedeaza si cu valoarea stocurilor de materiale aflate
in sectiile, laboratoarele, atelierele etc. institutiilor publice, eliberate
din magazie, dar neconsumate inca.
Bunurile reprezentand patrimoniul public si privat, aflate in administrarea
institutiilor publice, se inventariaza separat si se inscriu in liste
distincte.
Comisia de inventariere la institutiile publice este unica, atributiile ei
referindu-se atat la patrimoniul administrat direct de aceasta, cat si la
patrimoniul institutiilor subordonate, fara personalitate juridica, care nu au
organe proprii de contabilitate (circumscriptii veterinare, scoli generale
etc.). In aceste cazuri, din comisia de inventariere face parte, in mod
obligatoriu, si cate un reprezentant al unitatii respective, fara personalitate
juridica.
Bunurile aflate in administrarea institutiilor publice se inventariaza
anual, cu exceptia cladirilor, constructiilor speciale si a celorlalte bunuri
aflate in gestiunea misiunilor diplomatice si a oficiilor consulare, care se
inventariaza o data la 3 ani.
Inventarierea bunurilor de patrimoniu, culturale, artistice, inclusiv a
fondului de carte, a valorilor de muzeu, si a recuzitei din cadrul
institutiilor artistice de spectacole se face in conditiile si la termenele
stabilite prin norme elaborate de Ministerul Culturii, cu avizul Ministerului
Finantelor.
Se supun regulilor inventarierii anuale bunurile de valoare (tablouri,
cristaluri, argintarii), precum si obiectele ce contin metale si pietre
pretioase de valoare, aflate in administrarea institutiilor publice.
In functie de specificul activitatii unor unitati, ministerele, celelalte
organe de specialitate ale administratiei publice centrale si locale, in
calitatea lor de ordonatori principali de credite, pot elabora norme proprii
privind inventarierea unor bunuri materiale cu caracter specific aflate in
administrare, inclusiv pentru stabilirea unor exceptii de la regula generala de
inventariere, care vor fi avizate de Ministerul Finantelor.
Bunurile inventariate la institutiile publice se evalueaza si se inscriu in
listele de inventariere la valoarea contabila (valoarea de inregistrare).
Bunurile constatate lipsa la inventariere se evalueaza si se inregistreaza
in contabilitate la valoarea contabila. Lipsurile imputabile se recupereaza, de
la persoanele vinovate, la valoarea de inlocuire, determinata potrivit
prezentelor norme.
Bunurile constatate in plus se evalueaza si se inregistreaza in
contabilitate la costul de achizitie al acestora, potrivit prevederilor pct. 19
din Regulamentul de aplicare a Legii contabilitatii nr. 82/1991, in functie de
pretul pietei la data constatarii sau de costul de achizitie al bunurilor
similare.
Pentru deprecierile consemnate in procesul-verbal de inventariere,
institutiile publice, neaplicand principiul prudentei, nu constituie
provizioane.
Pentru lipsuri, sustrageri si orice alte fapte care produc pagube ce
constituie infractiuni, ordonatorul de credite este obligat sa sesizeze
organele de urmarire penala, in conditiile si la termenele stabilite de lege.
Pagubele constatate la inventariere, imputate persoanelor vinovate, precum
si debitorii deveniti insolvabili, se evidentiaza in contabilitate in conturi
analitice distincte, iar in cadrul acestora pe fiecare debitor, urmarindu-se
recuperarea lor potrivit legii.
Scaderea din contabilitate a unor pagube care nu se datoreaza culpei unei
persoane se face in baza aprobarii ordonatorului de credite respectiv, cu
avizul ordonatorului de credite ierarhic superior. In acest scop, ministerele,
celelalte organe de specialitate ale administratiei publice centrale, iar
pentru consiliile locale si judetene - Departamentul pentru Administratie
Publica Locala din cadrul Guvernului - vor elabora norme proprii care vor fi
supuse spre avizare Ministerului Finantelor.
Nu intra sub incidenta prevederilor de mai sus bunurile de patrimoniu,
culturale, artistice, inclusiv fondul de carte si valorile de muzeu.
Plusul de casa constatat cu ocazia inventarierii in casieriile
institutiilor publice finantate din mijloace bugetare sau extrabugetare se
varsa la bugetul de stat.
50. Unitatile apartinand Ministerului Apararii Nationale, Ministerului de
Interne si altor, institutii cu caracter special prevazute prin lege vor
efectua inventarierea patrimoniului pe baza de norme proprii avizate de
Ministerul Finantelor. Fac exceptie de la prevederile alineatului precedent
regiile autonome si alte unitati economice din subordinea acestora, care vor
aplica prezentele norme.
51. Derogarile de la regula inventarierii anuale, precum si alte
reglementari contrare prezentelor norme, aprobate anterior de Ministerul
Finantelor unor categorii de institutii publice, se abroga.
ANEXA 1
LISTA DE INVENTARIERE
(Cod 14-3-12 si 14-3-12/b)
Format A4, tiparit pe ambele fete, in blocuri a 100 de file.
Formularul cod 14-3-12/b este prezentat sub forma de model si poate fi
adaptat la cerintele fiecarei unitati.
1. Serveste ca:
- document pentru inventarierea elementelor patrimoniale aflate in
gestiunile unitatii (cod 14-3-12/b);
- document de baza pentru stabilirea lipsurilor si plusurilor de valori
materiale (imobilizari, stocuri materiale) si a altor valori (elemente de
trezorerie etc.), cod 14-3-12;
- document justificativ de inregistrare in evidenta magaziilor
(depozitelor) si in contabilitate a plusurilor si minusurilor constatate (cod
14-3-12);
- document pentru intocmirea registrului-inventar (cod 14-3-12);
- document pentru stabilirea provizioanelor pentru deprecieri (cod
14-3-12);
- document centralizator al operatiunilor de inventariere (cod 14-3-12).
2. Se intocmeste intr-un exemplar, la locurile de depozitare, de regula
anual sau in situatiile prevazute de dispozitiile legale, de comisia de
inventariere, pe gestiuni, conturi de valori materiale, eventual grupe sau
subgrupe, separat pentru valorile materiale si mijloacele fixe ale unitatii si
separat pentru cele in custodie, aflate asupra personalului unitatii la data
inventarierii, primite pentru prelucrare etc. si se semneaza de catre membrii
comisiei de inventariere si de catre gestionar.
In cazul unei gestiuni colective, cu mai multe schimburi, listele de inventariere
se semneaza de catre toti gestionarii, iar in cazul predarii-primirii
gestiunii, acestea trebuie semnate atat de persoana (sau persoanele) care preda
gestiunea, cat si de gestionarul (gestionarii) care primeste gestiunea.
In listele de inventariere a valorilor materiale aflate in ambalaje
originale intacte, a lichidelor a caror cantitate efectiva nu se poate stabili
prin transvazare si masurare sau a materialelor de masa, in vrac etc., a caror
inventariere prin cantarire sau masurare ar necesita cheltuieli importante sau
ar conduce la degradarea bunurilor respective, se vor atasa notele de calcul
privind inventarierea, precum si datele tehnice care au stat la baza
calculelor.
Materiile prime, materialele, prefabricatele, piesele de schimb, semifabricatele
etc. aflate in sectiile de productie si nesupuse prelucrarii se inscriu separat
in listele de inventariere.
Materialele, obiectele de inventar, produsele finite si ambalajele se
inscriu in listele de inventariere pe feluri, indicandu-se codul, unitatea de
masura, unii indici calitativi (tarie alcoolica, grad de umiditate la cereale
etc.).
Listele de inventariere intocmite pentru bunurile in custodie trebuie sa
contina, pe langa elementele comune (felul materialului sau produsul finit, cantitatea,
valoarea etc.), numarul si data actului de predare-primire in custodie.
Pentru stocurile de valori materiale fara miscare, de prisos, de calitate
necorespunzatoare, depreciate, fara desfacere asigurata, se intocmesc liste de
inventariere separate, la care se anexeaza procesele-verbale in care se arata
cauzele nefolosirii, caracterul si gradul deteriorarii sau deprecierii, daca
este cazul, cauzele care au determinat starea bunurilor respective, precum si
persoanele vinovate, dupa caz.
Constatarile facute se solutioneaza de conducerea unitatii in conformitate
cu dispozitiile legale.
Produsele si marfurile aflate in expeditie se inventariaza de catre
unitatile furnizoare, iar valorile materiale achizitionate aflate in curs de
aprovizionare se inventariaza de unitatea cumparatoare si se inscriu in liste
de inventariere separate.
Formularele cu regim special se inscriu in listele de inventariere in
ordinea codurilor, pentru a se putea stabili cu usurinta integritatea acestora,
in conformitate cu dispozitiile legale.
Marcile postale si timbrele fiscale se inscriu in listele de inventariere
la valoarea nominala.
Inainte de stabilirea rezultatelor inventarierii se procedeaza la o
verificare minutioasa a exactitatii inregistrarilor efectuate in fisele de
magazie si in contabilitate, a tuturor evaluarilor, calculelor si totalizarilor
din contabilitate. Greselile descoperite cu aceasta ocazie trebuie corectate
inainte de consemnarea rezultatelor inventarierii.
In cazul valorilor materiale primite in custodie si/sau consignatie, pentru
prelucrare etc., listele de inventariere se intocmesc in doua exemplare, copia
se inainteaza agentului economic in al carui patrimoniu se afla valorile
respective.
Toate bunurile inventariate, grupate pe gestiuni si categorii de bunuri se
inscriu in listele de inventariere, care se semneaza de catre persoanele
imputernicite sa efectueze inventarierea.
Valoarea de inventar se stabileste de comisie, cu respectarea prevederilor
legale.
3. Circula:
- la conducatorul compartimentului financiar-contabil pentru a fi semnate,
dupa care se remit comisiei de inventariere;
- la gestionar, prin semnarea fiecarei file, mentionand pe ultima fila a
listei de inventariere ca toate cantitatile au fost stabilite in prezenta sa,
ca bunurile respective se afla in pastrarea si raspunderea sa;
- la compartimentul financiar-contabil, pentru calcularea diferentelor
valorice si semnarea listei de inventariere privind exactitatea soldului
scriptic, precum si pentru verificarea calculelor efectuate;
- la comisia de inventariere, pentru stabilirea minusurilor, plusurilor si
a deprecierilor constatate la inventar, precum si pentru consemnarea in
procesul-verbal a rezultatelor inventarierii;
- la conducatorul compartimentului financiar-contabil si la compartimentul
juridic, impreuna cu procesele-verbale cuprinzand cauzele degradarii sau
deteriorarii bunurilor, inclusiv persoanele vinovate, precum si procesul-verbal
al rezultatelor inventarierii pentru avizarea propunerilor facute de comisia de
inventariere;
- la conducatorul unitatii, impreuna cu procesul-verbal al rezultatelor
inventarierii, pentru a decide asupra solutionarii propunerilor facute;
- la unitatea careia ii apartin valorile materiale primite in custodie,
pentru prelucrare etc., in scopul comunicarii eventualelor nepotriviri
(exemplarul 2).
4. Se arhiveaza la compartimentul financiar-contabil.
LISTA DE INVENTARIERE
(pentru gestiuni global-valorice - cod 14-3-12/a)
Format A4, tiparit pe ambele fete, in blocuri a 75 de file.
1. Serveste ca:
- document pentru inventarierea rechizitelor de birou, imprimatelor,
materialelor destinate ambalarii, precum si pentru evidenta cartilor tehnice
procurate din fondurile de productie;
- document pentru inventarierea marfurilor si ambalajelor aflate in
evidenta cantitativ-valorica in unitatile cu amanuntul;
- document pentru stabilirea minusurilor si plusurilor valorice din
gestiunile inventariate;
- document justificativ de inregistrare in evidenta de la locurile de
depozitare si in contabilitate;
- document pentru intocmirea registrului-inventar;
- document pentru stabilirea provizioanelor pentru deprecieri.
2. Se intocmeste in trei exemplare la locurile de depozitare, in situatiile
prevazute de dispozitiile legale, dintre care un exemplar de catre gestionar,
iar doua exemplare de catre un membru al comisiei de inventariere, pe gestiuni
si conturi de materiale, marfuri si ambalaje si se semneaza de membrii comisiei
de inventariere, de gestionar si de contabilul care tine evidenta gestiunii. In
cazul predarii-primirii gestiunii, listele de inventariere se intocmesc in
cinci exemplare, dintre care un exemplar de catre gestionarul predator, un
exemplar de catre gestionarul care primeste gestiunea, iar trei exemplare de
catre un membru al comisiei de inventariere.
Pentru bunurile deteriorate total sau partial, degradate, precum si pentru
cele fara miscare sau cele care nu mai pot fi valorificate se intocmesc liste
de inventariere separate.
In cazul unei gestiuni colective, cu mai multe schimburi listele de
inventariere se semneaza de toti gestionarii sau de persoanele care au
calitatea de gestionari, iar In cazul predarii-primirii gestiunii, acestea
trebuie semnate atat de persoana (sau persoanele) care preda gestiunea cat si
de gestionarul (gestionarii) care primeste gestiunea.
Pentru bunurile aflate in ambalaje originale intacte, lichidele a caror
cantitate efectiva nu se poate stabili prin transvazare si masurare sau
marfurile in vrac etc. a caror inventariere prin cantarire sau masurare ar
necesita cheltuieli importante sau ar conduce la degradarea bunurilor
respective, in listele de inventariere se mentioneaza modul in care s-a facut
inventarierea si datele tehnice care stau la baza calculelor.
In listele de inventariere se inscriu stocurile faptice stabilite de
comisia de inventariere prin numarare, cantarire masurare sau cubare, dupa caz.
Datele privind bunurile inventariate se inscriu in listele de inventariere
imediat dupa determinarea cantitatilor inventariate in ordinea in care ele au
fost grupate, tinand seama de dimensiunile si unitatile de masura cu care
figureaza in evidenta de la locurile de depozitare si in contabilitate.
Evaluarea stocurilor faptice in listele de inventariere se face cu aceleasi
preturi folosite la inregistrarea bunurilor in contabilitate.
Valoarea de inventar se stabileste de comisia de inventariere, cu
respectarea prevederilor legale.
Dupa terminarea lucrarilor de inventariere, pe fiecare fila se calculeaza
totalul indicilor naturali in coloana "Cantitate" si totalul coloanei
"Valoare", iar apoi comisia de inventariere intocmeste recapitulatia
listelor de inventariere care va cuprinde numarul fiecarei liste de
inventariere, totalul indicilor naturali si valoarea bunurilor inventariate din
fiecare lista, precum si totalul indicilor naturali si valoarea totala a
bunurilor inventariate.
Inainte de stabilirea rezultatelor inventarierii prin compararea stocului
faptic valoric al bunurilor inventariate cu soldul scriptic din contabilitate,
se procedeaza la o verificare amanuntita a exactitatii tuturor evaluarilor,
calculelor, totalizarilor si inregistrarilor din contabilitate si din evidenta
de la locurile de depozitare. Greselile identificate cu aceasta ocazie trebuie
corectate inainte de stabilirea rezultatelor inventarierii.
3. Circula:
- la gestionar (sau gestionari in cazul predarii-primirii gestiunii) pentru
semnarea fiecarei file a listei, mentionand pe ultima fila a listei ca toate
cantitatile au fost stabilite in prezenta sa, ca bunurile respective se afla in
pastrarea si raspunderea sa, ca nu mai are bunuri care nu au fost supuse
inventarierii, precum si faptul ca preturile, cantitatile, calitatile si
unitatile de masura au fost stabilite in prezenta sa si nu are obiectii de
facut
- la membrii comisiei de inventariere pentru semnarea fiecarei file a
listei, calcularea listelor de inventariere, intocmirea recapitulatiei listelor
de inventariere, stabilirea minusurilor sau a plusurilor valorice, stabilirea
perisabilitatilor si intocmirea procesului-verbal al rezultatelor
inventarierii;
-la compartimentul contabilitatii unde se efectueaza confruntarea intre
raportul de gestiune predat la contabilitate si valoarea totala a inventarului
faptic. Totodata, se iau masuri pentru corecta determinare a valorii
deprecierilor constatate si inregistrarea in contabilitate a provizioanelor
pentru depreciere;
- la conducatorul compartimentului financiar-contabil si la compartimentul
juridic, impreuna cu procesele-verbale care cuprind cauzele degradarii sau
deteriorarii bunurilor, precum si persoanele vinovate si cu procesul-verbal al
rezultatelor inventarierii pentru avizarea propunerilor facute de comisia de
inventariere;
- la conducatorul unitatii, impreuna cu procesele-verbale sus-mentionate,
pentru a decide asupra solutionarii propunerilor facute.
4. Se arhiveaza:
- la compartimentul financiar-contabil (exemplarul 1);
- la compartimentul de verificari gestionare (exemplarul 2).
EXTRAS DE CONT
(Cod 14-6-3)
Format A5, tiparit pe ambele fete, in blocuri a 100 de file.
1. Serveste la comunicarea si solicitarea de la debitor a sumelor pretinse
ramase neachitate, provenite din relatii economico-financiare, precum si ca
instrument de conciliere prearbitrala.
2. Se intocmeste in trei exemplare, de catre compartimentul
financiar-contabil al unitatii beneficiare, pe baza datelor din contabilitatea
analitica.
3. Circula:
- la conducatorul compartimentului financiar-contabil si la conducatorul
unitatii emitente, pentru semnare (toate exemplarele);
- la unitatea debitoare (exemplare 1 si 2), care restituie unitatii
emitente exemplarul 2 semnat pe verso de catre conducatorul unitatii si
conducatorul compartimentului financiar-contabil, pentru confirmarea debitului
in vederea decontarii prin posta sau prin banca, atunci cand se depune ordinul
de plata. Eventualele obiectii asupra sumelor prevazute in extrasul de cont se
consemneaza intr-o nota explicativa semnata de catre conducatorul unitatii si
conducatorul compartimentului financiar-contabil, care se anexeaza la
exemplarul 2 al extrasului de cont.
4. Se arhiveaza:
- la compartimentul financiar-contabil al unitatii emitente (exemplarul 3,
precum si exemplarul 2);
- la compartimentul financiar-contabil al unitatii debitoare (exemplarul
1).
-------------------------------------------------------------------------------
Unitatea | Lista de inventariere | Gestiunea | Pagina
------------| | ----------------------|
Magazia | Data....... 199... | Loc de depozitare |
-------------------------------------------------------------------------------
Nr. Denumirea Codul sa CANTITATI VALOAREA CONTABILA Valoarea DEPRECIEREA
crt. bunurilor numarul de ------------ ------------------ -------------
inventariate inventar
-------------------------------------------------------------------------------
0 1 | 2 3 | 4 5 6 7 | 8 9 10 11 12 13 14
-------------|--------------|--------------|-----------------------------------
-------------|--------------|--------------|-----------------------------------
-------------|--------------|--------------|-----------------------------------
-------------|--------------|--------------|-----------------------------------
-------------|--------------|--------------|-----------------------------------
-------------|--------------|--------------|-----------------------------------
| Comisia de | Gestionar |
| inventariere | (responsabil | Contabilitate
| | mijloace |
| | fixe) |
|--------------|--------------|-----------------------------------
Numele si | | | | |-----------------------------------
prenumele | | | | |-----------------------------------
-------------|---|----|-----|--------------|-----------------------------------
Semnatura | | | | |-----------------------------------
-------------------------------------------------------------------------------
14-3-12 A4 t2
SEMNIFICATIA COLOANELOR INCEPAND CU COLOANA 3
3 = U.M.
Stocuri
4 = Faptice
5 = Scriptice
Diferente
6 = Plus
7 = Minus
8 = PRETUL UNITAR
9 = Valoarea
Diferente
10 = Plus
11 = Minus
12 = Valoarea de inventar
13 = Valoarea
14 = Motivul (cod)
(verso)
|Pagina|
-------------------------------------------------------------------------------
Nr. Denumirea Codul sa CANTITATI VALOAREA CONTABILA Valoarea DEPRECIEREA
crt. bunurilor numarul de ------------ ------------------ -------------
inventariate inventar
-------------------------------------------------------------------------------
0 1 | 2 3 | 4 5 6 7 | 8 9 10 11 12 13 14
-------------|--------------|--------------|-----------------------------------
-------------|--------------|--------------|-----------------------------------
-------------|--------------|--------------|-----------------------------------
-------------|--------------|--------------|-----------------------------------
-------------|--------------|--------------|-----------------------------------
-------------|--------------|--------------|-----------------------------------
| Comisia de | Gestionar |
| inventariere | (responsabil | Contabilitate
| | mijloace |
| | fixe) |
|--------------|--------------|-----------------------------------
Numele si | | | | |-----------------------------------
prenumele | | | | |-----------------------------------
-------------|---|----|-----|--------------|-----------------------------------
Semnatura | | | | |-----------------------------------
-------------------------------------------------------------------------------
14-3-12 A4 t2
SEMNIFICATIA COLOANELOR INCEPAND CU COLOANA 3
3 = U.M.
Stocuri
4 = Faptice
5 = Scriptice
Diferente
6 = Plus
7 = Minus
8 = PRETUL UNITAR
9 = Valoarea
Diferente
10 = Plus
11 = Minus
12 = Valoarea de inventar
13 = Valoarea
14 = Motivul (cod)
- model -
-------------------------------------------------------------------------------
Unitatea ................. Pag. ............
Gestiunea .................
Lista de inventariere
Data ................
-------------------------------------------------------------------------------
|Nr. | Cod sau | Inventar | Nr. | Cod sau | Inventar |
|crt.| denumire | faptic | crt. | denumire | faptic |
-------------------------------------------------------------------------------
| | | | | | |
| | | | | | |
| | | | | | |
| | | | | | |
| | | | | | |
| | | | | | |
| | | | | | |
| | | | | | |
| | | | | | |
| | | | | | |
| | | | | | |
| | | | | | |
| | | | | | |
| | | | | | |
| | | | | | |
| | | | | | |
| | | | | | |
| | | | | | |
| | | | | | |
-------------------------------------------------------------------------------
|Comisia de inventariere | Numele si prenumele | Semnatura |
| |---------------------------------|-----------------|
|-------------------------|---------------------------------|-----------------|
14-3-12/b
A5
-------------------------------------------------------------------------------
Unitatea | Lista de inventariere | Gestiunea | Pagina
-----------| | ----------------------|
Magazia | Data....... 199... | Loc de depozitare |
-------------------------------------------------------------------------------
Nr. Denumirea Codul U.M. Cantitatea Pretul Valoarea Valoarea Deprecierea
art. bunurilor unitar contabila de -----------
inventariate de inventar Valoarea Motivul
in inregistrare
contabilitate
(cod)
-------------------------------------------------------------------------------
0 1 2 3 4 5 6 7 8 9
-------------------------------------------------------------------------------
-------------------------------------------------------------------------------
-------------------------------------------------------------------------------
-------------------------------------------------------------------------------
-------------------------------------------------------------------------------
Total pagina x x x
-------------------------------------------------------------------------------
Comisia de inventariere Gestionar Gestionar*) Contabilitate
-------------------------------------------------------------------------------
Numele si | | | | | |
prenumele | | | | | |
-------------------------------------------------------------------------------
Semnatura | | | | | |
-------------------------------------------------------------------------------
*) Se semneaza de catre gestionarul primitor, in cazul predarii-primirii
gestiunii.
14-3-12/a A4 t2
(verso)
|Pagina|
-------------------------------------------------------------------------------
Nr. Denumirea Codul U.M. Cantitatea Pretul Valoarea Valoarea Deprecierea
art. bunurilor unitar contabila de -----------
inventariate de inventar Valoarea Motivul
inregistrare
in conta-
(cod)
bilitate
--------------------------------------------------------------------------------
0 1 2 3 4 5 6 7 8 9
-------------------------------------------------------------------------------
--------------------------------------------------------------------------------
--------------------------------------------------------------------------------
--------------------------------------------------------------------------------
--------------------------------------------------------------------------------
Total pagina x x x
--------------------------------------------------------------------------------
Comisia de inventariere Gestionar Gestionar*) Contabilitate
--------------------------------------------------------------------------------
Numele si | | | | | |
prenumele | | | | | |
--------------------------------------------------------------------------------
Semnatura | | | | | |
--------------------------------------------------------------------------------
*) Se semneaza de catre gestionarul primitor, in cazul predarii-primirii
gestiunii.
--------------------------------------------------------------------------------
Unitatea creditoare Nr. de inregistrare ....... din ......
............................. Catre ................................
Contul ...................... ................................
Banca ....................... ................................
EXTRAS DE CONT
Conform dispozitiilor in vigoare va instiintam ca in evidentele
noastre contabile la data de .......... unitatea dvs. figureaza
cu urmatoarele debite ..........................
--------------------------------------------------------------------------------
Documentul Explicatii Suma
(felul, numarul si data)
--------------------------------------------------------------------------------
--------------------------------------------------------------------------------
--------------------------------------------------------------------------------
--------------------------------------------------------------------------------
--------------------------------------------------------------------------------
14-6-3 A5 t2
(verso)
--------------------------------------------------------------------------------
In termen de 5 zile de la primire urmeaza sa ne restituiti acest extras
confirmat pentru suma acceptata iar, in caz de refuz, total sau partial, sa
anexati nota explicativa cuprinzand obiectiile dvs. Prezentul extras de cont
tine loc de conciliere conform procedurii arbitrare.
Director, Conducatorul compartimentului
financiar-contabil
L.S. ....................... .................................
--------------------------------------------------------------------------------
Unitatea debitoare Nr. de inregistrare ........ din ........
...................... Catre ...................................
...................... .........................................
Confirmam prezentul extras de cont pentru suma de ......... lei, pentru
achitarea careia (se va completa dupa caz):
a) am depus la banca ordinul de plata nr. .......... din ..............
b) am depus la Oficiul postal nr. .... mandatul postal nr. ..... din .......
Obiectiile noastre privind sumele din prezentul extras de cont sunt cuprinse
in nota explicativa anexata.
Director, Conducatorul compartimentului
financiar-contabil,
L.S. ................... ..................................